Plantillas del proceso de compra a pago (6 diagramas enlazados)
El ciclo P2P completo en seis diagramas enlazados: solicitud de compra, alta de proveedores, órdenes de compra, recepción de mercancías, aprobación de facturas y cuentas por pagar, con la conciliación a tres bandas dibujada entre diagramas.
Compra a pago es el ejemplo de manual de un proceso que ningún diagrama puede sostener solo: seis departamentos, tres puertas de aprobación y una conciliación a tres bandas cuyas tres entradas las produce cada una un diagrama distinto.
Qué incluye el paquete
1. Diagrama de flujo del proceso de solicitud de compra
La necesidad y sus aprobaciones, antes de que exista compromiso alguno con un proveedor.
2. Diagrama de flujo del proceso de alta de proveedores
La rama que se toma cuando el proveedor es nuevo, o cuando cambian los datos bancarios de uno existente.
3. Diagrama de flujo del proceso de orden de compra
El compromiso en sí: la orden de compra, su aprobación y su envío al proveedor.
4. Diagrama de flujo del proceso de recepción de mercancías
La mitad de recepción de la conciliación a tres bandas: qué llegó de verdad y en qué estado.
5. Diagrama de flujo del proceso de aprobación de facturas
La conciliación en sí, más las vías de excepción para cuando los tres documentos no cuadran.
6. Diagrama de flujo del proceso de cuentas por pagar (ciclo completo)
La remesa de pago, los controles de datos bancarios y el aviso de pago de vuelta al proveedor.
Cómo se conectan
- Diagrama de flujo del proceso de solicitud de compra → Diagrama de flujo del proceso de alta de proveedores
- En «Compras revisa la solicitud» el comprador descubre si este proveedor ya existe. Si no existe, la solicitud se detiene aquí hasta que termine el alta, y por eso esto es un enlace a otro proceso y no un paso más dentro de este.
- Diagrama de flujo del proceso de solicitud de compra → Diagrama de flujo del proceso de orden de compra
- «Emitir la orden de compra desde la solicitud» es el momento en que una petición interna se convierte en un compromiso externo. Todo lo anterior puede retirarse sin que nadie se entere; todo lo posterior ya implica a un proveedor.
- Diagrama de flujo del proceso de orden de compra → Diagrama de flujo del proceso de recepción de mercancías
- «Registrar la recepción de mercancía» es el primero de los tres documentos de la conciliación que existe después de la orden. Lo produce el equipo de recepción, y el enlace apunta al proceso que le explica cómo.
- Diagrama de flujo del proceso de recepción de mercancías → Diagrama de flujo del proceso de aprobación de facturas
- «GRN registrada para conciliar la factura» es donde acaba el trabajo de recepción y empieza el de cuentas por pagar. La recepción es la evidencia; la conciliación es lo que la consume.
- Diagrama de flujo del proceso de orden de compra → Diagrama de flujo del proceso de aprobación de facturas
- «Registrar la factura en cuentas por pagar» es la llegada del tercer documento. Enlaza con el proceso de conciliación en vez de describirlo, porque las vías de excepción (diferencia de cantidad, diferencia de precio, factura sin orden) son un diagrama por derecho propio.
- Diagrama de flujo del proceso de aprobación de facturas → Diagrama de flujo del proceso de cuentas por pagar (ciclo completo)
- «Programar en la próxima remesa de pago» entrega al ciclo de pagos una factura ya conciliada y aprobada. Es el último punto en el que corregir un error todavía sale barato.
- Diagrama de flujo del proceso de cuentas por pagar (ciclo completo) → Diagrama de flujo del proceso de alta de proveedores
- «Confirmar el cambio bancario por llamada» enlaza hacia atrás con el alta de proveedores a propósito: cambiar la cuenta de un proveedor existente merece la misma verificación que crear uno nuevo, y tratarlo como un control menor es exactamente como triunfa el fraude de desvío de facturas.
Cómo funciona
Fija primero vuestros umbrales de aprobación
Los diagramas de solicitud y de orden de compra se bifurcan por importe. Sustituye los umbrales de ejemplo por vuestros límites de delegación de facultades antes de que nadie lea los diagramas, o se citarán como política.
Recorre una compra real de principio a fin
Coge una orden de compra reciente y síguela por los seis diagramas usando los enlaces. Cada punto en el que el rastro documental se separa del dibujo es un hallazgo que, si no lo ves tú, te lo dará un auditor.
Nombra a los responsables de las excepciones en el diagrama de facturas
Las ramas de diferencias del diagrama de conciliación son donde el ciclo pasa realmente su tiempo. Pon un rol con nombre en cada rama: un mapa de proceso cuyas vías de excepción no tienen dueño acaba enviándolo todo a quien conteste primero.
Conserva el enlace hacia atrás del cambio bancario
Parece un error del dibujo y es el enlace más valioso del paquete. Si vuestra verificación por llamada vive en una política aparte, muévela al diagrama de proveedores para que las dos entradas lleguen al mismo control.
Activa las aprobaciones en los dos diagramas de finanzas
Aprobación de facturas y cuentas por pagar son la pareja con una historia de segregación de funciones que contar. El historial de aprobaciones en esos dos es lo que convierte la carpeta en evidencia.
Preguntas frecuentes
¿Se corresponde con el módulo P2P de algún ERP concreto?
No, y es deliberado. Los seis diagramas describen el ciclo tal como funciona en la mayoría de organizaciones medianas, lo bastante cerca de SAP, NetSuite, Dynamics o Coupa como para servir de punto de partida en cualquiera de ellos. Los nombres de los pasos y los umbrales de aprobación son vuestros para cambiarlos.
¿Necesito un plan de pago para esto?
Sí: los paquetes de plantillas están incluidos en Plus. Un paquete crea seis diagramas de una vez y el plan gratuito admite tres. Cada una de las seis plantillas está además disponible por separado y gratis.
¿Por qué cuentas por pagar enlaza hacia atrás con el alta de proveedores?
Porque un cambio de datos bancarios en un proveedor existente tiene el mismo riesgo que un proveedor nuevo y suele controlarse mucho peor. Dibujarlo como un enlace a la verificación del alta es lo que impide que acabe tratándose como una simple edición de datos maestros.
¿Sirve para un recorrido de control interno o de SOX?
Te da la documentación del proceso y, con las aprobaciones activadas, el registro de quién firmó cada versión y cuándo. Probar los controles sigue exigiendo muestras de transacciones de vuestro ERP: estos diagramas describen los controles, no evidencian cada ejecución concreta.
Añadir los seis diagramas a mi biblioteca — 6 diagramas en una carpeta. Incluido con Plus.