Diagrama de flujo del proceso de cuentas por pagar (ciclo completo)

¿Qué es diagrama de flujo del proceso de cuentas por pagar (ciclo completo)?

Cuentas por pagar es una función, no una cola de facturas. Es dueña de todo lo que ocurre entre que un documento de un proveedor llega por algún canal y el momento en que la organización puede decir, al cerrar un período, exactamente cuánto debe y a quién. Ese recorrido incluye trabajo que no aparece nunca en el diagrama de una sola factura: mantener fiable el fichero maestro de proveedores, gestionar la cola de incidencias como una carga de trabajo con dueño, construir y aprobar una propuesta de pago, liberar el dinero en el banco, conciliar lo que el proveedor cree que se le debe con lo que dice tu libro mayor, y provisionar las facturas que todavía no se han procesado.

Esta plantilla es deliberadamente más amplia que una factura y deliberadamente más estrecha que las compras. No es un mapa de aprobación de facturas: el recorrido de una factura concreta (registro, control de duplicados, conciliación a tres vías, imputación y aprobación por umbral) aparece aquí comprimido en una única decisión de conciliación y una única decisión del responsable de presupuesto, y la plantilla de proceso de aprobación de facturas cubre ese recorrido en detalle. Tampoco es un proceso de compra: las solicitudes, la búsqueda de proveedores, la emisión de la orden de compra y la recepción de mercancías ocurren antes de que empiece este diagrama, y ahí toman el relevo las plantillas de solicitud de compra y de orden de compra. La profundidad de esta página está después de la aprobación, en la remesa de pago y en el cierre del período, que es donde cuentas por pagar deja de ser un equipo de tramitación y pasa a ser una función de tesorería y de control.

La mayoría de los departamentos de cuentas por pagar se rompen en cinco sitios previsibles, y los cinco se ven en este mapa. Llegan facturas por canales que nadie canalizó hacia la recepción, así que el control de duplicados no las ve nunca. Los datos bancarios de un proveedor se cambian por la fuerza de un correo electrónico. Las incidencias se anotan en una cola sin dueño y sin antigüedad, y se convierten en silencio en el pasivo no registrado del mes siguiente. La propuesta de pago se construye a partir de quien más presiona en lugar de a partir de vencimientos y condiciones de pago. Y la provisión de cierre se olvida de las facturas que siguen en la cola de incidencias. El diagrama recorre cinco carriles (Proveedor, Analista de cuentas por pagar, Responsable de presupuesto, Controller financiero y Tesorería) y seis fases, de modo que cada uno de esos puntos de fallo tiene un dueño con nombre en lugar de pertenecer a «finanzas».

Qué cubre este diagrama de flujo

En esta plantilla

• Cinco carriles para toda la función y no solo para la factura: Proveedor, Analista de cuentas por pagar, Responsable de presupuesto, Controller financiero y Tesorería, repartidos en seis fases: Recepción, Validación, Imputación y aprobación, Cola de incidencias, Remesa de pago y Cierre del período.
• Una recepción multicanal que canaliza todas las vías de entrada hacia una única cola antes de que se ejecute ningún control, seguida del registro de la factura en el sistema, para que ningún canal pueda saltarse los controles que vienen después.
• Los datos maestros de proveedor como paso de control: la decisión «¿Proveedor y datos bancarios verificados?», con una rama de «Datos nuevos» hacia «Confirmar el cambio bancario por llamada» antes de que la factura siga avanzando.
• Un control de duplicados situado antes de cualquier esfuerzo de conciliación o imputación, con la salida «Duplicado bloqueado y registrado» para que los duplicados sospechosos se detengan ahí en lugar de borrarse en silencio.
• La bifurcación en «¿Indica una orden de compra?»: las facturas con orden pasan por «¿Orden, recepción y factura coinciden?», las facturas sin orden van a la decisión «¿Se aprueba la factura sin orden?» del responsable de presupuesto, y tanto la rama de desviación como la de disputa alimentan la misma cola de incidencias, donde se registra la consulta, el proveedor emite un abono o una factura corregida, y «¿Incidencia resuelta?» devuelve la factura a contabilización o la termina en «Factura rechazada y devuelta».
• El ciclo de pago y el cierre a los que nunca llega el mapa de una sola factura: «Preparar la propuesta de pago», la decisión «¿Se aprueba la remesa de pago?» del controller financiero con un bucle de «Modificar» de vuelta a la propuesta, la ejecución en el banco por parte de Tesorería, el aviso de pago que envía cuentas por pagar, la conciliación de extractos de proveedores y «Provisionar facturas pendientes y cerrar».

