Source-to-Pay-Prozess
Bearbeitbarer Source-to-Pay-Prozess als Swimlane-Diagramm von „Bedarf, Umfang und Budgetverantwortlichen definieren“ über „Beschaffungsweg und Budget genehmigt?“ bis zum dokumentierten Ergebnis, mit Rollen, Ausnahmepfaden und Nachweisen.
Was ist Source-to-Pay?
Der Ablauf beginnt bei „Bedarf, Umfang und Budgetverantwortlichen definieren“. Die nächsten beiden Schritte, „Beschaffungs- und Vertragsstrategie abstimmen“ und „Anforderungen und Wettbewerbsweg vorbereiten“, schaffen die Informationsbasis für eine belastbare Entscheidung. Das Diagramm weist jede Übergabe einer Rolle zu und bewahrt die Nachweise bis zum Abschluss.
Die wichtigsten Entscheidungspunkte sind „Beschaffungsweg und Budget genehmigt?“ und „Zuschlag und Vertragsbedingungen genehmigt?“. Der erste Zweig führt zu „Anforderungen überarbeiten oder Finanzierung sichern“, der zweite kann „Einwand zu Angebot, Risiko oder Vertrag klären“ verlangen. Verbinden Sie die Freigabe des Beschaffungswegs mit der Bestellung und den Abgleichsunterlagen der Finanzabteilung.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- „Bedarf, Umfang und Budgetverantwortlichen definieren“, gefolgt von „Beschaffungs- und Vertragsstrategie abstimmen“.
- „Beschaffungsweg und Budget genehmigt?“ mit einem Weg zu „Anforderungen überarbeiten oder Finanzierung sichern“.
- „Lieferant antwortet auf ausgegebenes Beschaffungsverfahren“ und „Lieferant, Risiko und Vertragsbedingungen bewerten“ als getrennte Übergaben zwischen Lieferant und interner Seite.
- „Zuschlag und Vertragsbedingungen genehmigt?“ mit „Einwand zu Angebot, Risiko oder Vertrag klären“, wenn die Entscheidung negativ ausfällt.
- „Zuschlag genehmigen, Bestellung auslösen und Ware erhalten“, „Rechnung abgleichen, Abweichungen klären und Zahlung freigeben“ und „Lieferantenleistung und realisierten Nutzen erfassen“ als kontrollierter Abschluss.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Sie klären damit, wer „Bedarf, Umfang und Budgetverantwortlichen definieren“ verantwortet und welche Informationen die nächste Rolle braucht.
- Sie setzen es ein, wenn die Antwort auf „Beschaffungsweg und Budget genehmigt?“ unklar ist oder Entscheidungen außerhalb der Dokumentation fallen.
- Sie machen damit „Lieferantenleistung und realisierten Nutzen erfassen“ in einem Audit oder einer operativen Prüfung sichtbar.
So funktioniert es
Weisen Sie Entscheidungsverantwortliche zu
Ersetzen Sie die Bahnen Bedarfsträger, Einkauf, Lieferant, Kreditorenbuchhaltung und Genehmiger durch Ihre tatsächlichen Funktionen. Trennen Sie die verantwortliche Person für „Beschaffungsweg und Budget genehmigt?“ vom Anfordernden, wenn Ihre Befugnisregeln das verlangen.
Konfigurieren Sie die Entscheidungspunkte
Verbinden Sie die Freigabe des Beschaffungswegs mit der Bestellung und den Abgleichsunterlagen der Finanzabteilung. Definieren Sie, welcher Nachweis für „Zuschlag und Vertragsbedingungen genehmigt?“ genügt und wer eine Ausnahme genehmigen darf.
Verbinden Sie nachgelagerte Aufzeichnungen
Verknüpfen Sie „Lieferantenleistung und realisierten Nutzen erfassen“ mit der passenden Bestellung, dem Vertrag, dem Lieferantenstamm oder dem operativen Vorgang. Legen Sie Aufbewahrungs- und Prüftermine nach Ihrer Dokumentenrichtlinie fest.
Häufig gestellte Fragen
Was enthält die Vorlage für den Source-to-Pay-Prozess?
Sie umfasst „Bedarf, Umfang und Budgetverantwortlichen definieren“, „Anforderungen und Wettbewerbsweg vorbereiten“, „Lieferant, Risiko und Vertragsbedingungen bewerten“ und „Lieferantenleistung und realisierten Nutzen erfassen“, mit zwei beschrifteten Entscheidungen und Nacharbeitspfaden.
Lassen sich die Entscheidungsregeln ändern?
Ja. Verbinden Sie die Freigabe des Beschaffungswegs mit der Bestellung und den Abgleichsunterlagen der Finanzabteilung. Bearbeiten Sie Beschriftungen der Entscheidungspunkte, Swimlanes und Rückwege, bevor Sie das Diagramm in Ihrer Organisation einsetzen.
Welche Nachweise sollten aufbewahrt werden?
Bewahren Sie die Grundlage für „Beschaffungsweg und Budget genehmigt?“, den Nachweis hinter „Zuschlag und Vertragsbedingungen genehmigt?“, Genehmigungen oder Ausnahmeentscheidungen und den Abschlussnachweis auf: „Lieferantenleistung und realisierten Nutzen erfassen“.
Wo dieser Prozess einzuordnen ist
In den meisten Unternehmen übergibt dieser Prozess an Flussdiagramm Purchase-to-Pay (P2P): vom Bedarf bis zur Zahlung.
Kommt danach
- Flussdiagramm Purchase-to-Pay (P2P): vom Bedarf bis zur Zahlung — Flussdiagramm für den Purchase-to-Pay-Prozess vom Bedarf bis zum bezahlten Lieferanten: Anforderung, Budget und Genehmigungsgrenze, Vertragsprüfung, Bestellung, Wareneingang, Dreiwegeabgleich, Rechnungen ohne Bestellung und Zahllauf.