عائلة العمليات
الحسابات الدائنة: ثمانية قوالب من استلام الفاتورة إلى دفعة الدفع
ثمانية مخططات للحسابات الدائنة: الدورة الكاملة واعتماد الفاتورة والمطابقة الثلاثية واعتماد الدفع وإعداد المورّد وتغيير بياناته البنكية ومسارا مطالبات المصروفات المنتهيان بدفعة الدفع نفسها.
الحسابات الدائنة هي التخصص الذي يحول فاتورة مورّد مستلمة إلى دفع مرخص ومرحل ومطابق، من دون دفع مكرر أو دفع للحساب الخطأ أو لشيء لم يستلم. يجمع هذا المحور ضوابط الفاتورة وإفراج الدفع وضوابط بيانات المورّد والمسارين الخاصين بمصروفات الموظفين. إنه مجموعة لا تسلسل واحد.
لا ترتيب واحد للقوالب الثمانية؛ فهي ضوابط تعمل معاً. تمثل دورة الحسابات الدائنة الكاملة العمود من استلام الفاتورة بكل القنوات إلى مطابقة كشف الحساب واستحقاقات نهاية الشهر. ويتولى مخطط اعتماد الفاتورة الالتقاط وفحص التكرار وترميز مركز التكلفة والاعتماد بحسب القيمة، بينما تقارن المطابقة الثلاثية الفاتورة بأمر الشراء والاستلام المسجل قبل الترحيل. ويقع اعتماد الدفع بين اقتراح AP والبنك: تحقق مصرفي للمورّد واعتماد مفوض وإفراج مزدوج وترحيل.
توجد AP لمنع ثلاث حالات: فاتورة مكررة تصل بالبريد الإلكتروني والبريد العادي، وفاتورة ترحل مقابل استلام لم يقع، ودفع يُحوّل لمحتال بعد تغيير بنكي مقنع. يضع إعداد المورّد العناية الواجبة وفحص التكرار والتحقق البنكي المستقل قبل التفعيل؛ وتعامل تغييرات بيانات بنك المورّد كل تغيير كمخاطرة عالية، باتصال بجهة معروفة واعتماد صانع-مراجع وحجز دفع حتى الإتمام. اعتماد المصروفات وتسديدها هما مسار الموظف إلى الدفعة نفسها، بلا أمر للمطابقة وبإيصال يحمله المطالب ثم رواتب أو تشغيل AP في النهاية.
في المنبع توجد الفاتورة لأن طلباً وأمراً وُجدا؛ ونصف الشراء من الدورة هو الشراء إلى السداد. وفي المصب، تعد الاستحقاقات وقطع دفتر AP الفرعي ومطابقة البنك خطوات في الإقفال المالي. أما من يملك اعتماد أي قيمة وما إذا كان ينبغي الالتزام بالإنفاق ابتداءً فيقرره ضبط الإنفاق.
القوالب في هذه العائلة
- مخطط انسيابي لعملية الذمم الدائنة (الدورة الكاملة) — مخطط انسيابي لدورة الذمم الدائنة كاملةً: استلام الفواتير، بيانات المورّدين الرئيسية، فحص التكرار وأوامر الشراء، دفعات السداد، واستحقاقات إقفال الفترة.
- مخطط انسيابي لعملية اعتماد الفواتير — قالب بمسارات لعملية اعتماد الفواتير: القيد، فحص التكرار، المطابقة الثلاثية مع أمر الشراء، الترميز، الاعتماد حسب القيمة، استفسارات المورّد، الترحيل والسداد.
- مخطط عملية المطابقة الثلاثية — مخطط لعملية المطابقة الثلاثية يقارن فاتورة المورّد بأمر الشراء وإثبات استلام البضاعة أو الخدمة، مع ضوابط التفاوت ومعالجة الفروق.
- مخطط عملية اعتماد المدفوعات — مخطط لعملية اعتماد المدفوعات يشمل إعداد مقترح الدفع والتحقق من حساب المورّد البنكي والاعتماد المفوض والإطلاق البنكي المزدوج والترحيل والتسوية.
- مخطط عملية إعداد المورّد — مخطط لعملية إعداد المورّد يشمل مبرر العمل والعناية الواجبة وفحص التكرار والتحقق المستقل من البيانات البنكية وتفعيل المورّد بضابط المُدخل والمراجع.
- مخطط تغيير بيانات بنك المورّد — مخطط لعملية تغيير بيانات بنك المورّد يشمل توثيق الطلب والتحقق المستقل بالاتصال واعتماد المُدخل والمراجع وإيقاف الدفعات وتصعيد الاحتيال.
- مخطط انسيابي لعملية اعتماد المصروفات — قالب مسارات لعملية اعتماد مصروفات الموظفين: التحقق من الإيصال والسياسة، اعتماد المدير المباشر، حدود القيمة، كشف التكرار، ترميز الضريبة، ثم صرف التعويض.
- مخطط انسيابي لعملية استرداد المصروفات (من المطالبة إلى الصرف) — قالب مخطط انسيابي لاسترداد المصروفات: الموافقة المسبقة للسفر، الفحص الآلي للسياسة، اعتماد المدير، عيّنة التدقيق المالي، الصرف عبر الرواتب أو دفعة السداد، مطابقة بطاقة الشركة واسترداد الضريبة.
تُستخدم في هذه القطاعات
أدلة ذات صلة
- كيفية إنشاء مخطط انسيابي للعمليات — كيفية إنشاء مخطط انسيابي للعملية: حدّد المُطلِق وحالة الانتهاء، واكتب إجراءً واحداً في كل مربع، وحوّل كل «إذا» إلى قرار موسوم، وأغلق كل تفرّع. مع مثال عملي تتنقل بين مراحله.
- كيفية إنشاء سير عمل اعتماد الفواتير — كيفية بناء سير عمل لاعتماد الفواتير حول المطابقة الثلاثية: أوجه اختلاف المستندات الثلاثة، والصف الذي يعود إليه كل تصحيح، ومسارات تُبقي الواجبات منفصلة.
- كيفية رسم خريطة عملية الاعتماد — كيفية رسم خريطة عملية الاعتماد بحيث تستحق أن تُفتح: أين يقع حد الصلاحية، وما الذي يفعله الرفض بالطلب فعلاً، ومن يقرر حين يكون المعتمِد غائباً.