Diagrama de flujo del proceso de orden de compra

Cómo funciona

1. Nombra los roles que realmente tienes

   Cambia los cinco carriles por tus funciones reales. Los equipos pequeños suelen fusionar Compras con Finanzas / Cuentas por pagar; los grandes separan la recepción del carril del Solicitante. Usa un carril por decisor, no por persona, o el diagrama dejará de reflejar la realidad en cuanto alguien cambie de puesto.

2. Fija tus umbrales de aprobación

   Sustituye la decisión genérica «¿Importe sobre el umbral de aprobación?» por las cifras de tu tabla de delegación de autoridad e indica la moneda. Añade un segundo umbral solo si de verdad tienes tres niveles, y ponlo lo bastante alto para que salte pocas veces.

3. Coloca el control de presupuesto donde lo aplica el sistema

   Adelanta el control de presupuesto si tu sistema bloquea la solicitud al enviarla, o déjalo después del visto bueno del responsable si finanzas valida a posteriori. Decide también si comprueba el gasto comprometido (solicitudes y órdenes abiertas) o solo lo contabilizado, y anótalo en el paso.

4. Adapta las reglas de compra

   Añade una rama que permita saltar la petición de ofertas a los artículos de catálogo o con tarifa contratada, y registra cuántas ofertas exige tu política en cada tramo de importe. Si las tarjetas de compra o los acuerdos marco evitan la orden por completo, dibújalo como camino propio en vez de fingir que no pasa.

5. Define la tolerancia de conciliación y quién resuelve las excepciones

   Escribe tu tolerancia de precio y cantidad en la decisión de conciliación a tres vías, por ejemplo un 2 por ciento o 50 unidades monetarias, y nombra a quién pertenece la cola de discrepancias. Sin una tolerancia declarada, la rama de excepción absorbe cualquier diferencia de redondeo y la cola acaba siendo el proceso real.

6. Difunde el mapa y mantén una única versión vigente

   Comparte el diagrama con compras, finanzas y todos los aprobadores que aparecen en él, recoge su conformidad y enlaza la versión aprobada desde tu política de compras, para que la gente trabaje con el flujo actual y no con una captura de un curso antiguo.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre una solicitud de compra y una orden de compra?

La solicitud de compra es una petición interna para comprar. Lleva el centro de costos y la imputación contable, se enruta para el control de presupuesto y la aprobación del responsable, y no genera ninguna obligación con el proveedor. La orden de compra es el compromiso externo que se envía una vez aprobada la solicitud, y fija artículo, cantidad, precio y condiciones de entrega. En este diagrama la solicitud se crea en el carril Solicitante y Compras emite la orden solo después de que hayan pasado la aprobación del responsable y el control de presupuesto.

¿Qué es la conciliación a tres vías?

La conciliación a tres vías compara la orden de compra (lo que acordaste comprar), el documento de recepción (lo que realmente llegó) y la factura del proveedor (lo que te piden pagar). Si los tres coinciden dentro de la tolerancia, la factura puede aprobarse para pago sin más revisión. Es el control principal frente a pagar mercancía que nunca se recibió o a un precio que nunca se acordó. En esta plantilla es el nodo de decisión que da paso al pago, con una rama de discrepancia que vuelve a Compras.

¿Qué hay que hacer cuando la factura no cuadra con la orden o la recepción?

Enviarla a un responsable con nombre y apellidos, en lugar de dejarla en la cola de cuentas por pagar. Las causas habituales son un cambio de precio que el proveedor aplicó sin modificar la orden, una entrega parcial o incompleta, o una recepción que nadie registró. La plantilla enruta las discrepancias a Compras para resolverlas con el proveedor y vuelve a la decisión de conciliación una vez corregida la orden, la recepción o la factura, de modo que nada se paga solo porque lo diga un correo.

¿Cuántos niveles de aprobación debe tener un proceso de orden de compra?

Menos de los que aplican la mayoría de las organizaciones. Con dos se cubre casi todo el gasto: el responsable del presupuesto para todo, más un segundo aprobador por encima de un umbral de importe tomado de tu tabla de delegación de autoridad. Cada nivel adicional alarga el ciclo y anima a partir pedidos para quedar por debajo del límite, que es justo la conducta que el umbral pretende evitar.