مخطط عملية إعداد المورّد
مخطط لعملية إعداد المورّد يشمل مبرر العمل والعناية الواجبة وفحص التكرار والتحقق المستقل من البيانات البنكية وتفعيل المورّد بضابط المُدخل والمراجع.
ما هي مخطط عملية إعداد المورّد؟
سجل المورّد وجهة دفع بقدر ما هو سجل للشراء، لذلك فإعداده ليس إجراءً مكتبياً شكلياً. تبدأ العملية بحاجة العمل وحزمة معلومات يقدمها المورّد، لكنها لا تسمح بالتفعيل حتى تكتمل العناية الواجبة في المشتريات ومنع التكرار والضوابط المالية.
يفصل المسار بين مدخلات المورّد وقرار المشتريات وتفعيل البيانات الرئيسة. ويتحقق مما إذا كان مورّد معتمد موجوداً فعلاً، ويمنع السجل المكرر من إنشاء مسار دفع ثانٍ، ويشترط تحققاً مستقلاً من تفاصيل البنك قبل قرار التفعيل بضابط المُدخل والمراجع.
ما الذي يغطيه هذا المخطط
في هذا القالب
- طلب العمل وجمع معلومات المورّد وفحص مورّد معتمد قائم قبل إنشاء سجل جديد.
- العناية الواجبة بالمورّد وحل السجلات المكررة قبل تفعيل البيانات الرئيسة.
- التحقق المستقل من بيانات البنك واعتماد المُدخل والمراجع، فلا يكون منشئ السجل مالك ضابطه النهائي.
متى تستخدم هذا القالب
- توثق ضوابط تأهيل المورّدين أو البيانات الرئيسة للمورّدين بين المشتريات والمالية.
- تخلق المورّدات المكررة أو العناية الواجبة الناقصة أو التحقق البنكي الضعيف مخاطر سداد وتدقيق.
- تحتاج إلى تسليم منظم من اختيار المورّد إلى سجل مورّد نشط في نظام تخطيط الموارد.
كيف تعمل
اشترط مالكاً للعمل
اجعل كل طلب إعداد يذكر غرض العمل ومقدم الطلب المسؤول وعلاقة الشراء المتوقعة.
افحص السجلات القائمة أولاً
ابحث عن التكرارات في الكيان القانوني وتفاصيل الدفع قبل إنشاء مورّد جديد، ثم احتفظ بالنتيجة في مسار التدقيق.
تحقق قبل التفعيل
استخدم تحققاً بنكياً مستقلاً واعتماداً من المُدخل والمراجع منفصلاً عن الشخص الذي ينشئ السجل.
الأسئلة الشائعة
ما الذي يشمله إعداد المورّد؟
يشمل إعداد المورّد عادة مبرر العمل والمعلومات القانونية والضريبية والعناية الواجبة ومنع التكرار والتحقق من تفاصيل الدفع والتفعيل المضبوط لسجل بيانات المورّد الرئيسة.
لماذا يجب فحص تكرار المورّدين؟
قد تقسم السجلات المكررة تاريخ الإنفاق وتتجاوز الضوابط وتنشئ مسارات دفع متعددة للكيان القانوني نفسه. وينبغي أن يقع الفحص قبل التفعيل لا بعد وصول الفواتير.
من ينبغي أن يتحقق من البيانات البنكية للمورّد؟
ينبغي لشخص مستقل عن منشئ السجل أن يتحقق من التفاصيل عبر مسار اتصال موثوق. ويجب أن يتبع التفعيل النهائي ضابط المُدخل والمراجع.