Familia de procesos
Proceso de compra a pago: seis plantillas desde la solicitud hasta el pago
La cadena de compra a pago en seis diagramas conectados: solicitud, orden de compra, recepción, conciliación a tres vías, aprobación de factura y aprobación de pago, con P2P, alta de proveedores y compras.
Compra a pago es el ciclo operativo que va de una necesidad identificada al proveedor pagado. Las seis plantillas siguen el traspaso entre solicitud, orden, recepción, factura conciliada y propuesta de pago liberada.
La cadena empieza con una solicitud codificada y comprobada contra presupuesto y termina con un pago bancario con doble liberación. La recepción de mercancías registra lo llegado antes de que la factura avance.
La conciliación a tres vías compara factura, orden y recepción; la aprobación de factura controla duplicados, imputación y valor, y la aprobación de pago separa al preparador de la liberación bancaria.
Las vistas P2P, el alta de proveedores y compras amplían el ciclo. El ciclo completo de cuentas a pagar contiene la remesa y los devengos; cuentas a pagar reúne controles de factura, la gobernanza del gasto decide el compromiso y la entrada de almacén detalla la recepción física.
La secuencia
Paso 1: Diagrama de flujo del proceso de solicitud de compra
Diagrama de flujo de la solicitud de compra: especificación e imputación contable, control presupuestario, aprobación por umbral, revisión de compras y una vía rápida para urgencias.
Paso 2: Diagrama de flujo del proceso de orden de compra
Diagrama de flujo del proceso de orden de compra: solicitud, control de presupuesto, umbrales de aprobación, ofertas, emisión de la orden, recepción de mercancía, conciliación a tres vías y pago.
Paso 3: Diagrama de flujo del proceso de recepción de mercancías
Diagrama de flujo de la recepción de mercancías en el muelle de entrada: cita de descarga, cotejo con la orden de compra, recuento y daños, reclamación al transportista, GRN y ubicación en stock.
Paso 4: Diagrama de flujo de conciliación a tres vías
Diagrama de conciliación a tres vías para comparar factura, orden de compra y recepción, con tolerancias, excepciones y retenciones documentadas.
Paso 5: Diagrama de flujo del proceso de aprobación de facturas
Plantilla de proceso de aprobación de facturas en carriles: registro, control de duplicados, conciliación a tres vías, imputación, aprobación por importe, incidencias y pago.
Paso 6: Diagrama de flujo del proceso de aprobación de pagos
Diagrama de aprobación de pagos para preparar propuestas, verificar datos bancarios de proveedores, aprobar por delegación, liberar en banco con doble control y conciliar.
También forma parte de esta familia
- Diagrama de flujo del proceso compra a pago (P2P), de la necesidad al pago — Diagrama del proceso compra a pago (P2P), de la necesidad detectada al proveedor cobrado: solicitud, presupuesto y autoridad delegada, contrato, orden de compra, recepción, conciliación a tres vías, excepciones sin orden y remesa de pago.
- Plantilla del flujo de proceso compra a pago (P2P) — Plantilla lista para auditoría del flujo compra a pago (P2P), de la solicitud de pedido al pago, con flujo de aprobación y control de versiones. Para equipos ERP que documentan cuentas a pagar.
- Diagrama de flujo del proceso de cuentas por pagar (ciclo completo) — Diagrama de flujo del ciclo completo de cuentas por pagar: recepción de facturas, datos maestros de proveedor, control de duplicados y de orden, remesa de pago y cierre del período.
- Diagrama de flujo del proceso de alta de proveedores — Diagrama de flujo del alta de proveedores con carriles para solicitante, compras, legal, finanzas y seguridad, desde la solicitud hasta el registro de proveedores homologados.
- Diagrama de flujo del proceso de compras — Diagrama de flujo del proceso de compras de principio a fin: necesidad y especificación, fabricar o comprar, aprobación de presupuesto, licitación o contrato marco, adjudicación, contrato, entrega y evaluación.
Se usa en estos sectores
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