Procesfamilie
Kreditorbogholderi: otte skabeloner fra fakturamodtagelse til betalingskoersel
Otte flowcharts til kreditorbogholderi: hele kreditorcyklussen, fakturagodkendelse, trevejsmatch, betalingsgodkendelse, leverandoeroprettelse, ændring af bankoplysninger og to veje for udlaeg.
Kreditorbogholderi omsaetter en modtaget leverandoerfaktura til en godkendt, bogfoert og afstemt betaling uden dubletbetaling, forkert konto eller betaling for noget, der ikke er modtaget. Familien er en gruppe af samtidige kontroller, ikke en sekvens.
De otte skabeloner er kontroller, som koerer side om side. Det samlede kreditorforloeb gaar fra fakturamodtagelse til afstemning og periodisering. Fakturaflowet kontrollerer fangst, dubletter og kontering, mens trevejsmatch sammenholder faktura, ordre og registreret modtagelse foer bogfoering.
Kreditorfunktionen skal forhindre dubletter, manglende modtagelser og svig via bankoplysninger. Leverandoeroprettelse kræver due diligence og uafhængig bankverifikation. AEndring af leverandoerens bankoplysninger behandles som høj risiko med callback, maker-checker-godkendelse og betalingshold. Udgiftsgodkendelse og refusion leder medarbejderkrav ind i samme kørselsforløb.
Opstrøms findes rekvisition og ordre i indkoeb til betaling. Nedstrøms ligger periodisering, cut-off og bankafstemning i regnskabsafslutning. Fuldmagt og spørgsmålet om udgiften overhovedet må forpligtes afgøres under udgiftsstyring.
Skabeloner i denne familie
- Flowchart for kreditorprocessen (hele forløbet) — Flowchart for hele kreditorprocessen: modtagelse af fakturaer, leverandørstamdata, dublet- og ordrekontrol, afklaringskø, betalingskørsel og hensættelser ved periodeafslutning.
- Flowchart for fakturagodkendelse — Swimlane-skabelon til fakturagodkendelse: registrering, dubletkontrol, trevejsmatch mod ordre, kontering, godkendelse efter beløb, afklaring med leverandøren, bogføring og betaling.
- Flowchart for trevejsmatch — Flowchart for trevejsmatch, der sammenligner leverandørfaktura, indkøbsordre og vare- eller ydelsesmodtagelse med tolerancekontrol og håndtering af afvigelser.
- Flowchart for betalingsgodkendelse — Flowchart for betalingsgodkendelse med udarbejdelse af betalingsforslag, verificering af leverandørbankoplysninger, godkendelse efter fuldmagt, dobbelt bankfrigivelse, bogføring og afstemning.
- Flowchart for leverandøroprettelse — Flowchart for leverandøroprettelse med forretningsbegrundelse, leverandørvurdering, kontrol af dubletter, uafhængig verificering af bankoplysninger og aktivering med to-personerskontrol.
- Flowchart for ændring af leverandørbankoplysninger — Flowchart for ændring af leverandørbankoplysninger med autentificerede anmodninger, uafhængig verificering ved tilbageopkald, godkendelse med to-personerskontrol, betalingshold og eskalering af svindel.
- Flowchart for godkendelse af udlæg — Swimlane-skabelon til godkendelse af udlæg: kontrol af kvittering og politik, godkendelse hos nærmeste leder, beløbsgrænser, dubletkontrol, momskontering og refusion.
- Flowchart for refusion af udlæg (fra afregning til udbetaling) — Flowchart-skabelon til refusion af udlæg: forhåndsgodkendelse af rejser, automatisk politikkontrol, ledergodkendelse, finansiel stikprøve, udbetaling via løn eller betalingskørsel, afstemning af firmakort og momsfradrag.
Bruges i disse brancher
Relaterede guides
- Sådan laver du et procesdiagram — Sådan laver du et procesdiagram: fastlæg trigger og sluttilstand, skriv én handling pr. kasse, lav hvert 'hvis' om til en navngiven beslutning, og luk hver gren. Med et gennemarbejdet eksempel.
- Sådan laver du et workflow til fakturagodkendelse — Sådan bygger du et workflow til fakturagodkendelse omkring trevejsmatchen: de måder tre dokumenter kan være uenige på, den række hver rettelse kommer ind igen ved, og baner, der holder funktionerne adskilt.
- Sådan kortlægger du en godkendelsesproces — Sådan kortlægger du en godkendelsesproces, så kortet er værd at åbne: hvor beløbsgrænsen ligger, hvad et afslag reelt gør ved anmodningen, og hvem der beslutter, når godkenderen er væk.