RFQ-proces
Redigerbar swimlane for RFQ-processen fra 'Definér købbar specifikation' via 'Tilstrækkeligt mange kvalificerede tilbud?' til et dokumenteret udfald. Med navngivne roller, undtagelsesveje og dokumentation.
Hvad er RFQ?
Arbejdsgangen starter ved 'Definér købbar specifikation'. De næste to trin, 'Bekræft leverandørliste og tilbudsfrist' og 'Udsend identisk RFQ-pakke til leverandører', fastlægger de oplysninger, der skal til for at træffe en forsvarlig beslutning. Diagrammet tildeler hver overdragelse til en rolle og bevarer dokumentationen ved afslutningen.
De vigtigste kontrolpunkter er 'Tilstrækkeligt mange kvalificerede tilbud?' og 'Opfylder det valgte tilbud specifikation og beføjelse?'. Den første gren fører til 'Forlæng fristen eller dokumentér undtagelse fra konkurrence', og den anden kan kræve 'Søg afklaring eller forhandl revideret tilbud'. Kan det ikke løses, kan sagen ende ved 'Annullér eller genudsend RFQ med dokumenteret begrundelse'. Fastlæg antallet af tilbud og undtagelsesvejen i jeres politik, og antag ikke, at der findes en universel regel om tre tilbud.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- 'Definér købbar specifikation' efterfulgt af 'Bekræft leverandørliste og tilbudsfrist'.
- 'Tilstrækkeligt mange kvalificerede tilbud?' med en vej til 'Forlæng fristen eller dokumentér undtagelse fra konkurrence'.
- 'Registrér spørgsmål og udsend fælles afklaringer' og 'Kontrollér tilbuddets fuldstændighed og tekniske egnethed' som særskilte overdragelser mellem leverandør og intern organisation.
- 'Opfylder det valgte tilbud specifikation og beføjelse?' med 'Søg afklaring eller forhandl revideret tilbud', når beslutningen ikke holder. En særskilt beslutning kan ende ved 'Annullér eller genudsend RFQ med dokumenteret begrundelse'.
- 'Sammenlign pris, leveringstid og vilkår', 'Godkend det valgte tilbud' og 'Arkivér sammenligning og udsted indkøbsordre' som den kontrollerede afslutning.
Hvornår du skal bruge skabelonen
- Brug den til at aftale, hvem der ejer 'Definér købbar specifikation', og hvilke oplysninger den næste rolle har brug for.
- Brug den, når svaret på 'Tilstrækkeligt mange kvalificerede tilbud?' er uklart, eller beslutninger træffes uden for registreringen.
- Brug den til at gøre 'Arkivér sammenligning og udsted indkøbsordre' synlig ved en audit eller en driftsgennemgang.
Sådan fungerer det
Tildel beslutningsejere
Erstat banerne Rekvirent, Indkøb, Leverandør, Teknisk reviewer og Godkender med jeres faktiske funktioner. Hold ejeren af 'Tilstrækkeligt mange kvalificerede tilbud?' adskilt fra rekvirenten, hvor jeres beføjelsesregler kræver det.
Konfigurér kontrolpunkterne
Fastlæg antallet af tilbud og undtagelsesvejen i jeres politik, og antag ikke, at der findes en universel regel om tre tilbud. Definér, hvilken dokumentation der er tilstrækkelig til 'Opfylder det valgte tilbud specifikation og beføjelse?', og hvem der kan godkende en undtagelse.
Forbind de efterfølgende registreringer
Kobl 'Arkivér sammenligning og udsted indkøbsordre' til den relevante indkøbsordre, kontrakt, leverandørregistrering eller driftssag. Fastsæt opbevarings- og gennemgangsdatoer efter jeres dokumentpolitik.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad indeholder skabelonen til RFQ-processen?
Den dækker 'Definér købbar specifikation', 'Udsend identisk RFQ-pakke til leverandører', 'Kontrollér tilbuddets fuldstændighed og tekniske egnethed' og 'Arkivér sammenligning og udsted indkøbsordre', med tre mærkede beslutninger og veje til genbehandling.
Kan beslutningsreglerne ændres?
Ja. Fastlæg antallet af tilbud og undtagelsesvejen i jeres politik, og antag ikke, at der findes en universel regel om tre tilbud. Redigér kontrolpunkternes etiketter, swimlanes og returveje, før I bruger diagrammet i jeres organisation.
Hvilken dokumentation bør opbevares?
Behold grundlaget for 'Tilstrækkeligt mange kvalificerede tilbud?', dokumentationen bag 'Opfylder det valgte tilbud specifikation og beføjelse?', godkendelser eller undtagelsesbeslutninger og afslutningsregistreringen: 'Arkivér sammenligning og udsted indkøbsordre'.
Hvor denne proces passer ind
I de fleste virksomheder følger denne proces efter Strategisk sourcing-proces og sender videre til Flowchart for tilbudsevalueringsproces.
Kommer før
- Strategisk sourcing-proces — Redigerbar swimlane for strategisk sourcing fra “Identificér forbrug eller kommende behov” via “Sourcingvej og konkurrence begrundet?” til et dokumenteret udfald. Med navngivne roller, undtagelsesveje og dokumentation.
Kommer efter
- Flowchart for tilbudsevalueringsproces — Redigerbar swimlane for tilbudsevaluering fra “Lås evalueringskriterier og habilitetserklæringer” via “Er tilbuddet teknisk konformt?” til et dokumenteret udfald. Med roller, undtagelsesveje og dokumentation.