RFP-Projektplan als Gantt-Diagramm: Vorlage für die Käuferseite
Bearbeitbares Gantt-Diagramm für ein RFP-Projekt auf Käuferseite: Anforderungen, Entwurf und Rechtsprüfung, Versand, Fragenphase, feste Angebotsfrist, parallele Bewertung, Präsentationen, Verhandlung, Zuschlag und Übergabe.
Was ist RFP-Projektplan als Gantt-Diagramm: vorlage für die käuferseite?
Eine Ausschreibung (RFP) wirkt wie eine Abfolge, doch ein großer Teil ihres Kalenders gehört anderen Menschen. Ist die RFP versendet, kann der Käufer die Anbieter nicht zum schnelleren Schreiben bringen; die Angebotsfrist ist also eine feste Wartezeit, und die Termine davor und danach sind nur so gut wie die Länge, die Sie dafür wählen. Ein Zeitplan, der das Warten ausdrücklich zeigt, lässt Sie erkennen, wie viel Vorbereitungszeit Sie vor dem Versanddatum wirklich haben und wie viel Bewertungszeit nach der Abgabefrist bleibt.
Die Vorlage hat fünf Gruppen: Vorbereiten, Entwerfen und versenden, Angebotsfrist, Bewerten sowie Zuschlag und Übergabe. Sie beginnt mit „Anforderungen der Stakeholder sammeln“ (8 Arbeitstage). „Bewertungskriterien und Gewichtung festlegen“ startet 4 Tage danach, weil sich die Gewichtung leichter vereinbaren lässt, wenn die Anforderungen sichtbar sind, und „Longlist der Anbieter erstellen“ folgt den Anforderungen. „RFP-Dokument entwerfen“ wartet auf Kriterien und Anforderungen, und „Prüfung durch Recht und Einkauf“ beginnt 4 Tage nach dem Entwurfsstart, damit die Prüfenden fertige Abschnitte lesen, statt auf das ganze Dokument zu warten. „RFP zur Versendung freigegeben“ ist ein Meilenstein, der auf Prüfung, Longlist und Entwurf wartet.
Nach „RFP an Anbieter senden“ (1 Tag) starten zwei Dinge gemeinsam: „Fragen und Antworten der Anbieter“ (10 Tage) und „Anbieter erstellen Angebote“ (20 Tage). „Abgabefrist für Angebote“ ist ein Meilenstein, der auf das Schreiben wartet und Ende-zu-Ende mit der Fragenphase verknüpft ist, sodass das Fenster nicht nach der Frist enden kann. Dann führt „Formale Prüfung der Angebote“ (2 Tage) zu „Technische Bewertung“ (8 Tage) und „Kommerzielle Bewertung“ (6 Tage), die parallel laufen. „Shortlist festgelegt“ wartet auf beide, danach folgen „Präsentationen der Shortlist“ (5 Tage), „Verhandlung und Best and Final Offers“ (8 Tage) und „Zuschlagsentscheidung“. „Vertragsentwurf und Unterzeichnung“ dauert 10 Tage, und „Übergabe an das Onboarding“ beginnt 6 Tage danach, damit das Onboarding-Team des Anbieters nicht erst nach der Unterschrift informiert wird.
Alle Dauern sind Beispiele. Manche Organisationen sind an Vergaberegeln gebunden, die Mindestfristen für Fragen oder Angebote festlegen; das Diagramm kennt sie nicht, legen Sie diese Längen daher nach Ihren eigenen Regeln und fachlichem Rat fest. Eine Version, die früher mit Business Case und Marktansprache beginnt, finden Sie unter /de/templates/gantt-diagramm-beschaffungsprojekt. Für die Entscheidungen und Übergaben innerhalb der RFP siehe den RFP-Prozess.
Für die Entscheidungen innerhalb der Ausschreibung selbst siehe den Beschaffungs- und Ausschreibungsprozess, und dafür, wie Anbieter bewertet werden, den Lieferantenauswahlprozess unter /de/templates/lieferantenauswahl-prozess.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- Fünf Gruppen, Vorbereiten, Entwerfen und versenden, Angebotsfrist, Bewerten sowie Zuschlag und Übergabe, mit 19 Aufgaben und vier Meilensteinen: „RFP zur Versendung freigegeben“, „Abgabefrist für Angebote“, „Shortlist festgelegt“ und „Zuschlagsentscheidung“.
- Überlappende Vorbereitung: „Bewertungskriterien und Gewichtung festlegen“ beginnt 4 Tage nach „Anforderungen der Stakeholder sammeln“, und „Prüfung durch Recht und Einkauf“ beginnt 4 Tage nach „RFP-Dokument entwerfen“.
- Eine feste Wartezeit: „Anbieter erstellen Angebote“ dauert 20 Tage und „Fragen und Antworten der Anbieter“ 10, beide beginnen nach „RFP an Anbieter senden“, und „Abgabefrist für Angebote“ ist Ende-zu-Ende mit der Fragenphase verknüpft.
- Parallele Bewertung: „Technische Bewertung“ (8 Tage) und „Kommerzielle Bewertung“ (6 Tage) starten beide nach „Formale Prüfung der Angebote“, und „Shortlist festgelegt“ wartet auf beide.
- Ein früher Start der nächsten Phase: „Übergabe an das Onboarding“ beginnt 6 Tage nach dem Start von „Vertragsentwurf und Unterzeichnung“.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Sie sind der Käufer, der eine RFP durchführt, und brauchen einen Kalender zur Abstimmung mit Stakeholdern, Recht und Freigebenden.
- Sie müssen eine Abgabefrist wählen und sehen, wie sie sich auf Bewertungs- und Zuschlagstermine auswirkt.
