Familia de procesos
Proceso de compra a pago: seis plantillas desde la solicitud hasta el pago
La cadena de compra a pago en seis diagramas conectados: solicitud, orden de compra, recepción, conciliación a tres vías, aprobación de factura y aprobación de pago, con P2P, alta de proveedores y compras.
Compra a pago es el ciclo operativo que va de una necesidad identificada al proveedor pagado. Las seis plantillas siguen el traspaso entre solicitud, orden, recepción, factura conciliada y propuesta de pago liberada.
La cadena empieza con una solicitud codificada y comprobada contra presupuesto y termina con un pago bancario con doble liberación. La recepción de mercancías registra lo llegado antes de que la factura avance.
La conciliación a tres vías compara factura, orden y recepción; la aprobación de factura controla duplicados, imputación y valor, y la aprobación de pago separa al preparador de la liberación bancaria.
Las vistas P2P, el alta de proveedores y compras amplían el ciclo. El ciclo completo de cuentas a pagar contiene la remesa y los devengos; cuentas a pagar reúne controles de factura, la gobernanza del gasto decide el compromiso y la entrada de almacén detalla la recepción física.
La secuencia
Paso 1: Diagrama de flujo del proceso de solicitud de compra
Diagrama de flujo de la solicitud de compra: especificación e imputación contable, control presupuestario, aprobación por umbral, revisión de compras y una vía rápida para urgencias.
Paso 2: Diagrama de flujo del proceso de orden de compra
Diagrama de flujo del proceso de orden de compra: solicitud, control de presupuesto, umbrales de aprobación, ofertas, emisión de la orden, recepción de mercancía, conciliación a tres vías y pago.
Paso 3: Diagrama de flujo del proceso de recepción de mercancías
Diagrama de flujo de la recepción de mercancías en el muelle de entrada: cita de descarga, cotejo con la orden de compra, recuento y daños, reclamación al transportista, GRN y ubicación en stock.
Paso 4: Diagrama de flujo de conciliación a tres vías
Diagrama de conciliación a tres vías para comparar factura, orden de compra y recepción, con tolerancias, excepciones y retenciones documentadas.
Paso 5: Diagrama de flujo del proceso de aprobación de facturas
Plantilla de proceso de aprobación de facturas en carriles: registro, control de duplicados, conciliación a tres vías, imputación, aprobación por importe, incidencias y pago.
Paso 6: Diagrama de flujo del proceso de aprobación de pagos
Diagrama de aprobación de pagos para preparar propuestas, verificar datos bancarios de proveedores, aprobar por delegación, liberar en banco con doble control y conciliar.
También forma parte de esta familia
- Diagrama de flujo del proceso compra a pago (P2P), de la necesidad al pago — Diagrama del proceso compra a pago (P2P), de la necesidad detectada al proveedor cobrado: solicitud, presupuesto y autoridad delegada, contrato, orden de compra, recepción, conciliación a tres vías, excepciones sin orden y remesa de pago.
- Plantilla del flujo de proceso compra a pago (P2P) — Plantilla lista para auditoría del flujo compra a pago (P2P), de la solicitud de pedido al pago, con flujo de aprobación y control de versiones. Para equipos ERP que documentan cuentas a pagar.
- Diagrama de flujo del proceso de cuentas por pagar (ciclo completo) — Diagrama de flujo del ciclo completo de cuentas por pagar: recepción de facturas, datos maestros de proveedor, control de duplicados y de orden, remesa de pago y cierre del período.
- Diagrama de flujo del proceso de alta de proveedores — Diagrama de flujo del alta de proveedores con carriles para solicitante, compras, legal, finanzas y seguridad, desde la solicitud hasta el registro de proveedores homologados.
- Diagrama de flujo del proceso de compras — Diagrama de flujo del proceso de compras de principio a fin: necesidad y especificación, fabricar o comprar, aprobación de presupuesto, licitación o contrato marco, adjudicación, contrato, entrega y evaluación.
- Proceso source-to-pay (de la selección al pago) — Carriles editables del proceso source-to-pay: de «Definir la necesidad, el alcance y el responsable del presupuesto» a «¿Vía de abastecimiento y presupuesto aprobados?» y un resultado documentado, con roles, excepciones y evidencias.
- Proceso de abastecimiento estratégico — Diagrama de carriles editable del abastecimiento estratégico: de «Identificar el gasto o la necesidad futura» a «¿Vía de abastecimiento y competencia justificadas?» y un resultado documentado, con roles, excepciones y evidencias.
- Proceso de RFI de compras — Proceso editable de RFI de compras en carriles: de “Identificar las incógnitas de capacidad o de mercado” a “¿Las respuestas cubren la necesidad de información?” y a un resultado documentado. Incluye roles, vías de excepción y evidencias.
- Proceso de solicitud de cotización (RFQ) — Diagrama editable por carriles del proceso de RFQ: de «Definir especificación adquirible» a «¿Cotizaciones suficientes y conformes?» y un resultado documentado, con roles, rutas de excepción y evidencias.
- Proceso de solicitud de propuestas (RFP) — Diagrama editable por carriles del proceso de RFP: de «Definir resultado y alcance del servicio» a «¿Propuestas completas y admisibles?» y un resultado documentado, con roles, rutas de excepción y evidencias.
- Proceso de licitación de compras — Proceso editable de licitación de compras en carriles: de “Aprobar el alcance y la vía de licitación” a “¿Ofertas recibidas en plazo y conformes?” y a un resultado documentado. Incluye roles, vías de excepción y evidencias.
- Proceso de evaluación de ofertas — Diagrama editable del proceso de evaluación de ofertas, de «Fijar criterios de evaluación y declaraciones de conflicto de intereses» a «¿Oferta técnicamente conforme?» y un resultado documentado. Con roles, excepciones y evidencias.
- Proceso de cambio de pedidos de compra — Proceso editable de cambio de pedidos de compra: de “Recibir la solicitud de cambio de precio, cantidad o fecha” a “¿Cambio dentro de la tolerancia y el alcance acordados?” y un resultado documentado. Con roles, excepciones y evidencias.
- Proceso de aceleración de pedidos de compra — Diagrama editable por carriles de la aceleración de pedidos de compra: de «Detectar pedido próximo a la fecha requerida» a «¿Entrega en riesgo?» y un resultado documentado, con roles, excepciones y evidencias.
- Proceso de gestión de retrasos de proveedores — Diagrama de carriles editable de la gestión de retrasos de proveedores: de «Recibir el aviso de retraso o el hito incumplido» a «¿El retraso afecta a un compromiso crítico?» y un resultado documentado, con roles, excepciones y evidencias.
Se usa en estos sectores
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