Planning d'une RFP : durée de chaque étape et planification des attentes
Comment construire le planning d'une RFP avec un diagramme de Gantt : estimer chaque étape, traiter le délai de réponse des fournisseurs comme une attente fixe, évaluer en parallèle et comparer la date de fin à celle du contrat.
Le planning d'une RFP est surtout quelques longues attentes entourées de tâches courtes. Ce guide montre comment estimer chaque étape en jours ouvrés, planifier les attentes fixes et lire la date de fin dans le plan.
En bref
- Donnez à chaque attente sa propre tâche, et faites de l'échéance un jalon qui l'attend.
- Chevauchez ce qui se chevauche vraiment avec des liens début à début et des décalages.
- Menez les évaluations technique et commerciale en parallèle et présélectionnez quand les deux sont terminées.
- Estimez en jours ouvrés entiers (du lundi au vendredi) ; les jours fériés ne sont pas modélisés.
- Le diagramme planifie ; il ne connaît ni vos règles d'achat ni vos délais minimaux.
Pourquoi le planning d'une RFP diffère d'une liste de tâches
La plupart des tâches d'un projet durent aussi longtemps que l'équipe y met de temps. Dans une RFP, le bloc le plus long appartient aux fournisseurs : une fois le document envoyé, le délai de réponse s'écoule à son propre rythme et ne se raccourcit pas en travaillant davantage. Il en va de même de la période de questions et, à un moindre degré, de la revue juridique et des approbations. Une frise qui présente ces éléments comme des tâches ordinaires masque les dates que vous maîtrisez et celles que vous ne fixez que par choix.
Pour les traiter dans un diagramme de Gantt, donnez à chaque attente sa propre tâche avec une durée en jours ouvrés entiers, et marquez les décisions entre phases comme des jalons, c'est-à-dire des tâches de durée zéro. Le travail de l'acheteur devient alors les tâches courtes autour des attentes : besoins, rédaction, revue avant envoi, puis contrôles de conformité, évaluation, négociation et contrat après l'échéance. Le diagramme calcule les dates à partir de ces durées : modifier le délai de réponse décale donc tout ce qui suit.
Les durées sont vos propres estimations, et celles de l'exemple sont indicatives. Certaines organisations et administrations publiques sont soumises à des règles qui fixent des délais minimaux pour les questions ou les réponses. QueryChart ne connaît pas ces règles et ne les vérifie pas : prenez les chiffres dans vos propres procédures et conseils, et ne voyez dans le diagramme qu'un planning. Une frise ne rend pas un appel d'offres conforme. L'exemple ci-dessous construit par étapes le côté acheteur d'une RFP.
Le côté acheteur d'une RFP, étape par étape
Dix-neuf tâches en cinq groupes, des besoins à la passation. Ouvrez le panneau tableur pour voir les lignes derrière chaque étape.
Une préparation en chevauchement
« Recueillir les besoins des parties prenantes » dure 8 jours ouvrés. « Convenir des critères d'évaluation et des pondérations » démarre 4 jours après son début, et « Revue juridique et achats » démarre 4 jours après le début de « Rédiger le document de RFP ». Le jalon « RFP approuvée pour envoi » attend la revue, la liste longue et la rédaction.
Les attentes fixes
« Envoyer la RFP aux fournisseurs » dure 1 jour. « Questions et réponses des fournisseurs » (10 jours) et « Rédaction des réponses par les fournisseurs » (20 jours) démarrent toutes deux ensuite. « Date limite de réponse » est un jalon qui attend la rédaction et qui est lié en fin à fin aux questions, de sorte que les réponses ne peuvent pas le dépasser.
Évaluation en parallèle
Après « Contrôle de conformité des réponses » (2 jours), « Évaluation technique » (8 jours) et « Évaluation commerciale » (6 jours) démarrent ensemble. « Présélection arrêtée » est un jalon qui attend les deux, et « Démonstrations des présélectionnés » durent 5 jours.
Attribution, contrat et passation
« Négociation et meilleures offres finales » dure 8 jours et mène au jalon « Décision d'attribution ». « Rédaction et signature du contrat » dure 10 jours, et « Passation à l'équipe d'intégration » démarre 6 jours après son début.