Cuándo usar esta plantilla

• Escribir o actualizar una política o un procedimiento de cuentas por pagar que tenga que cubrir la función de principio a fin, incluidas las remesas de pago y el cierre del período, y no solo la aprobación de facturas.
• Montar o reorganizar un centro de servicios compartidos, donde las entregas de cuentas por pagar al controller y a tesorería tienen que quedar explícitas en lugar de darse por supuestas.
• Preparar una auditoría o un recorrido de control interno del ciclo de pago, donde la pregunta es quién contabiliza, quién aprueba la remesa y quién libera el dinero en el banco.
• Revisar los controles después de un pago duplicado, un pago erróneo o un intento de cambio de datos bancarios, cuando hay que demostrar dónde está el control y quién lo ejecuta.
• Definir el alcance de una automatización de cuentas por pagar, de la factura electrónica o de una migración de ERP, donde los canales de entrada, los códigos de motivo de incidencia y el calendario de pagos deben acordarse antes de configurar nada.

Cómo funciona

1. Enumera todos los canales por los que puede llegar una factura

   Escríbelos todos: el buzón compartido, el portal de proveedores, EDI, el correo postal y las facturas enviadas directamente a un responsable de presupuesto o a un centro. Cualquier vía que no alimente el paso de recepción también se salta el control de duplicados, así que o la conectas o la cierras. Anota qué canales están automatizados y cuáles necesitan a una persona, porque ahí es donde se forma el atasco.

2. Fija la regla de los datos maestros de proveedor

   Indica quién puede crear o modificar una ficha de proveedor, y quién verifica un cambio de datos bancarios y cómo. Llama al proveedor a un número que ya esté en el fichero maestro, nunca a uno tomado de la factura o de la solicitud, y mantén separada a la persona que teclea el cambio de la que lo aprueba. Deja registrado quién verificó, cuándo y contra qué contacto.

3. Define la tolerancia de conciliación y la vía sin orden

   Pon tu tolerancia real de precio y cantidad en la decisión «¿Orden, recepción y factura coinciden?», e indica qué gasto exige orden de compra. Después decide qué pasa con una factura sin orden que debería haberla tenido, para que sea una excepción documentada y no algo que el responsable de presupuesto aprueba en silencio.

4. Dale a la cola de incidencias códigos de motivo y antigüedad

   Sustituye el paso único de consulta por tus propios códigos de motivo, por ejemplo desviación de precio, sin documento de recepción, sin orden, entrega en disputa o datos de proveedor incompletos. Da a cada código un dueño y acuerda un punto de reclamación y otro de escalado en días. Una cola sin dueños ni antigüedad es donde las facturas van a olvidarse y de donde salen las sorpresas de cierre.

5. Define el calendario de pagos y quién aprueba la remesa

   Fija cada cuánto se lanzan las remesas de pago, cómo se selecciona la propuesta (fecha de vencimiento, condiciones de pago, descuentos por pronto pago a punto de caducar) y qué se excluye. Después nombra a quien aprueba la propuesta y a quien la libera en el banco, y mantén esos roles separados de quien la preparó y de cualquiera que pueda modificar datos bancarios de proveedores.

6. Acuerda qué se provisiona al cierre del período

   Decide qué provisiona el controller financiero: bienes y servicios recibidos pero aún no facturados, más todo lo que siga abierto en la cola de incidencias. Acuerda quién facilita esa lista, en qué momento del calendario de cierre se produce y cómo se revierte la provisión en el período siguiente, para que la cola se refleje en las cuentas en lugar de esconderse en ellas.

