Flowchart for kreditorprocessen (hele forløbet)
Flowchart for hele kreditorprocessen: modtagelse af fakturaer, leverandørstamdata, dublet- og ordrekontrol, afklaringskø, betalingskørsel og hensættelser ved periodeafslutning.
Sådan fungerer det
List alle de kanaler, en faktura kan komme ind ad
Skriv dem alle sammen ned: fællespostkassen, leverandørportalen, EDI, fysisk post og fakturaer sendt direkte til en budgetansvarlig eller en lokation. Enhver vej, der ikke føder modtagelsestrinnet, springer også dubletkontrollen over, så enten kobler I den på, eller også lukker I den. Notér, hvilke kanaler der er automatiserede, og hvilke der kræver et menneske — det er der, puklen opstår.
Fastlæg reglen for leverandørstamdata
Skriv, hvem der må oprette eller ændre en leverandør, og hvem der verificerer en ændring af bankoplysninger og hvordan. Ring til leverandøren på et nummer, I allerede har i stamdata — aldrig et fra fakturaen eller anmodningen — og hold den, der taster ændringen, adskilt fra den, der godkender den. Notér, hvem der verificerede, hvornår og mod hvilken kontaktperson.
Sæt matchtolerancen og vejen for fakturaer uden ordre
Læg jeres egen pris- og mængdetolerance ind på beslutningen "Stemmer ordre, modtagelse og faktura?", og skriv, hvilket forbrug der kræver en indkøbsordre. Beslut derefter, hvad der sker med en faktura uden ordre, som burde have haft en, så det bliver en dokumenteret afvigelse frem for noget, den budgetansvarlige stille godkender.
Giv afklaringskøen årsagskoder og en alder
Erstat det ene afklaringstrin med jeres egne årsagskoder — for eksempel prisafvigelse, manglende varemodtagelse, ingen ordre, bestridt levering eller manglende leverandøroplysninger. Giv hver kode en ejer, og aftal et rykke- og eskaleringspunkt i dage. En kø uden ejere og aldre er der, hvor fakturaer bliver glemt, og hvor overraskelserne ved periodeafslutning kommer fra.
Definer betalingskalenderen, og hvem der godkender kørslen
Fastlæg, hvor ofte der køres betalinger, hvordan forslaget udvælges (forfaldsdato, betalingsbetingelser, kontantrabatter der er ved at udløbe), og hvad der holdes udenfor. Navngiv derefter den, der godkender forslaget, og den, der frigiver det i banken, og hold de roller adskilt fra den, der udarbejdede det, og fra alle, der kan ændre leverandørers bankoplysninger.
Aftal, hvad der hensættes ved periodeafslutning
Beslut, hvad controlleren hensætter til: varer og ydelser, der er modtaget, men endnu ikke faktureret, plus alt, der stadig er åbent i afklaringskøen. Aftal, hvem der leverer den liste, hvornår i lukkekalenderen den fremstilles, og hvordan hensættelsen tilbageføres i den næste periode, så køen afspejles i regnskabet frem for at gemme sig i det.
Gå kortet igennem, og hold én godkendt version
Gennemgå diagrammet med en kreditorbogholder, en budgetansvarlig, controlleren og treasury, og ret det til det, de rent faktisk gør, frem for det, politikken siger. Hold derefter den aftalte version under versionsstyring, og link til den fra jeres kreditorpolitik, så folk arbejder ud fra det gældende diagram og ikke et screenshot i et gammelt kursusmateriale.
Ofte stillede spørgsmål
Hvilke trin består kreditorprocessen af?
Et komplet forløb er: modtag fakturaen på en hvilken som helst kanal, og registrer den i kreditorsystemet; bekræft, at leverandøren findes i de godkendte stamdata, og verificer nye eller ændrede bankoplysninger; kontroller for dubletter; afgør, om der er en ordrereference; match fakturaer med ordre mod indkøbsordren og varemodtagelsen, eller send fakturaer uden ordre til den budgetansvarlige til kontering og godkendelse; rut afvigelser og tvister til en afklaringskø til løsning med leverandøren; bogfør godkendte fakturaer; udarbejd et betalingsforslag; få betalingskørslen godkendt; gennemfør betalingen, og send betalingsadvis; afstem leverandørkontoudtog; og hensæt til fakturaer, der ikke er behandlet ved periodens udgang.
Hvad er forskellen på kreditorprocessen og fakturagodkendelse?
Fakturagodkendelse er ét trin inde i kreditorprocessen. Den dækker ét dokument fra modtagelse til klar til betaling: registrering, dubletkontrol, match eller kontering og godkendelse af den rette person i forhold til beløbet. Kreditorprocessen er funktionen omkring det trin. Den dækker også at holde leverandørstamdata troværdige, at drive afklaringskøen som en pukkel med ejere og aldre, at samle godkendte fakturaer i et betalingsforslag, at få kørslen godkendt og gennemført, at afstemme leverandørkontoudtog og at hensætte til det, der ikke er behandlet. Har I kun brug for godkendelsesvejen i detaljer, så brug et flowchart for fakturagodkendelse; skal I vise, hvordan hele funktionen kører, og hvor pengene reelt forlader huset, så brug dette.
Hvordan bør kreditor håndtere en ændring af en leverandørs bankoplysninger?
Behandl det som et kontroltrin, ikke som en administrativ opdatering. Verificer anmodningen ved at ringe til leverandøren på et nummer, I allerede har i stamdata — aldrig et nummer angivet i selve anmodningen — og tal med en kendt kontaktperson frem for den, der sendte mailen. Hold den, der taster ændringen, adskilt fra den, der godkender den, notér hvem der verificerede og mod hvilken kontakt, og hold betalinger til den leverandør tilbage, indtil ændringen er bekræftet. Anmodninger om at omdirigere betalinger er et tilbagevendende svindelmønster, og de kommer typisk som en troværdig mail fra en rigtig leverandørs adresse eller en tæt efterligning af den — netop derfor skal verifikationen ske uden for den kanal, anmodningen kom ind ad.
Hvem skal godkende en betalingskørsel?
En anden end den, der udarbejdede den, og en anden end den, der kan ændre leverandørers bankoplysninger. I de fleste organisationer bygger kreditorbogholderen betalingsforslaget, en controller eller økonomichef godkender det mod fuldmagtsmatricen, og treasury frigiver filen i banken — ofte under dobbeltgodkendelse med en anden bankgodkender. Godkenderen skal kunne se totalen pr. bankkonto og valuta, hvad der er holdt udenfor, og alt usædvanligt som en ny leverandør eller en førstegangsbetaling — ikke bare et antal betalinger. At holde de tre roller adskilt er den funktionsadskillelse, en revisor kigger efter, når betalingscyklussen gennemgås.
Hvorfor hensætter kreditor til ubehandlede fakturaer ved månedsafslutning?
Fordi periodiseringsprincippet indregner en omkostning i den periode, hvor varen eller ydelsen blev modtaget — ikke i den periode, hvor fakturaen tilfældigvis blev behandlet. Ved lukning er der altid to grupper, der ellers ville blive overset: varer og ydelser, der er modtaget, men endnu ikke faktureret, og fakturaer, der allerede er i huset, men stadig ligger i afklaringskøen eller venter på godkendelse. Controlleren hensætter til begge, så periodens omkostninger og forpligtelser er fuldstændige, og tilbagefører hensættelsen, når fakturaerne bogføres. Det er derfor, afklaringskøen betyder noget ud over kreditor: en kø uden ejere og aldre gør hensættelsen til et skøn frem for en liste.