Processus de demande de propositions
Couloir modifiable du processus de demande de propositions, de « Définir le résultat et la portée du service » à « Propositions complètes et éligibles ? » à un résultat documenté. Comprend les rôles nommés, les chemins d’exception et les…
Qu'est-ce que le processus processus de demande de propositions ?
Le flux de travail commence à « Définir le résultat et la portée du service ». Les deux étapes suivantes, « Approuver les critères, les pondérations et le dossier de demande de propositions » et « Émettre la demande de propositions et gérer les questions des fournisseurs », établissent les informations nécessaires à une décision défendable. Le graphique attribue un rôle à chaque transfert et conserve les preuves à la clôture.
Les principales portes sont « Propositions complètes et éligibles ? » » et « La recommandation finale répond aux critères prédéfinis ? La première branche conduit à demander des éclaircissements autorisés ou à exclure avec motif ; la seconde peut nécessiter une nouvelle évaluation des preuves documentées ou une nouvelle liste restreinte. Si cela ne peut pas être résolu, le cas peut se terminer par « Annuler ou réémettre la demande de propositions avec une raison documentée ». Définissez des pondérations de notation et des règles de clarification avant l'arrivée des propositions.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Définir le résultat et la portée du service, puis approuver les critères, les pondérations et le dossier de demande de propositions.
- Les propositions sont complètes et éligibles ? avec un itinéraire pour demander des éclaircissements autorisés ou exclure avec raison.
- Recevez des propositions, enregistrez la conformité et évaluez les réponses techniques et commerciales en tant que fournisseurs distincts et transferts internes.
- La recommandation finale répond-elle aux critères prédéfinis ? avec une nouvelle évaluation des preuves documentées ou une nouvelle liste restreinte lorsque la décision échoue. Une décision distincte peut se terminer par « Annuler ou réémettre la demande de propositions avec une raison documentée ».
- Présélectionner, clarifier et négocier, approuver la proposition préférée et attribuer et conserver la notation, les clarifications et l'avis d'attribution en tant que clôture contrôlée.
Quand utiliser ce modèle
- Utilisez-le pour convenir à qui appartient « Définir les résultats et la portée du service » et de quelles informations le prochain rôle a besoin.
- Utilisez-le lorsque la réponse à la question « Propositions complètes et éligibles ? » n’est pas clair ou les décisions sont prises en dehors du dossier.
- Utilisez-le pour rendre visible « Conserver la notation, les clarifications et l'avis d'attribution » dans un audit ou une revue opérationnelle.
Comment cela fonctionne
Attribuer des propriétaires de décision
Remplacez les voies Propriétaire d'entreprise, Approvisionnement, Fournisseur, Panneau d'évaluation et Approbateur par vos fonctions réelles. Garder le propriétaire de « Propositions complètes et éligibles ? » distinct du demandeur lorsque vos règles d'autorité l'exigent.
Configurer les portes
Définissez des pondérations de notation et des règles de clarification avant l'arrivée des propositions. Définissez quelles preuves sont suffisantes pour « La recommandation finale répond aux critères prédéfinis ? » et qui peut autoriser une exception.
Connecter les enregistrements en aval
Reliez la notation, les clarifications et l’avis d’attribution au bon de commande, au contrat, au dossier du fournisseur ou au cas opérationnel concerné. Définissez les dates de conservation et de révision dans votre politique documentaire.
Questions fréquentes
Que comprend le modèle de processus d'appel d'offres ?
Il couvre la définition des résultats et de la portée du service, l'émission des appels d'offres et la gestion des questions des fournisseurs, l'évaluation des réponses techniques et commerciales et la conservation des notations, des clarifications et des avis d'attribution, avec trois décisions étiquetées et des voies de retravail.
Les règles de décision peuvent-elles être modifiées ?
Oui. Définissez des pondérations de notation et des règles de clarification avant l'arrivée des propositions. Modifiez les étiquettes de porte, les couloirs et les chemins de retour avant d'utiliser le graphique dans votre organisation.
Quelles preuves retenir ?
Conservez les informations relatives aux « Propositions complètes et éligibles ? », les preuves derrière « La recommandation finale répond aux critères prédéfinis ? », les approbations ou les décisions d'exception, et le dossier de clôture : « Conserver la notation, les clarifications et l'avis d'attribution ».
Où ce processus s'inscrit
Dans la plupart des opérations, ce processus suit Processus d'approvisionnement stratégique et passe le relais à Processus d'évaluation des offres.
Précède
- Processus d'approvisionnement stratégique — Couloir du processus d'approvisionnement stratégique modifiable depuis « Identifier les dépenses ou les besoins à venir » jusqu'à « Itinéraire d'approvisionnement et concurrence justifiés ? » à un résultat documenté. Comprend les rôles…
Suit
- Processus d'évaluation des offres — Couloir modifiable du processus d'évaluation des offres, de « Verrouiller les critères d'évaluation et les déclarations de conflit » à « L'offre est techniquement conforme ? » à un résultat documenté. Comprend les rôles nommés, les…