Proces for ændring af indkøbsordre
Redigerbar swimlane for ændring af indkøbsordrer fra “Modtag anmodning om ændring af pris, antal eller dato” via “Ændring inden for aftalt tolerance og omfang?” til et dokumenteret resultat. Med roller, undtagelsesveje og dokumentation.
Hvad er proces for ændring af indkøbsordre?
Workflowet starter ved “Modtag anmodning om ændring af pris, antal eller dato”. De næste to trin, “Sammenhold ønsket ændring med udstedt indkøbsordre” og “Kontrollér konsekvens for levering og budget”, tilvejebringer de oplysninger, der skal til for at træffe en forsvarlig beslutning. Diagrammet tildeler hver overlevering til en rolle og bevarer dokumentationen ved afslutningen.
De vigtigste kontrolpunkter er “Ændring inden for aftalt tolerance og omfang?” og “Al nødvendig fornyet godkendelse gennemført?”. Den første gren fører til genberegning af prisen eller eskalering af en ændring af omfanget, mens den anden kan kræve godkendelse fra budgetejer og indkøb. Kan det ikke afklares, kan sagen ende ved “Afvis ændring og bevar udstedt indkøbsordre”. Definér væsentlighed for ændringer af pris, antal, levering og kontrakt.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Modtag anmodning om ændring af pris, antal eller dato efterfulgt af en sammenligning af den ønskede ændring med den udstedte indkøbsordre.
- Ændring inden for aftalt tolerance og omfang? med en vej til genberegning af pris eller eskalering af ændring af omfang.
- Bekræft leverandørens accept af reviderede vilkår og send væsentlig ændring til fornyet godkendelse som adskilte overleveringer til leverandør og internt.
- Al nødvendig fornyet godkendelse gennemført? med indhentning af godkendelse fra budgetejer og indkøb, når beslutningen falder negativt ud. En særskilt beslutning kan ende ved “Afvis ændring og bevar udstedt indkøbsordre”.
- Udsted kontrolleret ændring af indkøbsordre, opdatér åbne modtagelses- og fakturareferencer og arkivér forældet indkøbsordre og godkendelsesspor som kontrolleret afslutning.
Hvornår du skal bruge skabelonen
- Brug den til at aftale, hvem der ejer “Modtag anmodning om ændring af pris, antal eller dato”, og hvilke oplysninger den næste rolle har brug for.
- Brug den, når svaret på “Ændring inden for aftalt tolerance og omfang?” er uklart, eller beslutninger træffes uden for registreringen.
- Brug den til at gøre “Arkivér forældet indkøbsordre og godkendelsesspor” synlig i en audit eller driftsgennemgang.
Sådan fungerer det
Tildel beslutningsejere
Erstat banerne Rekvirent, Indkøber, Leverandør, Budgetejer og Varemodtagelse med jeres faktiske funktioner. Hold ejeren af “Ændring inden for aftalt tolerance og omfang?” adskilt fra rekvirenten, hvor jeres beføjelsesregler kræver det.
Konfigurér kontrolpunkterne
Definér væsentlighed for ændringer af pris, antal, levering og kontrakt. Definér, hvilken dokumentation der er tilstrækkelig til “Al nødvendig fornyet godkendelse gennemført?”, og hvem der må godkende en undtagelse.
Forbind med efterfølgende registreringer
Knyt arkiveringen af forældet indkøbsordre og godkendelsesspor til den relevante indkøbsordre, kontrakt, leverandørpost eller driftssag. Fastsæt opbevaring og gennemgangsdatoer efter jeres dokumentpolitik.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad indeholder skabelonen til ændring af indkøbsordrer?
Den dækker modtagelse af anmodning om ændring af pris, antal eller dato, kontrol af konsekvens for levering og budget, afsendelse af væsentlig ændring til fornyet godkendelse samt arkivering af forældet indkøbsordre og godkendelsesspor, med tre betegnede beslutninger og genbehandlingsveje.
Kan beslutningsreglerne ændres?
Ja. Definér væsentlighed for ændringer af pris, antal, levering og kontrakt. Redigér kontrolpunkternes tekst, swimlanes og returveje, før du bruger diagrammet i din organisation.
Hvilken dokumentation bør opbevares?
Behold grundlaget for “Ændring inden for aftalt tolerance og omfang?”, dokumentationen bag “Al nødvendig fornyet godkendelse gennemført?”, godkendelser eller undtagelsesbeslutninger og afslutningsregistreringen: “Arkivér forældet indkøbsordre og godkendelsesspor”.
Hvor denne proces passer ind
I de fleste virksomheder følger denne proces efter Flowchart for indkøbsordreprocessen (P2P) og sender videre til Proces for varemodtagelse i indkøb.
Kommer før
- Flowchart for indkøbsordreprocessen (P2P) — Flowchart for indkøbsordreprocessen: indkøbsanmodning, budgetkontrol, godkendelsesgrænser, tilbud fra leverandører, udstedt ordre, varemodtagelse, trevejsmatch og betaling.
Kommer efter
- Proces for varemodtagelse i indkøb — Redigerbar swimlane for varemodtagelse fra “Modtag forsendelse mod åben indkøbsordre” via “Antal og tilstand svarer til indkøbsordre?” til et dokumenteret resultat. Med navngivne roller, undtagelsesveje og dokumentation.