RFP-Zeitplan: Dauer der Schritte und Planung der Wartezeiten
So bauen Sie einen RFP-Zeitplan als Gantt-Diagramm: Schritte schätzen, die Angebotsfrist der Anbieter als feste Wartezeit behandeln, parallel bewerten und das Ergebnis mit dem Vertragstermin abgleichen, den Sie brauchen.
Ein RFP-Zeitplan besteht überwiegend aus wenigen langen Wartezeiten mit kurzen Aufgaben drumherum. Diese Anleitung zeigt, wie Sie jeden Schritt in Arbeitstagen schätzen, die festen Wartezeiten einplanen und den Endtermin aus dem Plan ablesen.
Kurz gesagt
- Geben Sie jeder Wartezeit eine eigene Aufgabe und machen Sie die Abgabefrist zu einem Meilenstein, der darauf wartet.
- Überlappen Sie Arbeit, die sich wirklich überlappt, mit Start-zu-Start-Verknüpfungen und Versatz.
- Bewerten Sie technisch und kommerziell parallel und bilden Sie die Shortlist, wenn beide enden.
- Schätzen Sie in ganzen Arbeitstagen (Montag bis Freitag); Feiertage werden nicht modelliert.
- Das Diagramm terminiert; es kennt Ihre Vergaberegeln und Mindestfristen nicht.
Warum sich ein RFP-Zeitplan von einer Aufgabenliste unterscheidet
Die meisten Projektaufgaben dauern so lange, wie das Team braucht. Bei einer RFP gehört der längste Block den Anbietern: Ist das Dokument verschickt, läuft die Angebotsfrist in ihrem eigenen Tempo und lässt sich durch mehr Einsatz nicht verkürzen. Dasselbe gilt für die Fragenphase und in geringerem Maß für Rechtsprüfung und Freigaben. Ein Zeitplan, der diese wie gewöhnliche Aufgaben aufführt, verbirgt, welche Termine Sie kontrollieren und welche Sie nur per Entscheidung setzen.
Im Gantt-Diagramm gehen Sie damit um, indem Sie jeder Wartezeit eine eigene Aufgabe mit einer Länge in ganzen Arbeitstagen geben und die Entscheidungen zwischen den Phasen als Meilensteine markieren, also als Aufgaben der Länge null. Dann besteht die Arbeit des Käufers aus den kurzen Aufgaben um die Wartezeiten: Anforderungen, Entwurf, Prüfung vor dem Versand sowie nach der Frist formale Prüfung, Bewertung, Verhandlung und Vertrag. Das Diagramm berechnet die Termine aus diesen Längen, sodass eine Änderung der Angebotsfrist alles Nachfolgende verschiebt.
Die Längen sind Ihre eigenen Schätzungen, die im Beispiel sind Beispiele. Manche Organisationen und öffentliche Stellen sind an Regeln gebunden, die Mindestfristen für Fragen oder Angebote festlegen. QueryChart kennt diese Regeln nicht und prüft sie nicht; entnehmen Sie die Zahlen daher Ihren eigenen Verfahren und fachlichem Rat und betrachten Sie das Diagramm nur als Zeitplan. Ein Zeitplan macht eine Ausschreibung nicht regelkonform. Das Beispiel unten baut die Käuferseite einer RFP in Stufen auf.
Die Käuferseite einer RFP, Stufe für Stufe
Neunzehn Aufgaben in fünf Gruppen, von den Anforderungen bis zur Übergabe. Öffnen Sie das Tabellenfenster, um die Zeilen hinter jeder Stufe zu sehen.
Überlappende Vorbereitung
„Anforderungen der Stakeholder sammeln“ dauert 8 Arbeitstage. „Bewertungskriterien und Gewichtung festlegen“ beginnt 4 Tage danach, und „Prüfung durch Recht und Einkauf“ beginnt 4 Tage nach „RFP-Dokument entwerfen“. Der Meilenstein „RFP zur Versendung freigegeben“ wartet auf Prüfung, Longlist und Entwurf.
Die festen Wartezeiten
„RFP an Anbieter senden“ dauert 1 Tag. „Fragen und Antworten der Anbieter“ (10 Tage) und „Anbieter erstellen Angebote“ (20 Tage) beginnen beide danach. „Abgabefrist für Angebote“ ist ein Meilenstein, der auf das Schreiben wartet und Ende-zu-Ende mit den Fragen verknüpft ist, sodass Antworten nicht darüber hinauslaufen.
Bewertung parallel
Nach „Formale Prüfung der Angebote“ (2 Tage) beginnen „Technische Bewertung“ (8 Tage) und „Kommerzielle Bewertung“ (6 Tage) gemeinsam. „Shortlist festgelegt“ ist ein Meilenstein, der auf beide wartet, und „Präsentationen der Shortlist“ dauern 5 Tage.
Zuschlag, Vertrag und Übergabe
„Verhandlung und Best and Final Offers“ dauert 8 Tage und führt zum Meilenstein „Zuschlagsentscheidung“. „Vertragsentwurf und Unterzeichnung“ dauert 10 Tage, und „Übergabe an das Onboarding“ beginnt 6 Tage danach.
