Organigramme du processus d'approbation des paiements
Organigramme du processus d'approbation des paiements pour la préparation de la proposition de paiement, la vérification fournisseur-banque, l'approbation déléguée, la libération double banque, la comptabilisation et le rapprochement.
Qu'est-ce que le processus organigramme du processus d'approbation des paiements ?
L'approbation du paiement est distincte de l'approbation de la facture. L'approbation de la facture établit qu'une facture fournisseur est valide ; l'approbation du paiement établit qu'une population préparée de factures valides peut quitter la banque à ce moment-là, pour ces bénéficiaires, via ce fichier de paiement. Il nécessite donc un examen des retenues, des éléments inhabituels, des totaux de paiement et des contrôles fournisseurs-banques.
Le modèle sépare la préparation des comptes fournisseurs, la vérification des données de base, l'approbation du contrôleur et la libération de la trésorerie ou de la banque. Un souci de coordonnées bancaires stoppe le paiement plutôt que d’être résolu par la personne qui prépare le dossier. Une double version est une confirmation distincte de l'approbation déléguée, et non un deuxième nom sur la même feuille de calcul.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Préparation des propositions de paiement et examen des dates d'échéance, des retenues et des éléments inhabituels avant approbation.
- Une porte de vérification des fournisseurs et des coordonnées bancaires avec un blocage de paiement et un chemin de confirmation indépendant.
- Approbation déléguée, double déblocage bancaire, gestion des exceptions bancaires, comptabilisation et rapprochement.
Quand utiliser ce modèle
- Vous avez besoin d'un contrôle d'exécution des paiements distinct de l'approbation des factures individuelles.
- Les AP, les données de base des fournisseurs, les approbateurs et les signataires bancaires ont besoin d'une description commune de leurs rôles.
- Vous renforcez les contrôles contre la fraude aux paiements après un défaut de paiement, un problème de coordonnées bancaires ou un résultat d'audit.
Comment cela fonctionne
Définir la population de paiement
Indiquez quelles factures, retenues, conditions de règlement et exceptions sont incluses ou exclues avant que la proposition ne soit examinée.
Gardez la vérification indépendante
Utilisez un chemin de contact avec un fournisseur de confiance pour la vérification bancaire et conservez-le séparé de la personne qui prépare le dossier de paiement.
Définir les rôles d'approbation et de banque
Mappez votre autorité déléguée et vos règles de double contrôle bancaire aux rôles, puis conservez le dossier de paiement et les preuves de déblocage bancaire.
Questions fréquentes
Qu'est-ce que l'approbation du paiement ?
L'approbation du paiement autorise une proposition ou un fichier de paiement après examen des factures et des détails du bénéficiaire. Il s'agit d'un contrôle du déblocage des liquidités et ne remplace pas l'approbation des factures.
Pourquoi la libération double banque est-elle nécessaire ?
La double libération nécessite que des personnes autorisées distinctes libèrent le fichier à la banque. Il offre un contrôle supplémentaire une fois la proposition approuvée et permet d'empêcher une seule personne de préparer et de débloquer des espèces.
Que se passe-t-il lorsque les coordonnées bancaires du fournisseur ne peuvent pas être vérifiées ?
Suspendez le paiement associé, vérifiez-le via un contact de confiance indépendant et enregistrez ou faites remonter le problème. Ne débloquez pas le paiement car un e-mail ou une pièce jointe semble plausible.
Où ce processus s'inscrit
Dans la plupart des opérations, ce processus suit Organigramme du processus d'approbation des factures et passe le relais à Diagramme du processus de rapprochement bancaire.
C'est une étape de Procurer pour payer.
Étape 3: Organigramme du processus de réception des marchandises (entrée des…
Étape 4: Organigramme du processus de correspondance à trois voies
Étape 5: Organigramme du processus d'approbation des factures
Un modèle de processus d'approbation de facture en couloir : capture, contrôle en double, correspondance de bon de commande à trois voies, codage, approbation par valeur, requêtes des fournisseurs, validation et paiement.
Étape 6: Organigramme du processus d'approbation des paiements Vous êtes ici
Organigramme du processus d'approbation des paiements pour la préparation de la proposition de paiement, la vérification fournisseur-banque, l'approbation déléguée, la libération double banque, la comptabilisation et le rapprochement.