Processus de modification du bon de commande
Couloir modifiable du processus de modification du bon de commande, de « Recevoir une demande de modification de prix, de quantité ou de date » à « Modification dans les limites de tolérance et de portée convenues ? » à un résultat…
Qu'est-ce que le processus processus de modification du bon de commande ?
Le workflow commence à « Recevoir une demande de changement de prix, de quantité ou de date ». Les deux étapes suivantes, « Comparer la modification demandée avec le bon de commande émis » et « Vérifier la livraison et l'impact budgétaire », établissent les informations nécessaires pour une décision défendable. Le graphique attribue un rôle à chaque transfert et conserve les preuves à la clôture.
Les principales portes sont : « Un changement dans les limites de tolérance et de portée convenues ? » et « Une réapprobation requise est-elle terminée ? ». La première branche conduit à une retarification ou à une escalade du changement de périmètre ; la seconde peut nécessiter l’obtention de l’approbation du propriétaire du budget et de l’approvisionnement. Si cela ne peut pas être résolu, le cas peut se terminer par « Refuser la modification et conserver le bon de commande émis ». Définissez l’importance relative des modifications de prix, de quantité, de livraison et de contrat.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Recevez une demande de changement de prix, de quantité ou de date, puis comparez le changement demandé avec le bon de commande émis.
- Changement dans les limites de tolérance et de portée convenues ? avec un itinéraire pour retarifier ou escalader le changement de portée.
- Confirmer l'acceptation par le fournisseur des conditions révisées et acheminer les modifications matérielles pour une approbation renouvelée en tant que fournisseur distinct et transferts internes.
- Une réapprobation requise est-elle terminée ? avec obtenir l'approbation du propriétaire du budget et de l'approvisionnement en cas d'échec de la décision. Une décision distincte peut se terminer par « Refuser la modification et conserver le bon de commande émis ».
- Émettre une modification contrôlée du bon de commande, mettre à jour les références des reçus et des factures ouverts et archiver le bon de commande remplacé et la piste d'approbation en tant que clôture contrôlée.
Quand utiliser ce modèle
- Utilisez-le pour convenir à qui appartient « Recevoir la demande de changement de prix, de quantité ou de date » et de quelles informations le rôle suivant a besoin.
- Utilisez-le lorsque la réponse à la question « Changement dans les limites de tolérance et de portée convenues ? » n’est pas clair ou les décisions sont prises en dehors du dossier.
- Utilisez-le pour rendre visible « Archiver le bon de commande remplacé et la piste d'approbation » dans un audit ou une revue opérationnelle.
Comment cela fonctionne
Attribuer des propriétaires de décision
Remplacez le demandeur, l'acheteur, le fournisseur, le propriétaire du budget et les voies de réception par vos fonctions réelles. Garder le propriétaire de « Changement dans les limites de tolérance et de portée convenues ? » distinct du demandeur lorsque vos règles d'autorité l'exigent.
Configurer les portes
Définissez l’importance relative des modifications de prix, de quantité, de livraison et de contrat. Définissez quelles preuves sont suffisantes pour « Toute réapprobation requise est terminée ? » et qui peut autoriser une exception.
Connecter les enregistrements en aval
Liez l'archive du bon de commande remplacé et la piste d'approbation au bon de commande, au contrat, au dossier fournisseur ou au cas opérationnel concerné. Définissez les dates de conservation et de révision dans votre politique documentaire.
Questions fréquentes
Que comprend le modèle de processus de modification du bon de commande ?
Il couvre la réception des demandes de changement de prix, de quantité ou de date, la livraison des chèques et l'impact budgétaire, l'acheminement des modifications de matériaux pour une approbation renouvelée et l'archivage des bons de commande et des pistes d'approbation remplacés, avec trois décisions étiquetées et des chemins de retouche.
Les règles de décision peuvent-elles être modifiées ?
Oui. Définissez l’importance relative des modifications de prix, de quantité, de livraison et de contrat. Modifiez les étiquettes de porte, les couloirs et les chemins de retour avant d'utiliser le graphique dans votre organisation.
Quelles preuves retenir ?
Conservez l'entrée « Modification dans les limites de tolérance et de portée convenues ? », les preuves derrière « Toute réapprobation requise terminée ? », les approbations ou les décisions d'exception et l'enregistrement de clôture : « Archiver le bon de commande remplacé et la piste d'approbation ».
Où ce processus s'inscrit
Dans la plupart des opérations, ce processus suit Organigramme du processus de commande d'achat et passe le relais à Processus de réception des marchandises d'approvisionnement.
Précède
- Organigramme du processus de commande d'achat — Organigramme du processus de commande : demande d'achat, contrôle du budget, seuils d'approbation, devis des fournisseurs, émission du bon de commande, réception des marchandises, correspondance à trois et paiement.
Suit
- Processus de réception des marchandises d'approvisionnement — Couloir modifiable du processus de réception des marchandises d'approvisionnement, de « Recevoir l'expédition contre un bon de commande ouvert » jusqu'à « Quantité et condition correspondent au bon de commande ? » à un résultat…