- Die Bewertenden fragen, wie viel Zeit sie haben, und Sie wollen zeigen, woher sie kommt.
- Sie möchten ein wiederverwendbares Gerüst für jede Ausschreibung, das Sie je Kategorie anpassen.
Der Plan, Aufgabe für Aufgabe
Alle Aufgaben des Diagramms mit ihrer Dauer in Arbeitstagen und dem, worauf sie warten. Eine Abhängigkeit ist eine Schrittnummer; SS bedeutet Start-zu-Start, FF Ende-zu-Ende, +n eine Verzögerung in Arbeitstagen.
| # | Aufgabe | Gruppe | Arbeitstage | Abhängig von |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Anforderungen der Stakeholder sammeln | Vorbereiten | 8 | |
| 2 | Bewertungskriterien und Gewichtung festlegen | Vorbereiten | 4 | 1SS+4 |
| 3 | Longlist der Anbieter erstellen | Vorbereiten | 5 | 1 |
| 4 | RFP-Dokument entwerfen | Entwerfen und versenden | 8 | 1, 2 |
| 5 | Prüfung durch Recht und Einkauf | Entwerfen und versenden | 5 | 4SS+4 |
| 6 | RFP zur Versendung freigegeben | Entwerfen und versenden | Meilenstein | 3, 4, 5 |
| 7 | RFP an Anbieter senden | Angebotsfrist | 1 | 6 |
| 8 | Fragen und Antworten der Anbieter | Angebotsfrist | 10 | 7 |
| 9 | Anbieter erstellen Angebote | Angebotsfrist | 20 | 7 |
| 10 | Abgabefrist für Angebote | Angebotsfrist | Meilenstein | 8FF, 9 |
| 11 | Formale Prüfung der Angebote | Bewerten | 2 | 10 |
| 12 | Technische Bewertung | Bewerten | 8 | 11 |
| 13 | Kommerzielle Bewertung | Bewerten | 6 | 11 |
| 14 | Shortlist festgelegt | Bewerten | Meilenstein | 12, 13 |
| 15 | Präsentationen der Shortlist | Bewerten | 5 | 14 |
| 16 | Verhandlung und Best and Final Offers | Zuschlag und Übergabe | 8 | 15 |
| 17 | Zuschlagsentscheidung | Zuschlag und Übergabe | Meilenstein | 16 |
| 18 | Vertragsentwurf und Unterzeichnung | Zuschlag und Übergabe | 10 | 17 |
| 19 | Übergabe an das Onboarding | Zuschlag und Übergabe | 5 | 18SS+6 |
So funktioniert es
Zuerst die Angebotsfrist festlegen
Entscheiden Sie, wie viele Arbeitstage die Anbieter brauchen oder erhalten müssen, und tragen Sie das als Dauer von „Anbieter erstellen Angebote“ ein. Alles nach der Abgabefrist hängt davon ab.
Kriterien und Anforderungen überlappen
Verknüpfen Sie „Bewertungskriterien und Gewichtung festlegen“ mit „Anforderungen der Stakeholder sammeln“ Start-zu-Start mit Versatz, statt auf endgültige Anforderungen zu warten.
Den Entwurf prüfen, während er entsteht
Lassen Sie „Prüfung durch Recht und Einkauf“ einige Tage nach dem Start von „RFP-Dokument entwerfen“ beginnen, sodass Abschnitte geprüft werden, sobald sie fertig sind.
Die Fragenphase innerhalb der Angebotsfrist halten
Verknüpfen Sie „Fragen und Antworten der Anbieter“ Ende-zu-Ende mit „Abgabefrist für Angebote“, damit Antworten nicht nach dem Abgabetermin der Anbieter geplant werden.
Parallel bewerten, dann die Shortlist bilden
Geben Sie technischer und kommerzieller Bewertung eigene Aufgaben mit eigenen Verantwortlichen und lassen Sie „Shortlist festgelegt“ auf beide warten.
Die Übergabe vor der Unterschrift planen
Lassen Sie „Übergabe an das Onboarding“ mitten im Vertragsentwurf mit einer Start-zu-Start-Verknüpfung beginnen, damit die Umsetzungsteams früh vom Zuschlag erfahren.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange dauert eine RFP?
Das hängt von Umfang, Organisation und geltenden Regeln ab. Der Beispielplan dieser Vorlage hat etwa 17 Arbeitstage Vorbereitung, eine Angebotsfrist von 20 Tagen, dann Bewertung, Präsentationen, Verhandlung und Vertrag. Ersetzen Sie jede Dauer durch Ihre eigene.
Wie terminiere ich die Angebotsfrist der Anbieter?
Geben Sie ihr eine Aufgabe mit einer Dauer in Arbeitstagen und machen Sie die Abgabefrist zu einem Meilenstein, der darauf wartet. Schreiben Ihre Regeln eine Mindestfrist vor, nehmen Sie mindestens diese.
Macht dieses Diagramm meine RFP vergaberechtskonform?
Nein. Es ist ein Zeitplan. Er kennt Ihre gesetzlichen Mindestfristen und Freigabeschwellen nicht, und ein Zeitplan macht eine Ausschreibung nicht regelkonform.
Wie unterscheidet es sich von der Vorlage für das Beschaffungsprojekt?
Das Gantt-Diagramm für das Beschaffungsprojekt unter /de/templates/gantt-diagramm-beschaffungsprojekt beginnt mit Business Case und Marktansprache. Dieses hier konzentriert sich auf die RFP selbst, mit paralleler Bewertung, fester Angebotsfrist und Übergabe.
Können mehrere Personen daran arbeiten?
Ja. Teilen Sie das Diagramm mit Bearbeitungs- oder Ansichtsrecht und tragen Sie den Verantwortlichen jeder Aufgabe in der Spalte Personen ein.
