Diagrama de flujo del proceso de orden de compra

¿Qué es diagrama de flujo del proceso de orden de compra?

El proceso de orden de compra, conocido normalmente como procure-to-pay o P2P, convierte una necesidad informal en un gasto comprometido y trazable. Empieza cuando alguien crea una solicitud de compra y termina cuando cuentas por pagar libera el pago de una factura conciliada. Los controles están en medio: un control de presupuesto antes de comprometer el gasto, una ruta de aprobación por importe, una orden de compra que fija precio y cantidad por escrito, y un documento de recepción que registra lo que realmente llegó.

La mayor parte de la fricción de un proceso de orden de compra no está en los pasos, sino en las entregas entre áreas. Una solicitud sin centro de costos se queda parada en la bandeja de un responsable. Una orden emitida antes del control de presupuesto se convierte en un compromiso sin financiación. Una factura que llega sin recepción asociada se acumula en la cola de incidencias de cuentas por pagar mientras el proveedor reclama el pago y alguien vuelve a lanzar el pedido. Dibujar el flujo en carriles hace explícita cada entrega y muestra quién tiene el trabajo en cada momento.

Esta plantilla es un flujo procure-to-pay real repartido en cinco carriles: solicitante, responsable de departamento, finanzas y cuentas por pagar, compras y proveedor. Incluye los dos puntos de bifurcación que más se discuten en los equipos: el umbral de aprobación que envía las compras de importe alto a un segundo aprobador, y la vía de excepción de la conciliación a tres vías cuando la orden, la recepción y la factura no cuadran.

Qué cubre este diagrama de flujo

En esta plantilla

• La fase de solicitud en el carril Solicitante: detectar la necesidad de compra y crear la solicitud con centro de costos, cuenta contable, cantidad y fecha de necesidad.
• Dos filtros consecutivos antes de comprometer dinero: el responsable de departamento aprueba o devuelve la solicitud para revisarla, y después Finanzas / Cuentas por pagar confirma si hay presupuesto disponible y rechaza la solicitud si no lo hay.
• El enrutamiento por importe en la decisión «¿Importe sobre el umbral de aprobación?», que envía las compras altas a la aprobación del director financiero y deja pasar directamente a la fase de ofertas todo lo que queda por debajo.
• La selección de proveedor en el carril Compras: solicitar y comparar ofertas, elegir proveedor y acordar condiciones, y emitir la orden de compra al proveedor.
• Una bifurcación tras la entrega en dos ramas independientes: el solicitante registra la recepción de mercancía mientras el proveedor envía la factura contra la orden y cuentas por pagar la registra en el sistema.
• La decisión de conciliación que compara orden, recepción y factura, con una rama de discrepancia que vuelve a Compras para resolverla con el proveedor y reentra en la conciliación, y una rama de coincidencia que pasa por la aprobación de la factura hasta liberar el pago.

Cuándo usar esta plantilla

• Documentar el proceso P2P tal como es hoy antes de implantar un ERP o migrar el sistema financiero, cuando el proceso debe acordarse antes de que nadie configure reglas de aprobación.
• Formar a solicitantes y aprobadores nuevos, que necesitan ver dónde encaja su paso, qué lo dispara y qué ocurre aguas abajo si lo dejan parado.
• Revisar los controles de gasto tras un hallazgo de auditoría o un problema de compras fuera de proceso, en especial compromisos sin presupuesto y órdenes emitidas después de recibir la factura.
• Definir o ajustar los umbrales de aprobación, cuando hace falta una sola imagen de quién firma qué y a partir de qué importe.
• Reducir el volumen de incidencias de facturación haciendo que el registro de la recepción sea visible y tenga dueño, en lugar de darlo por hecho.

Cómo funciona

1. Nombra los roles que realmente tienes

   Cambia los cinco carriles por tus funciones reales. Los equipos pequeños suelen fusionar Compras con Finanzas / Cuentas por pagar; los grandes separan la recepción del carril del Solicitante. Usa un carril por decisor, no por persona, o el diagrama dejará de reflejar la realidad en cuanto alguien cambie de puesto.

