Organigramme du processus de modification des coordonnées bancaires du…
Organigramme du processus de modification des coordonnées bancaires du fournisseur pour les demandes authentifiées, la vérification indépendante des rappels, l'approbation du vérificateur, les blocages de paiement et l'escalade des fraudes.
Qu'est-ce que le processus organigramme du processus de modification des coordonnées bancaires du… ?
Les demandes de modification de compte de paiement d'un fournisseur constituent un risque de fraude récurrent. Un e-mail, un document ou un numéro de téléphone plausible fourni dans la demande ne constitue pas une preuve indépendante, même s'il semble provenir d'un fournisseur connu. Le processus doit vérifier la demande via un chemin de contact qui existait avant l'arrivée de la demande.
Ce modèle empêche la même personne de recevoir une demande, de modifier le relevé bancaire et de l'approuver. Le créateur de données maître crée uniquement une mise à jour en attente. Un vérificateur indépendant examine les preuves de rappel et le journal des modifications avant l'activation, tandis que AP ou la trésorerie retient les paiements associés jusqu'à ce que la modification et l'examen des paiements soient terminés.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Prise en charge authentifiée et blocage du paiement avant qu'un changement de coordonnées bancaires puisse progresser.
- Vérification de rappel indépendante à l'aide d'un contact connu plutôt que d'un numéro ou d'une adresse fourni dans la demande.
- Activation du Maker-Checker, escalade de la fraude en cas d'échec de la vérification et piste d'audit avant le paiement.
Quand utiliser ce modèle
- Vous avez besoin d’un workflow défensif de changement de banque de fournisseur pour les comptes fournisseurs, les achats, les données de base et la trésorerie.
- Un changement de coordonnées bancaires a été demandé par email et vous avez besoin de contrôles qui ne reposent pas sur ce même canal de communication.
- Vous traitez un constat de fraude aux paiements ou documentez un contrôle pour l’audit interne.
Comment cela fonctionne
Utilisez des données de contact fiables
Gardez la source de contact du fournisseur de confiance séparée de la demande de modification et exigez un rappel ou une autre vérification indépendante.
Retenir les paiements pendant la vérification
Suspendez les paiements concernés et documentez la raison, afin que l’urgence ne puisse l’emporter sur un problème de vérification non résolu.
Appliquer l'activation du maker-checker
Laissez le créateur préparer uniquement une modification en attente. Un vérificateur distinct examine les preuves et approuve l'activation avant que la retenue ne soit libérée.
Questions fréquentes
Comment vérifier un changement de coordonnées bancaires d’un fournisseur ?
Vérifiez-le via un chemin de contact indépendant et fiable, tel qu'un rappel vers un numéro déjà détenu dans les données de base approuvées. N'utilisez pas un numéro de téléphone, un lien ou une adresse fourni dans la demande de modification elle-même.
Pourquoi suspendre le paiement d'un fournisseur ?
Une retenue empêche qu'un paiement soit redirigé pendant la vérification de la demande de coordonnées bancaires. La retenue ne doit être contrôlée et libérée qu’après examen des preuves et du contexte de paiement.
Qu'est-ce que le contrôle maker-checker ?
Le contrôle Maker-Checker sépare la personne qui prépare une modification des données de base de la personne qui la révise et l'approuve. Cela empêche un seul utilisateur de créer et d’activer une destination de paiement sans examen indépendant.