RFQ-Prozess: Ablaufdiagramm für Preisanfragen
Bearbeitbares Swimlane-Diagramm des RFQ-Prozesses: von „Beschaffbare Spezifikation definieren“ über „Ausreichend konforme Angebote?“ bis zum dokumentierten Ergebnis, mit Rollen, Ausnahmewegen und Nachweisen.
Was ist RFQ-Prozess: ablaufdiagramm für preisanfragen?
Der Ablauf beginnt bei „Beschaffbare Spezifikation definieren“. Die nächsten beiden Schritte, „Lieferantenauswahl und Angebotsfrist bestätigen“ und „Identische RFQ-Unterlagen an Lieferanten versenden“, liefern die Informationen für eine belastbare Entscheidung. Das Diagramm ordnet jede Übergabe einer Rolle zu und bewahrt die Nachweise bis zum Abschluss auf.
Die wichtigsten Entscheidungspunkte sind „Ausreichend konforme Angebote?“ und „Gewähltes Angebot erfüllt Spezifikation und Befugnis?“. Der erste Zweig führt zu „Frist verlängern oder Wettbewerbsausnahme dokumentieren“; der zweite kann „Klärung einholen oder überarbeitetes Angebot verhandeln“ erfordern. Lässt sich das nicht klären, kann der Fall bei „RFQ mit dokumentierter Begründung abbrechen oder neu anfragen“ enden. Legen Sie Anzahl der Angebote und Ausnahmeweg in Ihrer Richtlinie fest; unterstellen Sie keine allgemeingültige Drei-Angebote-Regel.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- Beschaffbare Spezifikation definieren, gefolgt von der Bestätigung von Lieferantenauswahl und Angebotsfrist.
- Ausreichend konforme Angebote? mit einem Weg für Fristverlängerung oder dokumentierte Wettbewerbsausnahme.
- Fragen erfassen und gemeinsame Klarstellungen herausgeben sowie Angebote auf Vollständigkeit und technische Eignung prüfen, als getrennte Übergaben an Lieferant und interne Bereiche.
- Gewähltes Angebot erfüllt Spezifikation und Befugnis? mit Klärung oder Nachverhandlung eines überarbeiteten Angebots, wenn die Entscheidung negativ ausfällt. Eine weitere Entscheidung kann bei „RFQ mit dokumentierter Begründung abbrechen oder neu anfragen“ enden.
- Preis, Lieferzeit und Konditionen vergleichen, gewähltes Angebot genehmigen sowie Vergleich archivieren und Bestellung auslösen als kontrollierter Abschluss.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Nutzen Sie es, um festzulegen, wer „Beschaffbare Spezifikation definieren“ verantwortet und welche Informationen die nächste Rolle braucht.
- Nutzen Sie es, wenn die Antwort auf „Ausreichend konforme Angebote?“ unklar ist oder Entscheidungen außerhalb der Dokumentation fallen.
- Nutzen Sie es, um „Vergleich archivieren und Bestellung auslösen“ in einem Audit oder Betriebsreview sichtbar zu machen.
So funktioniert es
Entscheidungsverantwortliche zuweisen
Ersetzen Sie die Bahnen Anforderer, Einkauf, Lieferant, Fachprüfer und Genehmiger durch Ihre tatsächlichen Funktionen. Trennen Sie den Verantwortlichen für „Ausreichend konforme Angebote?“ vom Anforderer, wenn Ihre Befugnisregeln das verlangen.
Entscheidungspunkte konfigurieren
Legen Sie Anzahl der Angebote und Ausnahmeweg in Ihrer Richtlinie fest; unterstellen Sie keine allgemeingültige Drei-Angebote-Regel. Definieren Sie, welche Nachweise für „Gewähltes Angebot erfüllt Spezifikation und Befugnis?“ genügen und wer eine Ausnahme genehmigen darf.
Nachgelagerte Datensätze verknüpfen
Verknüpfen Sie den archivierten Vergleich und die ausgelöste Bestellung mit der jeweiligen Bestellung, dem Vertrag, dem Lieferantenstamm oder dem betrieblichen Vorgang. Legen Sie Aufbewahrungs- und Prüffristen nach Ihrer Dokumentenrichtlinie fest.
Häufig gestellte Fragen
Was enthält die Vorlage für den RFQ-Prozess?
Sie umfasst die Definition der beschaffbaren Spezifikation, den Versand identischer RFQ-Unterlagen an Lieferanten, die Prüfung von Angeboten auf Vollständigkeit und technische Eignung sowie die Archivierung des Vergleichs und die Auslösung der Bestellung, mit drei beschrifteten Entscheidungen und Rückführungswegen.
Lassen sich die Entscheidungsregeln ändern?
Ja. Legen Sie Anzahl der Angebote und Ausnahmeweg in Ihrer Richtlinie fest; unterstellen Sie keine allgemeingültige Drei-Angebote-Regel. Passen Sie Beschriftungen der Entscheidungen, Swimlanes und Rückführungswege an, bevor Sie das Diagramm in Ihrer Organisation einsetzen.
Welche Nachweise sollten aufbewahrt werden?
Bewahren Sie die Grundlage für „Ausreichend konforme Angebote?“, die Nachweise hinter „Gewähltes Angebot erfüllt Spezifikation und Befugnis?“, Genehmigungen oder Ausnahmeentscheidungen und den Abschlussnachweis „Vergleich archivieren und Bestellung auslösen“ auf.
Wo dieser Prozess einzuordnen ist
In den meisten Unternehmen folgt dieser Prozess auf Strategischer Beschaffungsprozess und übergibt an Prozess der Angebotsbewertung.
Kommt davor
- Strategischer Beschaffungsprozess — Bearbeitbarer strategischer Beschaffungsprozess als Swimlane-Diagramm von „Ausgaben oder künftigen Bedarf identifizieren“ über „Beschaffungsweg und Wettbewerb begründet?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
Kommt danach
- Prozess der Angebotsbewertung — Editierbare Swimlane zur Angebotsbewertung von „Bewertungskriterien und Interessenkonflikterklärungen festschreiben“ über „Angebot technisch konform?“ bis zum dokumentierten Ergebnis, mit Rollen, Ausnahmewegen und Nachweisen.