Prozessfamilie
Kreditorenbuchhaltung: acht Vorlagen vom Rechnungseingang bis zum Zahllauf
Acht Flussdiagramme für Kreditoren: vollständiger Kreditorenzyklus, Rechnungsfreigabe, Drei-Wege-Abgleich, Zahlungsfreigabe, Lieferantenanlage und Bankdatenänderung sowie die beiden Wege für Spesen in denselben Zahllauf.
Kreditorenbuchhaltung macht aus einer Lieferantenrechnung eine autorisierte, gebuchte und abgestimmte Zahlung, ohne doppelt zu zahlen, an das falsche Konto zu zahlen oder nicht erhaltene Leistung zu begleichen. Die Familie gruppiert Rechnungs-, Zahlungs- und Stammdatenkontrollen sowie die beiden Spesenwege; sie ist keine feste Sequenz.
Die acht Vorlagen laufen nebeneinander. Der vollständige Kreditorenzyklus reicht vom Rechnungseingang bis zu Abstimmung und Periodenabgrenzung. Rechnungsfreigabe behandelt Erfassung, Dublettenprüfung, Kontierung und Wertfreigabe; der Drei-Wege-Abgleich prüft Rechnung, Bestellung und gebuchten Empfang. Zahlungsfreigabe steht zwischen Zahlungsvorschlag und Bank.
Die Kontrollen verhindern doppelte Rechnungen, Buchungen ohne tatsächlichen Empfang und umgeleitete Zahlungen. Lieferantenanlage verlangt Sorgfalt, Dublettenprüfung und unabhängige Bankprüfung. Eine Änderung von Lieferantenbankdaten bleibt Hochrisiko: Rückruf an bekannten Kontakt, Vier-Augen-Freigabe und Zahlungssperre. Spesenfreigabe und Erstattung führen ohne Bestellung in denselben Lauf.
Vorgelagert erzeugen Anforderung und Bestellung die Rechnung im Purchase-to-Pay. Nachgelagert sind Abgrenzungen, Cut-off und Bankabgleich Schritte des Finanzabschlusses. Wer welche Beträge freigeben darf und ob eine Ausgabe überhaupt eingegangen werden soll, regelt die Ausgabensteuerung.
Vorlagen in dieser Familie
- Kreditorenbuchhaltung: Flussdiagramm des gesamten Prozesses — Flussdiagramm für den gesamten Kreditorenprozess: Rechnungseingang über alle Kanäle, Lieferantenstammdaten, Dubletten- und Bestellprüfung, Klärfälle, Zahllauf, Saldenabstimmung und Abgrenzung zum Periodenabschluss.
- Rechnungsfreigabe: Flussdiagramm für Eingangsrechnungen — Vorlage für die Rechnungsfreigabe als Swimlane-Diagramm: Erfassung, Dublettenprüfung, Drei-Wege-Abgleich mit Bestellung und Wareneingang, Kontierung, Freigabe nach Wertgrenze, Klärfälle, Buchung und Zahlung.
- Flussdiagramm für den Drei-Wege-Abgleich — Flussdiagramm für den Drei-Wege-Abgleich von Lieferantenrechnung, Bestellung und Waren- oder Leistungszugang mit Toleranzkontrollen und Klärfällen.
- Flussdiagramm für die Zahlungsfreigabe — Flussdiagramm für Zahlungsfreigaben: Zahlungsvorschlag, Prüfung der Lieferantenbankdaten, Freigabe nach Vollmacht, Doppelzeichnung bei der Bank, Buchung und Abstimmung.
- Flussdiagramm für die Lieferantenanlage — Flussdiagramm für die Lieferantenanlage mit Bedarfsbegründung, Due Diligence, Dublettenprüfung, unabhängiger Bankdatenprüfung und Vier-Augen-Aktivierung.
- Flussdiagramm für Änderungen von Lieferantenbankdaten — Flussdiagramm für Änderungen von Lieferantenbankdaten mit authentifizierten Anträgen, unabhängiger Rückrufprüfung, Vier-Augen-Freigabe, Zahlungssperren und Betrugeskalation.
- Spesenabrechnung: Flussdiagramm für den Freigabeprozess — Vorlage für die Freigabe von Spesenabrechnungen als Swimlane-Diagramm: Beleg- und Richtlinienprüfung, Freigabe durch die Führungskraft, Wertgrenzen, Dublettenprüfung, Vorsteuerkontierung und Erstattung.
- Spesenerstattung: Flussdiagramm von der Abrechnung zur Auszahlung — Vorlage für die Spesenerstattung: Vorabgenehmigung von Reisen, automatische Richtlinienprüfung, Freigabe durch die Führungskraft, Revisionsstichprobe, Auszahlung über Lohn oder Zahllauf, Kartenabstimmung und Vorsteuerabzug.
In diesen Branchen im Einsatz
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