Proceso source-to-pay (de la selección al pago)
Carriles editables del proceso source-to-pay: de «Definir la necesidad, el alcance y el responsable del presupuesto» a «¿Vía de abastecimiento y presupuesto aprobados?» y un resultado documentado, con roles, excepciones y evidencias.
¿Qué es proceso source-to-pay (de la selección al pago)?
El flujo empieza en «Definir la necesidad, el alcance y el responsable del presupuesto». Los dos pasos siguientes, «Acordar la estrategia de abastecimiento y de contratación» y «Preparar los requisitos y la vía de competencia», establecen la información necesaria para una decisión defendible. El diagrama asigna cada traspaso a un rol y conserva las evidencias al cierre.
Las puertas principales son «¿Vía de abastecimiento y presupuesto aprobados?» y «¿Adjudicación y condiciones del contrato aprobadas?». La primera rama lleva a revisar los requisitos o conseguir financiación; la segunda puede exigir resolver la objeción a la oferta, al riesgo o al contrato. Conecta la aprobación del abastecimiento con el pedido de compra y con los registros de conciliación de Finanzas.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- «Definir la necesidad, el alcance y el responsable del presupuesto», seguido de «Acordar la estrategia de abastecimiento y de contratación».
- «¿Vía de abastecimiento y presupuesto aprobados?», con una vía para «Revisar los requisitos o conseguir financiación».
- «El proveedor responde al evento de abastecimiento emitido» y «Evaluar al proveedor, el riesgo y las condiciones del contrato» como traspasos distintos entre proveedor y equipo interno.
- «¿Adjudicación y condiciones del contrato aprobadas?», con «Resolver la objeción a la oferta, al riesgo o al contrato» cuando la decisión no se supera.
- «Aprobar la adjudicación, emitir el pedido y recibir los bienes», «Conciliar la factura, resolver las diferencias y liberar el pago» y «Registrar el desempeño del proveedor y el valor obtenido» como cierre controlado.
Cuándo usar esta plantilla
- Úsalo para acordar quién es responsable de «Definir la necesidad, el alcance y el responsable del presupuesto» y qué información necesita el siguiente rol.
- Úsalo cuando la respuesta a «¿Vía de abastecimiento y presupuesto aprobados?» no está clara o las decisiones se toman fuera del registro.
- Úsalo para que «Registrar el desempeño del proveedor y el valor obtenido» sea visible en una auditoría o en una revisión operativa.
Cómo funciona
Asigna los responsables de las decisiones
Sustituye los carriles Responsable de negocio, Compras, Proveedor, Cuentas a pagar y Aprobador por tus funciones reales. Mantén al responsable de «¿Vía de abastecimiento y presupuesto aprobados?» separado del solicitante cuando lo exijan tus reglas de autoridad.
Configura las puertas
Conecta la aprobación del abastecimiento con el pedido de compra y con los registros de conciliación de Finanzas. Define qué evidencia basta para «¿Adjudicación y condiciones del contrato aprobadas?» y quién puede autorizar una excepción.
Conecta los registros posteriores
Vincula «Registrar el desempeño del proveedor y el valor obtenido» con el pedido de compra, el contrato, la ficha del proveedor o el caso operativo que corresponda. Fija los plazos de conservación y revisión según tu política documental.
Preguntas frecuentes
¿Qué incluye la plantilla del proceso source-to-pay?
Cubre «Definir la necesidad, el alcance y el responsable del presupuesto», «Preparar los requisitos y la vía de competencia», «Evaluar al proveedor, el riesgo y las condiciones del contrato» y «Registrar el desempeño del proveedor y el valor obtenido», con dos decisiones etiquetadas y vías de retrabajo.
¿Se pueden cambiar las reglas de decisión?
Sí. Conecta la aprobación del abastecimiento con el pedido de compra y con los registros de conciliación de Finanzas. Edita las etiquetas de las puertas, los carriles y las vías de retorno antes de usar el diagrama en tu organización.
¿Qué evidencias conviene conservar?
Conserva la información de entrada de «¿Vía de abastecimiento y presupuesto aprobados?», la evidencia que respalda «¿Adjudicación y condiciones del contrato aprobadas?», las aprobaciones o decisiones de excepción y el registro de cierre: «Registrar el desempeño del proveedor y el valor obtenido».
Dónde encaja este proceso
En la mayoría de las organizaciones, este proceso da paso a Diagrama de flujo del proceso compra a pago (P2P), de la necesidad al pago.
Viene después
- Diagrama de flujo del proceso compra a pago (P2P), de la necesidad al pago — Diagrama del proceso compra a pago (P2P), de la necesidad detectada al proveedor cobrado: solicitud, presupuesto y autoridad delegada, contrato, orden de compra, recepción, conciliación a tres vías, excepciones sin orden y remesa de pago.