Comment cela fonctionne
Fixez la date où il vous faut un contrat
Décidez quand le fournisseur doit pouvoir commencer. Vous pouvez vous en servir comme d'un contrôle à la fin : si la fin du diagramme est plus tardive, quelque chose en amont doit être raccourci, chevauché ou supprimé.
Listez les tâches de l'acheteur et les attentes
Saisissez une ligne par travail, et une ligne distincte par attente : la période de questions, le délai de réponse et toute approbation que vous ne maîtrisez pas. Donnez à chacune une durée en jours ouvrés.
Ajoutez les dépendances
Dans Dépend de (Depends on), saisissez le numéro de la tâche que chacune attend. Utilisez un lien début à début avec un décalage là où le travail se chevauche, par exemple 4SS+4, et un lien fin à fin là où une chose ne doit pas se terminer après une autre.
Marquez les décisions comme des jalons
Donnez à l'approbation avant envoi, à la date limite de réponse, à la présélection et à l'attribution une Durée (Duration) de 0, de sorte que chacune soit un losange que les tâches suivantes attendent.
Groupez par phase et nommez les responsables
Utilisez Groupe (Group) pour la préparation, le délai de réponse, l'évaluation et l'attribution, et ajoutez dans Personnes (People) le responsable de chaque tâche.
Testez les dates et partagez
Modifiez le délai de réponse ou la durée de l'évaluation et regardez la date d'attribution bouger. Activez le chemin critique dans le menu Affichage pour voir quelles tâches fixent la fin, puis partagez le diagramme ou exportez-le.
Erreurs à éviter
Considérer le délai de réponse comme compressible
Si les fournisseurs ont besoin d'un certain temps, le raccourcir dans le plan ne fait que déplacer le problème. Raccourcissez ce que l'acheteur maîtrise : la rédaction, la revue et l'évaluation.
Oublier que les évaluateurs ont d'autres missions
Huit jours ouvrés d'évaluation sur un diagramme ne signifient pas que les évaluateurs sont disponibles. QueryChart enregistre qui est responsable d'une tâche mais ne vérifie ni la charge ni la disponibilité.
Supposer que le plan couvre les règles
Les délais minimaux, les seuils d'approbation et les périodes de suspension varient d'une organisation à l'autre. Le diagramme planifiera les durées que vous saisissez : fixez-les d'après vos propres règles.
Ignorer les jours fériés
Les jours ouvrés vont du lundi au vendredi et les jours fériés ne sont pas modélisés. Pour un délai de réponse qui couvre un jour férié, ajoutez les jours supplémentaires à la durée.
Construire un planning de RFP
Ouvrez le plan de projet RFP comme votre propre diagramme, fixez le délai de réponse et les durées d'évaluation, et lisez la date d'attribution dans le plan.
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Questions fréquentes
Combien de temps dure une RFP ?
Cela dépend du périmètre, du nombre de fournisseurs et des règles qui vous sont applicables. Construisez le plan à partir de vos propres estimations et comparez la date de fin à celle dont vous avez besoin. Les durées de l'exemple sont indicatives.
Comment planifier une attente fixe comme le délai de réponse ?
Donnez-lui une tâche avec une Durée en jours ouvrés, et faites de l'échéance un jalon qui en dépend. Tout ce qui suit l'échéance découle alors de cette durée.
Le diagramme peut-il me donner le délai légal minimal ?
Non. QueryChart ne connaît pas les règles d'achat et ne vérifie pas les délais. Prenez-les dans vos propres procédures ou auprès de vos conseillers et saisissez-les comme durées.
Comment montrer les évaluations technique et commerciale en parallèle ?
Faites dépendre les deux tâches de la même tâche antérieure, par exemple le contrôle de conformité, et faites dépendre le jalon de présélection des deux. La plus longue des deux fixe la date.
Existe-t-il un modèle pour démarrer ?
Oui. Le modèle de projet RFP (/fr/templates/diagramme-de-gantt-projet-appel-d-offres-rfp) contient le plan de l'exemple, et /fr/templates/diagramme-de-gantt-projet-d-achat couvre l'étape qui le précède.
