Organigramme du processus de configuration du fournisseur
Organigramme du processus de configuration du fournisseur pour la justification commerciale, la diligence raisonnable, les contrôles en double, la vérification indépendante des coordonnées bancaires et l'activation du fournisseur…
Qu'est-ce que le processus organigramme du processus de configuration du fournisseur ?
Un enregistrement fournisseur est une destination de paiement ainsi qu'un enregistrement d'achat, la configuration n'est donc pas une formalité administrative. Le processus commence par les besoins de l'entreprise et un dossier d'informations fourni par le fournisseur, mais il ne permet pas l'activation tant que la diligence raisonnable en matière d'approvisionnement, la prévention des doublons et les contrôles financiers n'ont pas été effectués.
Le flux de travail sépare la saisie des fournisseurs, la prise de décision en matière d'approvisionnement et l'activation des données de base. Il vérifie si un fournisseur approuvé existe déjà, empêche un enregistrement en double de créer un deuxième chemin de paiement et exige une vérification indépendante des coordonnées bancaires avant une décision d'activation du fabricant-vérificateur.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Demande commerciale, collecte d'informations sur le fournisseur et vérification d'un fournisseur approuvé existant avant la création d'un nouvel enregistrement.
- Diligence raisonnable des fournisseurs et résolution des enregistrements en double avant l’activation des données de base.
- Vérification indépendante des coordonnées bancaires et approbation du créateur-vérificateur, de sorte que le créateur de l'enregistrement n'est pas son propriétaire de contrôle final.
Quand utiliser ce modèle
- Vous documentez l'intégration des fournisseurs ou les contrôles des données de base des fournisseurs pour les achats et les finances.
- Les fournisseurs en double, une diligence raisonnable incomplète ou une vérification bancaire faible créent des risques de paiement et d’audit.
- Vous avez besoin d’un transfert propre de la sélection des fournisseurs vers un enregistrement de fournisseur ERP actif.
Comment cela fonctionne
Exiger un propriétaire d'entreprise
Faites en sorte que chaque demande de configuration indique l'objectif commercial, le demandeur responsable et la relation d'achat attendue.
Vérifiez d'abord les enregistrements existants
Recherchez les doublons d’entité juridique et de détails de paiement avant de créer un nouveau fournisseur, puis conservez le résultat dans la piste d’audit.
Vérifier avant l'activation
Utilisez une vérification bancaire indépendante et une approbation de créateur-vérificateur distincte de celle de la personne créant l'enregistrement.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qui est inclus dans la configuration du fournisseur ?
La configuration du fournisseur comprend généralement la justification commerciale, les informations juridiques et fiscales, la diligence raisonnable, la prévention des doublons, la vérification des détails de paiement et une activation contrôlée de la fiche fournisseur.
Pourquoi rechercher des fournisseurs en double ?
Les enregistrements en double peuvent diviser l'historique des dépenses, contourner les contrôles et créer plusieurs itinéraires de paiement pour la même entité juridique. Le contrôle doit avoir lieu avant l'activation, et non après l'arrivée des factures.
Qui doit vérifier les coordonnées bancaires des fournisseurs ?
Une personne indépendante du créateur de l'enregistrement doit vérifier les détails via un contact de confiance. L'activation finale doit suivre un contrôle maker-checker.