2. Fija tus umbrales de aprobación

   Sustituye la decisión genérica «¿Importe sobre el umbral de aprobación?» por las cifras de tu tabla de delegación de autoridad e indica la moneda. Añade un segundo umbral solo si de verdad tienes tres niveles, y ponlo lo bastante alto para que salte pocas veces.

3. Coloca el control de presupuesto donde lo aplica el sistema

   Adelanta el control de presupuesto si tu sistema bloquea la solicitud al enviarla, o déjalo después del visto bueno del responsable si finanzas valida a posteriori. Decide también si comprueba el gasto comprometido (solicitudes y órdenes abiertas) o solo lo contabilizado, y anótalo en el paso.

4. Adapta las reglas de compra

   Añade una rama que permita saltar la petición de ofertas a los artículos de catálogo o con tarifa contratada, y registra cuántas ofertas exige tu política en cada tramo de importe. Si las tarjetas de compra o los acuerdos marco evitan la orden por completo, dibújalo como camino propio en vez de fingir que no pasa.

5. Define la tolerancia de conciliación y quién resuelve las excepciones

   Escribe tu tolerancia de precio y cantidad en la decisión de conciliación a tres vías, por ejemplo un 2 por ciento o 50 unidades monetarias, y nombra a quién pertenece la cola de discrepancias. Sin una tolerancia declarada, la rama de excepción absorbe cualquier diferencia de redondeo y la cola acaba siendo el proceso real.

6. Difunde el mapa y mantén una única versión vigente

   Comparte el diagrama con compras, finanzas y todos los aprobadores que aparecen en él, recoge su conformidad y enlaza la versión aprobada desde tu política de compras, para que la gente trabaje con el flujo actual y no con una captura de un curso antiguo.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre una solicitud de compra y una orden de compra?

La solicitud de compra es una petición interna para comprar. Lleva el centro de costos y la imputación contable, se enruta para el control de presupuesto y la aprobación del responsable, y no genera ninguna obligación con el proveedor. La orden de compra es el compromiso externo que se envía una vez aprobada la solicitud, y fija artículo, cantidad, precio y condiciones de entrega. En este diagrama la solicitud se crea en el carril Solicitante y Compras emite la orden solo después de que hayan pasado la aprobación del responsable y el control de presupuesto.

¿Qué es la conciliación a tres vías?

La conciliación a tres vías compara la orden de compra (lo que acordaste comprar), el documento de recepción (lo que realmente llegó) y la factura del proveedor (lo que te piden pagar). Si los tres coinciden dentro de la tolerancia, la factura puede aprobarse para pago sin más revisión. Es el control principal frente a pagar mercancía que nunca se recibió o a un precio que nunca se acordó. En esta plantilla es el nodo de decisión que da paso al pago, con una rama de discrepancia que vuelve a Compras.

¿Qué hay que hacer cuando la factura no cuadra con la orden o la recepción?

Enviarla a un responsable con nombre y apellidos, en lugar de dejarla en la cola de cuentas por pagar. Las causas habituales son un cambio de precio que el proveedor aplicó sin modificar la orden, una entrega parcial o incompleta, o una recepción que nadie registró. La plantilla enruta las discrepancias a Compras para resolverlas con el proveedor y vuelve a la decisión de conciliación una vez corregida la orden, la recepción o la factura, de modo que nada se paga solo porque lo diga un correo.

¿Cuántos niveles de aprobación debe tener un proceso de orden de compra?

Menos de los que aplican la mayoría de las organizaciones. Con dos se cubre casi todo el gasto: el responsable del presupuesto para todo, más un segundo aprobador por encima de un umbral de importe tomado de tu tabla de delegación de autoridad. Cada nivel adicional alarga el ciclo y anima a partir pedidos para quedar por debajo del límite, que es justo la conducta que el umbral pretende evitar.