Flowchart for betalingsgodkendelse

Hvad er flowchart for betalingsgodkendelse?

Betalingsgodkendelse er noget andet end fakturagodkendelse. Fakturagodkendelse fastslår, at en leverandørfaktura er gyldig; betalingsgodkendelse fastslår, at en forberedt population af gyldige fakturaer må forlade banken nu, til disse modtagere og gennem denne betalingsfil. Den kræver derfor gennemgang af hold, usædvanlige poster, betalingstotaler og kontroller af leverandørbankoplysninger.

Skabelonen adskiller forberedelse i kreditorbogholderiet, verificering af stamdata, controllergodkendelse og frigivelse i treasury eller banken. En bekymring om bankoplysninger stopper betalingen i stedet for at blive løst af den person, der forbereder filen. En dobbeltfrigivelse er en særskilt bekræftelse efter godkendelse efter fuldmagt, ikke blot endnu et navn på samme regneark.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• Forberedelse af betalingsforslag og gennemgang af forfaldsdatoer, hold og usædvanlige poster før godkendelse.
• En kontrolport for verificering af leverandør og bankoplysninger med betalingshold og en uafhængig bekræftelsesvej.
• Godkendelse efter fuldmagt, dobbeltfrigivelse i banken, håndtering af bankafvigelser, bogføring og afstemning.

Hvornår du skal bruge skabelonen

• I har brug for en kontrol af betalingskørslen, der er adskilt fra godkendelsen af den enkelte faktura.
• Kreditorbogholderi, leverandørstamdata, godkendere og bankunderskrivere har brug for en fælles beskrivelse af deres roller.
• I styrker kontroller mod betalingssvindel efter en fejlbetaling, en bekymring om bankoplysninger eller en revisionsbemærkning.

Sådan fungerer det

1. Definér betalingspopulationen

   Angiv hvilke fakturaer, hold, betalingsvilkår og undtagelser der inkluderes eller udelukkes, før forslaget gennemgås.

2. Hold verificeringen uafhængig

   Brug en betroet kontaktvej hos leverandøren til bankverificering, og hold den adskilt fra personen, der forbereder betalingsfilen.

3. Fastlæg roller for godkendelse og bank

   Knyt jeres fuldmagt og bankens regler for dobbeltkontrol til roller, og opbevar dokumentation for betalingsfilen og bankfrigivelsen.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er betalingsgodkendelse?

Betalingsgodkendelse autoriserer et betalingsforslag eller en betalingsfil, efter fakturaerne og modtageroplysningerne er gennemgået. Det er en kontrol af frigivelse af likviditet og erstatter ikke fakturagodkendelse.

Hvorfor er dobbeltfrigivelse i banken nødvendig?

Dobbeltfrigivelse kræver, at to forskellige autoriserede personer frigiver filen i banken. Den giver en ekstra kontrol, efter betalingsforslaget er godkendt, og hjælper med at forhindre, at én person både forbereder og frigiver likviditet.

Hvad bør der ske, når leverandørens bankoplysninger ikke kan verificeres?

Sæt den relaterede betaling på hold, verificér gennem en uafhængig betroet kontaktvej, og registrér eller eskalér sagen. Frigiv ikke betalingen, fordi en e-mail eller vedhæftet fil ser troværdig ud.