Organigramme du processus de correspondance à trois voies
Organigramme du processus de rapprochement à trois voies pour comparer une facture fournisseur, un bon de commande et un reçu de marchandises ou de services, avec contrôles de tolérance et gestion des écarts.
Qu'est-ce que le processus organigramme du processus de correspondance à trois voies ?
L'appariement à trois facteurs protège le point où un engagement approuvé devient un montant à payer. Le bon de commande prouve ce qui a été convenu, le reçu prouve ce qui a été reçu et la facture prouve ce que le fournisseur demande à payer. Une correspondance nécessite que les trois enregistrements fassent référence au même fournisseur, article ou service, quantité et prix dans la tolérance indiquée par l'organisation.
Ce flux de travail permet de conserver la visibilité des trois propriétaires de documents. L'approvisionnement corrige un bon de commande manquant, la réception confirme un reçu de marchandises ou de service manquant, et AP est propriétaire du journal des correspondances et des exceptions. Une différence de prix ou de quantité n'est pas une raison pour annuler le contrôle : il s'agit d'un écart nommé avec un propriétaire, des preuves et un itinéraire de retour dans le match une fois corrigé.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Les trois enregistrements sources et leurs propriétaires : facture fournisseur, bon de commande et reçu de biens ou de services.
- Une succursale distincte pour un bon de commande manquant ou incorrect et une succursale distincte pour un reçu manquant, de sorte qu'AP ne résout pas seul l'un ou l'autre des échecs de contrôle.
- Correspondance basée sur la tolérance, file d'attente des écarts, correction par le fournisseur ou le propriétaire interne et retenue documentée lorsque l'écart n'est pas résolu.
Quand utiliser ce modèle
- Vous avez besoin d’un contrôle des comptes fournisseurs qui rende explicite la relation entre l’achat, la réception et le traitement des factures.
- Les exceptions de facture sont effacées par e-mail sans propriétaire, sans ancienneté ni renvoi via une correspondance complète.
- Vous configurez les règles de rapprochement des factures ERP et devez convenir de la tolérance réelle et du chemin d'exception avant l'automatisation.
Comment cela fonctionne
Définir les trois enregistrements
Nommez les champs de bon de commande, de reçu et de facture que votre système peut comparer de manière fiable. Utilisez une confirmation de service lorsqu'un reçu de marchandise physique ne constitue pas une preuve.
Définir délibérément les tolérances
Définissez les tolérances de prix et de quantité dans la politique et indiquez qui peut approuver une exception. Empêchez une tolérance de devenir une commande manuelle non documentée.
Attribuer des propriétaires d'exceptions
Remettez les bons de commande manquants à l'approvisionnement, les reçus manquants au destinataire ou au propriétaire du service, et les corrections du fournisseur au contact du fournisseur. Suivez l’âge et les résultats.
Questions fréquentes
Qu’est-ce que la correspondance à trois ?
La correspondance à trois facteurs compare une facture fournisseur avec un bon de commande et un reçu de biens ou de services. La facture ne doit être publiée que lorsque la commande convenue, la quantité livrée ou la confirmation du service et le montant facturé correspondent à la tolérance documentée de l'organisation.
Que se passe-t-il lorsqu'un match à trois échoue ?
La facture est conservée dans une file d'attente d'exceptions documentée. Le propriétaire corrige le bon de commande, le reçu ou la facture, puis AP relance la correspondance. Le contrôle est affaibli si une correspondance échouée est simplement annulée pour respecter un délai de paiement.
Les services peuvent-ils utiliser la correspondance à trois ?
Oui. Remplacez la réception des marchandises physiques par une feuille de saisie des services, une acceptation d'étape ou un autre enregistrement qui confirme de manière indépendante que le service a été reçu avant de faire correspondre la facture.
Où ce processus s'inscrit
Dans la plupart des opérations, ce processus suit Processus de réception des marchandises d'approvisionnement et passe le relais à Organigramme du processus d'approbation des factures.
C'est une étape de Procurer pour payer.
Étape 3: Organigramme du processus de réception des marchandises (entrée des…
Un organigramme du processus de réception des marchandises pour le quai d'entrée des marchandises : réservation, vérification des documents du bon de commande, contrôle du décompte et des dommages, réclamation du transporteur, GRN et…
Étape 4: Organigramme du processus de correspondance à trois voies Vous êtes ici
Organigramme du processus de rapprochement à trois voies pour comparer une facture fournisseur, un bon de commande et un reçu de marchandises ou de services, avec contrôles de tolérance et gestion des écarts.
Étape 5: Organigramme du processus d'approbation des factures
Un modèle de processus d'approbation de facture en couloir : capture, contrôle en double, correspondance de bon de commande à trois voies, codage, approbation par valeur, requêtes des fournisseurs, validation et paiement.
Étape 6: Organigramme du processus d'approbation des paiements