RFP-Prozess: Ablaufdiagramm für Ausschreibungen
Bearbeitbares Swimlane-Diagramm des RFP-Prozesses: von „Ergebnis und Leistungsumfang definieren“ über „Angebote vollständig und zulässig?“ bis zum dokumentierten Ergebnis, mit Rollen, Ausnahmewegen und Nachweisen.
Was ist RFP-Prozess: ablaufdiagramm für ausschreibungen?
Der Ablauf beginnt bei „Ergebnis und Leistungsumfang definieren“. Die nächsten beiden Schritte, „Kriterien, Gewichtung und RFP-Unterlagen freigeben“ und „RFP versenden und Lieferantenfragen beantworten“, liefern die Informationen für eine belastbare Entscheidung. Das Diagramm ordnet jede Übergabe einer Rolle zu und bewahrt die Nachweise bis zum Abschluss auf.
Die wichtigsten Entscheidungspunkte sind „Angebote vollständig und zulässig?“ und „Abschlussempfehlung erfüllt vorab festgelegte Kriterien?“. Der erste Zweig führt zu „Zulässige Nachforderung stellen oder mit Begründung ausschließen“; der zweite kann „Dokumentierte Nachweise neu bewerten oder Auswahlliste überprüfen“ erfordern. Lässt sich das nicht klären, kann der Fall bei „RFP mit dokumentierter Begründung abbrechen oder neu ausschreiben“ enden. Legen Sie Bewertungsgewichte und Klärungsregeln fest, bevor die Angebote eingehen.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- Ergebnis und Leistungsumfang definieren, gefolgt von der Freigabe von Kriterien, Gewichtung und RFP-Unterlagen.
- Angebote vollständig und zulässig? mit einem Weg für die zulässige Nachforderung oder den begründeten Ausschluss.
- Angebote entgegennehmen und Konformität erfassen sowie technische und kommerzielle Antworten bewerten, als getrennte Übergaben an Lieferant und interne Bereiche.
- Abschlussempfehlung erfüllt vorab festgelegte Kriterien? mit Neubewertung der dokumentierten Nachweise oder Überprüfung der Auswahlliste, wenn die Entscheidung negativ ausfällt. Eine weitere Entscheidung kann bei „RFP mit dokumentierter Begründung abbrechen oder neu ausschreiben“ enden.
- Engere Auswahl treffen, klären und verhandeln, bevorzugtes Angebot genehmigen und Zuschlag erteilen sowie Bewertung, Klärungen und Zuschlagsmitteilung als kontrollierter Abschluss aufbewahren.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Nutzen Sie es, um festzulegen, wer „Ergebnis und Leistungsumfang definieren“ verantwortet und welche Informationen die nächste Rolle braucht.
- Nutzen Sie es, wenn die Antwort auf „Angebote vollständig und zulässig?“ unklar ist oder Entscheidungen außerhalb der Dokumentation fallen.
- Nutzen Sie es, um „Bewertung, Klärungen und Zuschlagsmitteilung aufbewahren“ in einem Audit oder Betriebsreview sichtbar zu machen.
So funktioniert es
Entscheidungsverantwortliche zuweisen
Ersetzen Sie die Bahnen Fachbereich, Einkauf, Lieferant, Bewertungsgremium und Genehmiger durch Ihre tatsächlichen Funktionen. Trennen Sie den Verantwortlichen für „Angebote vollständig und zulässig?“ vom Anforderer, wenn Ihre Befugnisregeln das verlangen.
Entscheidungspunkte konfigurieren
Legen Sie Bewertungsgewichte und Klärungsregeln fest, bevor die Angebote eingehen. Definieren Sie, welche Nachweise für „Abschlussempfehlung erfüllt vorab festgelegte Kriterien?“ genügen und wer eine Ausnahme genehmigen darf.
Nachgelagerte Datensätze verknüpfen
Verknüpfen Sie die aufbewahrte Bewertung samt Klärungen und Zuschlagsmitteilung mit der jeweiligen Bestellung, dem Vertrag, dem Lieferantenstamm oder dem betrieblichen Vorgang. Legen Sie Aufbewahrungs- und Prüffristen nach Ihrer Dokumentenrichtlinie fest.
Häufig gestellte Fragen
Was enthält die Vorlage für den RFP-Prozess?
Sie umfasst die Definition von Ergebnis und Leistungsumfang, den Versand der RFP und die Beantwortung von Lieferantenfragen, die Bewertung technischer und kommerzieller Antworten sowie die Aufbewahrung von Bewertung, Klärungen und Zuschlagsmitteilung, mit drei beschrifteten Entscheidungen und Rückführungswegen.
Lassen sich die Entscheidungsregeln ändern?
Ja. Legen Sie Bewertungsgewichte und Klärungsregeln fest, bevor die Angebote eingehen. Passen Sie Beschriftungen der Entscheidungen, Swimlanes und Rückführungswege an, bevor Sie das Diagramm in Ihrer Organisation einsetzen.
Welche Nachweise sollten aufbewahrt werden?
Bewahren Sie die Grundlage für „Angebote vollständig und zulässig?“, die Nachweise hinter „Abschlussempfehlung erfüllt vorab festgelegte Kriterien?“, Genehmigungen oder Ausnahmeentscheidungen und den Abschlussnachweis „Bewertung, Klärungen und Zuschlagsmitteilung aufbewahren“ auf.
Wo dieser Prozess einzuordnen ist
In den meisten Unternehmen folgt dieser Prozess auf Strategischer Beschaffungsprozess und übergibt an Prozess der Angebotsbewertung.
Kommt davor
- Strategischer Beschaffungsprozess — Bearbeitbarer strategischer Beschaffungsprozess als Swimlane-Diagramm von „Ausgaben oder künftigen Bedarf identifizieren“ über „Beschaffungsweg und Wettbewerb begründet?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
Kommt danach
- Prozess der Angebotsbewertung — Editierbare Swimlane zur Angebotsbewertung von „Bewertungskriterien und Interessenkonflikterklärungen festschreiben“ über „Angebot technisch konform?“ bis zum dokumentierten Ergebnis, mit Rollen, Ausnahmewegen und Nachweisen.