Proceso compra a pago en Dynamics 365 (Finance y SCM)
Flujo editable de compra a pago en Dynamics 365 Finance y Supply Chain Management: flujo de la solicitud de compra, solicitud de oferta, confirmación del pedido, albarán, cotejo de facturas de proveedor y diario de pagos.
¿Qué es proceso compra a pago en dynamics 365 (finance y SCM)?
El catálogo de procesos de negocio de Microsoft presenta el compra a pago como un conjunto de áreas de proceso (planificar las compras, solicitar bienes, comprar, recibir y pagar a proveedores), cada una con su propia documentación. Es la estructura adecuada para un catálogo. Para un equipo de proyecto o una sesión de formación hace falta además el flujo de extremo a extremo en una sola página, con los roles que hacen cada paso y los puntos en que un flujo de trabajo se detiene y espera.
En D365 esos puntos son el flujo de la solicitud de compra, la decisión de enviar una solicitud de oferta o comprar con un acuerdo comercial, la gestión de cambios opcional del pedido de compra, el cotejo de la factura con el pedido y el albarán y el flujo de la factura de proveedor. Todos son configurables y cada uno es una decisión de diseño que sus sesiones de fit-gap deben cerrar.
La plantilla usa la terminología de Finance y Supply Chain Management. Sirve para una implantación nueva de D365, para una actualización desde AX 2012 o para documentar un sistema que ya está en producción. Renombre los carriles con sus entidades jurídicas y equipos y elimine lo que no use.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Alta de la solicitud de compra y revisión por el flujo de trabajo de la solicitud
- Acuerdos comerciales frente a una solicitud de oferta antes de crear el pedido de compra
- Liberación de las solicitudes aprobadas a pedidos de compra y confirmación del pedido con el proveedor
- Albarán de entrada en el almacén y entrada de la factura de proveedor cotejada con el pedido
- Tolerancias de cotejo de facturas, aprobación por flujo de trabajo de la factura de proveedor y el diario de pagos a proveedores
Cuándo usar esta plantilla
- Dirige sesiones de fit-gap o de diseño de solución para una implantación de Dynamics 365 Finance y SCM
- Actualiza desde Dynamics AX 2012 y quiere confirmar cómo funcionarán las compras en D365
- Necesita documentar el compra a pago para auditores o personal nuevo en un sistema que ya está en producción
- Usa el catálogo de procesos de negocio de Microsoft y quiere convertir sus áreas de proceso en un solo flujo
Cómo funciona
Renombre los carriles
Ajuste los carriles a sus solicitantes, aprobadores del flujo, agentes de compras, almacén y cuentas a pagar, e indique la entidad jurídica si el flujo difiere entre empresas.
Fije las condiciones del flujo de trabajo
Escriba en los pasos de aprobación las condiciones de los flujos de la solicitud de compra y de la factura de proveedor (importe, categoría de compras, centro de coste).
Decida sobre las solicitudes de oferta y la gestión de cambios
Conserve la rama de solicitud de oferta solo si compra así y añada un paso de aprobación del pedido si la gestión de cambios está activada para los pedidos de compra.
Fije las tolerancias de cotejo
Anote en la decisión de cotejo su política (a dos o tres bandas) y la tolerancia de precio.
Apruebe y mantenga el flujo al día
Envíe el flujo a aprobación a los propietarios del proceso de compras y de cuentas a pagar; los cambios posteriores quedan registrados en el historial de versiones.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los pasos del compra a pago en Dynamics 365?
Se crea una solicitud de compra, se aprueba por flujo de trabajo, se libera a un pedido de compra (enviando antes una solicitud de oferta si no se conoce el proveedor o el precio), se confirma el pedido, se contabiliza el albarán de entrada, se introduce y cotejan la factura de proveedor, se aprueba y contabiliza y se paga mediante el diario de pagos a proveedores.
¿Cómo funciona el cotejo a tres bandas en Dynamics 365 Finance?
Con el cotejo a tres bandas, la factura de proveedor se compara con el pedido de compra y con el albarán de entrada. Las diferencias de precio y de cantidad fuera de las tolerancias definidas en los parámetros de Cuentas a pagar aparecen como discrepancias de cotejo y la factura puede quedar bloqueada para su contabilización hasta que alguien apruebe la desviación.
¿Puedo usar el catálogo de procesos de negocio de Microsoft para mapear procesos?
Sí. El catálogo recoge cientos de procesos de extremo a extremo y áreas de proceso para Dynamics 365 y Microsoft lo recomienda como punto de partida de los proyectos de implantación. Describe los procesos en una jerarquía; un flujo con carriles como este añade los roles, los traspasos y las decisiones de su propio negocio.