7. Repasa el mapa y conserva una única versión aprobada

   Revisa el diagrama con un analista de cuentas por pagar, un responsable de presupuesto, el controller y tesorería, y corrígelo hasta que refleje lo que hacen de verdad y no lo que dice la política. Después guarda la versión acordada bajo control de versiones y enlázala desde tu política de cuentas por pagar, para que la gente trabaje con el diagrama vigente y no con una captura de pantalla de una formación antigua.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los pasos del proceso de cuentas por pagar?

Un ciclo completo es: recibir la factura por cualquier canal de entrada y registrarla en el sistema de cuentas por pagar; confirmar que el proveedor existe en el fichero maestro aprobado y verificar cualquier dato bancario nuevo o modificado; comprobar que no es un duplicado; determinar si indica una orden de compra; conciliar las facturas con orden contra la orden y el documento de recepción, o enviar las facturas sin orden al responsable de presupuesto para imputarlas y aprobarlas; derivar desviaciones y disputas a una cola de incidencias para resolverlas con el proveedor; contabilizar las facturas aprobadas en el libro mayor; preparar una propuesta de pago; obtener la aprobación de la remesa; ejecutar el pago y enviar el aviso de pago; conciliar los extractos de proveedores; y provisionar al cierre las facturas todavía no procesadas.

¿Qué diferencia hay entre el proceso de cuentas por pagar y la aprobación de facturas?

La aprobación de facturas es una etapa dentro de cuentas por pagar. Cubre un único documento desde su recepción hasta que queda listo para pagar: registro, control de duplicados, conciliación o imputación, y aprobación por la persona adecuada según el importe. El proceso de cuentas por pagar es la función que rodea a esa etapa. Incluye además mantener fiable el fichero maestro de proveedores, gestionar la cola de incidencias con dueños y antigüedad, agrupar las facturas aprobadas en una propuesta de pago, conseguir que la remesa se apruebe y se ejecute, conciliar extractos de proveedores y provisionar lo que no se ha procesado. Si solo necesitas la vía de aprobación en detalle, usa un diagrama de aprobación de facturas; si necesitas mostrar cómo funciona toda la función y por dónde sale realmente el dinero, usa este.

¿Cómo debe tratar cuentas por pagar un cambio de datos bancarios de un proveedor?

Trátalo como un paso de control y no como una actualización administrativa. Verifica la solicitud llamando al proveedor a un número que ya conste en tu fichero maestro, nunca a un número indicado en la propia solicitud, y habla con un contacto conocido y no con quien envió el correo. Mantén separada a la persona que teclea el cambio de la que lo aprueba, deja registrado quién lo verificó y contra qué contacto, y retén los pagos a ese proveedor hasta que el cambio esté confirmado. Las peticiones para redirigir pagos son un patrón de fraude recurrente y suelen llegar como un correo verosímil desde la dirección real de un proveedor o desde una imitación muy parecida, y por eso la verificación tiene que hacerse fuera del canal por el que llegó la petición.

¿Quién debe aprobar una remesa de pago?

Alguien distinto de quien la preparó, y alguien distinto de quien puede modificar los datos bancarios de los proveedores. En la mayoría de las organizaciones el analista de cuentas por pagar construye la propuesta de pago, un controller financiero o el director financiero la aprueba conforme a la delegación de autoridad, y tesorería libera el fichero en el banco, a menudo bajo doble firma con un segundo autorizador bancario. Quien aprueba necesita ver el total por cuenta bancaria y por moneda, las exclusiones y cualquier cosa fuera de lo normal, como un proveedor nuevo o un primer pago, y no solo un número de facturas. Mantener esos tres roles separados es la segregación de funciones que un auditor buscará al recorrer el ciclo de pago.

¿Por qué provisiona cuentas por pagar las facturas no procesadas al cierre de mes?

Porque el principio de devengo reconoce el gasto en el período en que se recibieron los bienes o servicios, no en el período en que casualmente se procesó la factura. Al cierre siempre hay dos poblaciones que si no se escaparían: lo recibido pero aún no facturado, y las facturas ya en casa pero todavía en la cola de incidencias o pendientes de aprobación. El controller provisiona ambas para que los costes y los pasivos del período estén completos, y revierte la provisión cuando las facturas se contabilizan. Por eso la cola de incidencias importa más allá de cuentas por pagar: una cola sin dueño y sin antigüedad convierte la provisión en una estimación en lugar de en una lista.