Flussdiagramm für die Zahlungsfreigabe

Was ist flussdiagramm für die zahlungsfreigabe?

Die Zahlungsfreigabe ist von der Rechnungsfreigabe zu unterscheiden. Die Rechnungsfreigabe belegt die Gültigkeit einer Lieferantenrechnung; die Zahlungsfreigabe entscheidet, ob eine vorbereitete Menge gültiger Rechnungen jetzt über diese Zahlungsdatei an diese Zahlungsempfänger die Bank verlassen darf. Deshalb müssen Sperren, ungewöhnliche Positionen, Zahlungssummen und Kontrollen der Lieferantenbankdaten geprüft werden.

Die Vorlage trennt Vorbereitung in der Kreditorenbuchhaltung, Stammdatenprüfung, Controllerfreigabe und Freigabe durch Treasury oder Bank. Ein Zweifel an Bankdaten stoppt die Zahlung und wird nicht durch die Person gelöst, die die Datei erstellt hat. Die Doppelzeichnung bei der Bank ist eine eigenständige Bestätigung neben der Freigabe nach Vollmacht.

Was dieses Flussdiagramm abdeckt

In dieser Vorlage

• Vorbereitung des Zahlungsvorschlags und Prüfung von Fälligkeiten, Sperren und ungewöhnlichen Positionen vor der Freigabe.
• Einen Prüfpunkt für Lieferanten- und Bankdaten mit Zahlungssperre und unabhängigem Bestätigungsweg.
• Freigabe nach Vollmacht, Doppelzeichnung bei der Bank, Behandlung von Bankausnahmen, Buchung und Abstimmung.

Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten

• Sie benötigen eine Kontrolle des Zahllaufs, die von der Freigabe einzelner Rechnungen getrennt ist.
• Kreditorenbuchhaltung, Lieferantenstammdaten, Freigebende und Bankzeichnungsberechtigte brauchen ein gemeinsames Verständnis ihrer Rollen.
• Sie verstärken Zahlungsbetrugskontrollen nach einer Fehlzahlung, einem Zweifel an Bankdaten oder einem Auditbefund.

So funktioniert es

1. Zahlungsmenge festlegen

   Beschreiben Sie, welche Rechnungen, Sperren, Skontobedingungen und Ausnahmen vor der Prüfung im Vorschlag enthalten oder ausgeschlossen sind.

2. Prüfung unabhängig halten

   Nutzen Sie für die Bankprüfung einen vertrauenswürdigen Lieferantenkontaktweg, der von der erstellenden Person der Zahlungsdatei getrennt ist.

3. Freigabe- und Bankrollen setzen

   Übertragen Sie Ihre Vollmachts- und Bankregeln zur Doppelzeichnung auf Rollen und bewahren Sie Nachweise für Zahlungsdatei und Bankfreigabe auf.

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine Zahlungsfreigabe?

Eine Zahlungsfreigabe autorisiert einen Zahlungsvorschlag oder eine Zahlungsdatei, nachdem Rechnungen und Empfängerdaten geprüft wurden. Sie kontrolliert den Geldabfluss und ersetzt nicht die Rechnungsfreigabe.

Warum ist eine Doppelzeichnung bei der Bank nötig?

Die Doppelzeichnung verlangt zwei getrennte autorisierte Personen für die Freigabe der Datei bei der Bank. Sie ergänzt die Freigabe des Vorschlags und verhindert, dass eine Person allein Geld vorbereitet und auslöst.

Was geschieht bei nicht verifizierbaren Lieferantenbankdaten?

Sperren Sie die betreffende Zahlung, prüfen Sie über einen unabhängigen vertrauenswürdigen Kontaktweg und dokumentieren oder eskalieren Sie den Fall. Eine plausibel wirkende E-Mail oder Anlage reicht nicht zur Zahlungsfreigabe.