Flux du processus Dynamics 365 procure-to-pay (Finance et SCM)
Flux modifiable du processus procure-to-pay de Dynamics 365 Finance et Supply Chain Management : workflow de demande d'achat, demande de prix, confirmation de commande, réception, rapprochement des factures, journal de paiement.
Qu'est-ce que le processus flux du processus dynamics 365 procure-to-pay (finance et SCM) ?
Le catalogue de processus métier de Microsoft présente le procure-to-pay comme un ensemble de domaines de processus (planifier les achats, demander des biens, acheter, réceptionner, payer les fournisseurs), chacun avec sa documentation. C'est la bonne structure pour un catalogue. Pour une équipe projet ou une séance de formation, il faut aussi le flux de bout en bout sur une page, avec les rôles qui réalisent chaque étape et les points où un workflow s'arrête et attend.
Dans D365, ces points sont le workflow de demande d'achat, le choix d'envoyer une demande de prix ou d'acheter selon un accord commercial, la gestion facultative des modifications de commande, le rapprochement des factures avec la commande et le bon de réception, et le workflow de facture fournisseur. Chacun est paramétrable et chacun est une décision de conception que vos séances de fit-gap doivent trancher.
Le modèle emploie les termes de Finance et de Supply Chain Management. Il convient à une nouvelle implémentation D365, à une montée de version depuis AX 2012 ou à la documentation d'un système déjà en production. Renommez les couloirs selon vos entités juridiques et vos équipes, et supprimez ce que vous n'utilisez pas.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- La saisie de la demande d'achat et la revue par le workflow de demande d'achat
- Les accords commerciaux face à une demande de prix avant la création de la commande
- La transformation des demandes approuvées en commandes fournisseur et la confirmation de la commande auprès du fournisseur
- La réception en entrepôt et la saisie de la facture fournisseur rapprochée de la commande
- Les tolérances de rapprochement des factures, l'approbation par le workflow de facture fournisseur et le journal de paiement fournisseur
Quand utiliser ce modèle
- Vous animez des séances de fit-gap ou de conception de solution pour une implémentation de Dynamics 365 Finance et SCM
- Vous montez de version depuis Dynamics AX 2012 et voulez confirmer comment les achats fonctionneront dans D365
- Vous devez documenter le procure-to-pay pour des auditeurs ou de nouveaux collaborateurs sur un système déjà en production
- Vous utilisez le catalogue de processus métier de Microsoft et voulez transformer ses domaines de processus en un seul flux
Comment cela fonctionne
Renommer les couloirs
Alignez les couloirs sur vos demandeurs, approbateurs de workflow, agents d'achat, entrepôt et comptabilité fournisseurs, et indiquez l'entité juridique si le flux diffère d'une société à l'autre.
Régler les conditions de workflow
Écrivez sur les étapes d'approbation les conditions des workflows de demande d'achat et de facture fournisseur (montant, catégorie d'achat, centre de coûts).
Décider des demandes de prix et de la gestion des modifications
Gardez la branche de demande de prix seulement si vous achetez ainsi, et ajoutez une étape d'approbation de commande si la gestion des modifications est activée pour les commandes.
Fixer les tolérances de rapprochement
Notez sur la décision de rapprochement votre politique (à deux ou à trois) et la tolérance de prix.
Approuver et tenir à jour
Envoyez le flux en approbation aux propriétaires de processus des achats et des comptes fournisseurs. Les modifications ultérieures sont suivies dans l'historique des versions.
Questions fréquentes
Quelles sont les étapes du procure-to-pay dans Dynamics 365 ?
On crée une demande d'achat, on la fait approuver par workflow, on la transforme en commande fournisseur (en envoyant d'abord une demande de prix si le fournisseur ou le prix n'est pas connu), on confirme la commande, on comptabilise le bon de réception, on saisit et rapproche la facture fournisseur, on l'approuve et la comptabilise, puis on la règle par le journal de paiement fournisseur.
Comment fonctionne le rapprochement à trois dans Dynamics 365 Finance ?
Avec le rapprochement à trois, la facture fournisseur est comparée à la commande et au bon de réception. Les écarts de prix et de quantité hors des tolérances définies dans les paramètres des comptes fournisseurs apparaissent comme des divergences de rapprochement, et la facture peut être empêchée de se comptabiliser tant que quelqu'un n'a pas approuvé l'écart.
Puis-je utiliser le catalogue de processus métier de Microsoft pour cartographier les processus ?
Oui. Le catalogue recense des centaines de processus de bout en bout et de domaines de processus pour Dynamics 365, et Microsoft le recommande comme point de départ des projets d'implémentation. Il décrit les processus de façon hiérarchique. Un flux en couloirs comme celui-ci y ajoute les rôles, les passages de relais et les décisions propres à votre entreprise.