So funktioniert es
Den Termin festlegen, zu dem Sie einen Vertrag brauchen
Entscheiden Sie, wann der Anbieter starten können muss. Am Ende dient er als Gegenprobe: Liegt der Endtermin des Diagramms später, muss etwas Früheres kürzer sein, überlappt werden oder entfallen.
Die Aufgaben des Käufers und die Wartezeiten auflisten
Tragen Sie für jede Arbeit eine Zeile ein und für jede Wartezeit eine eigene: die Fragenphase, die Angebotsfrist und jede Freigabe, die Sie nicht kontrollieren. Geben Sie jeder eine Länge in Arbeitstagen.
Abhängigkeiten ergänzen
Tragen Sie unter „Hängt ab von“ (englisch Depends on) die Nummer der Aufgabe ein, auf die jede wartet. Nutzen Sie eine Start-zu-Start-Verknüpfung mit Versatz, wo sich Arbeit überlappt, zum Beispiel 4SS+4, und eine Ende-zu-Ende-Verknüpfung, wo etwas nicht nach etwas anderem enden darf.
Die Entscheidungen als Meilensteine markieren
Geben Sie Versandfreigabe, Abgabefrist, Shortlist und Zuschlag die Dauer 0, sodass jede eine Raute ist, auf die spätere Aufgaben warten.
Nach Phase gruppieren und Verantwortliche benennen
Nutzen Sie Gruppe für Vorbereitung, Angebotsfrist, Bewertung und Zuschlag und tragen Sie die verantwortliche Person jeder Aufgabe unter Personen ein.
Die Termine testen und teilen
Ändern Sie die Angebotsfrist oder die Bewertungsdauer und beobachten Sie, wie der Zuschlagstermin wandert. Schalten Sie im Menü Ansicht den kritischen Pfad ein, um zu sehen, welche Aufgaben den Endtermin bestimmen, und teilen oder exportieren Sie dann das Diagramm.
Häufige Fehler
Die Angebotsfrist für verkürzbar halten
Brauchen die Anbieter eine bestimmte Zeit, verschiebt eine Kürzung im Plan nur das Problem. Kürzen Sie, was der Käufer kontrolliert: Entwurf, Prüfung und Bewertung.
Vergessen, dass Bewertende noch andere Aufgaben haben
Acht Arbeitstage Bewertung im Diagramm heißen nicht, dass die Bewertenden frei sind. QueryChart hält fest, wer eine Aufgabe verantwortet, prüft aber weder Auslastung noch Verfügbarkeit.
Annehmen, der Plan decke die Regeln ab
Mindestfristen, Freigabeschwellen und Stillhaltefristen unterscheiden sich zwischen Organisationen. Das Diagramm terminiert jede Länge, die Sie eintippen; legen Sie sie daher nach Ihren eigenen Regeln fest.
Feiertage ignorieren
Arbeitstage sind Montag bis Freitag, Feiertage werden nicht modelliert. Umfasst eine Angebotsfrist einen Feiertag, addieren Sie die zusätzlichen Tage zur Dauer.
RFP-Zeitplan erstellen
Öffnen Sie den RFP-Projektplan als eigenes Diagramm, legen Sie Angebotsfrist und Bewertungsdauer fest und lesen Sie den Zuschlagstermin aus dem Plan ab.
Verwandte Anleitungen
Häufig gestellte Fragen
Wie lange sollte eine RFP dauern?
Das hängt von Umfang, Zahl der Anbieter und den für Sie geltenden Regeln ab. Bauen Sie den Plan aus Ihren eigenen Schätzungen und vergleichen Sie den Endtermin mit dem Termin, den Sie brauchen. Die Dauern im Beispiel sind Beispiele.
Wie terminiere ich eine feste Wartezeit wie die Angebotsfrist?
Geben Sie ihr eine Aufgabe mit einer Dauer in Arbeitstagen und machen Sie die Abgabefrist zu einem Meilenstein, der davon abhängt. Alles nach der Frist ergibt sich dann aus dieser Länge.
Kann mir das Diagramm die gesetzliche Mindestfrist nennen?
Nein. QueryChart kennt Vergaberegeln nicht und prüft keine Fristen. Entnehmen Sie sie Ihren eigenen Verfahren oder Beratern und tragen Sie sie als Dauern ein.
Wie zeige ich technische und kommerzielle Bewertung parallel?
Lassen Sie beide Aufgaben von derselben früheren Aufgabe abhängen, zum Beispiel der formalen Prüfung, und den Shortlist-Meilenstein von beiden. Die längere der beiden bestimmt den Termin.
Gibt es eine Vorlage zum Starten?
Ja. Die Vorlage für das RFP-Projekt unter /de/templates/gantt-diagramm-ausschreibung-rfp enthält den Plan aus dem Beispiel, und /de/templates/gantt-diagramm-beschaffungsprojekt deckt die Phase davor ab.
