Flowchart for trevejsmatch

Hvad er flowchart for trevejsmatch?

Trevejsmatch beskytter det punkt, hvor en godkendt forpligtelse bliver til en gældspost. Indkøbsordren dokumenterer, hvad der blev aftalt, modtagelsen dokumenterer, hvad der blev leveret, og fakturaen dokumenterer, hvad leverandøren ønsker betaling for. Et match kræver, at alle tre poster vedrører samme leverandør, vare eller ydelse, antal og pris inden for organisationens fastlagte tolerance.

Workflowet gør ejerne af de tre dokumenter synlige. Indkøb retter en manglende indkøbsordre, varemodtagelsen bekræfter en manglende vare- eller ydelsesmodtagelse, og kreditorbogholderiet ejer matchningen og afvigelsesloggen. En pris- eller mængdeforskel er ikke grund til at tilsidesætte kontrollen: den er en navngiven afvigelse med en ejer, dokumentation og en vej tilbage gennem matchningen, når den er rettet.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• De tre kildedokumenter og deres ejere: leverandørfaktura, indkøbsordre og vare- eller ydelsesmodtagelse.
• En særskilt gren for en manglende eller forkert indkøbsordre og en særskilt gren for en manglende modtagelse, så kreditorbogholderiet ikke løser nogen af kontrolfejlene alene.
• Tolerancestyret matchning, en afvigelseskø, rettelse hos leverandøren eller den interne ejer samt et dokumenteret hold, når afvigelsen ikke er løst.

Hvornår du skal bruge skabelonen

• I har brug for en kreditorstyring, der tydeliggør forholdet mellem indkøb, modtagelse og fakturabehandling.
• Fakturaafvigelser afklares via e-mail uden ejer, alder eller vej tilbage gennem et fuldt match.
• I konfigurerer ERP-regler for fakturamatchning og skal aftale den reelle tolerance og afvigelsesvej før automatisering.

Sådan fungerer det

1. Definér de tre dokumenter

   Navngiv indkøbsordren, modtagelsesdokumentationen og fakturafelterne, som jeres system pålideligt kan sammenligne. Brug en servicebekræftelse, når en fysisk varemodtagelse ikke er dokumentationen.

2. Fastlæg tolerancer bevidst

   Fastlæg pris- og mængdetolerancer i politikken, og angiv hvem der må godkende en undtagelse. Lad ikke en tolerance blive til en udokumenteret manuel tilsidesættelse.

3. Tildel ejere til afvigelser

   Giv manglende indkøbsordrer til indkøb, manglende modtagelser til varemodtagelsen eller ydelsesejeren og leverandørrettelser til leverandørkontakten. Følg alder og resultat.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er trevejsmatch?

Trevejsmatch sammenligner en leverandørfaktura med en indkøbsordre og en vare- eller ydelsesmodtagelse. Fakturaen bør først bogføres, når den aftalte ordre, den leverede mængde eller ydelsesbekræftelse og det fakturerede beløb stemmer inden for organisationens dokumenterede tolerance.

Hvad sker der, når et trevejsmatch fejler?

Fakturaen sættes i en dokumenteret afvigelseskø. Ejeren retter indkøbsordren, modtagelsen eller fakturaen, hvorefter kreditorbogholderiet kører matchningen igen. Kontrollen svækkes, hvis et fejlet match blot tilsidesættes for at nå en betalingsfrist.

Kan ydelser anvende trevejsmatch?

Ja. Erstat den fysiske varemodtagelse med en serviceindgang, milepælsaccept eller en anden post, der uafhængigt bekræfter, at ydelsen er modtaget, før fakturaen matches.