Cronograma de una RFP: cuánto dura cada paso y cómo programar las esperas
Cómo crear el cronograma de una RFP como diagrama de Gantt: estima cada paso, trata el plazo de respuesta de los proveedores como una espera fija, evalúa en paralelo y contrasta con la fecha en que necesitas un contrato.
El cronograma de una RFP son sobre todo unas pocas esperas largas con tareas cortas alrededor. Esta guía muestra cómo estimar cada paso en días laborables, programar las esperas fijas y leer la fecha de fin en el plan.
En resumen
- Da a cada espera su propia tarea, y haz que la fecha límite sea un hito que la espere.
- Solapa lo que de verdad se solape con enlaces de inicio a inicio y retardos.
- Evalúa en paralelo la parte técnica y la económica y elabora la lista corta cuando terminen ambas.
- Estima en días laborables enteros (de lunes a viernes); los festivos no se modelan.
- El diagrama programa; no conoce tus normas de contratación ni tus plazos mínimos.
Por qué el cronograma de una RFP no es una lista de tareas
La mayoría de las tareas de un proyecto duran lo que tarde el equipo. En una RFP, el bloque más largo es de los proveedores: una vez enviado el documento, el plazo de respuesta corre a su propio ritmo y no se acorta trabajando más. Lo mismo ocurre con el plazo de preguntas y, en menor medida, con la revisión jurídica y las aprobaciones. Un cronograma que las muestra como tareas normales oculta qué fechas controlas y cuáles solo fijas por elección.
La forma de tratarlo en un diagrama de Gantt es dar a cada espera su propia tarea con una duración en días laborables enteros y marcar como hitos, tareas de duración cero, las decisiones entre fases. Entonces el trabajo del comprador pasa a ser las tareas cortas alrededor de las esperas: requisitos, redacción, revisión antes de la emisión, y comprobaciones de cumplimiento, evaluación, negociación y contrato después de la fecha límite. El diagrama calcula las fechas a partir de esas duraciones, así que un cambio en el plazo de respuesta mueve todo lo que viene después.
Las duraciones son estimaciones tuyas, y las del ejemplo son ilustrativas. Algunas organizaciones y organismos públicos están sujetos a normas que fijan plazos mínimos para preguntas o respuestas. QueryChart no conoce esas normas ni las comprueba, así que toma los números de tus propios procedimientos y asesoramiento, y trata el diagrama solo como un cronograma. Un cronograma no hace que una licitación sea conforme. El ejemplo siguiente construye por etapas la parte del comprador de una RFP.
La parte del comprador de una RFP, etapa por etapa
Diecinueve tareas en cinco grupos, de los requisitos al traspaso. Abre el panel de la hoja de cálculo para ver las filas que hay detrás de cada etapa.
Preparación con solapes
«Recoger requisitos de las partes interesadas» dura 8 días laborables. «Acordar criterios de evaluación y ponderaciones» empieza 4 días después de su inicio, y «Revisión jurídica y de compras» empieza 4 días después del inicio de «Redactar el documento de la RFP». El hito «RFP aprobada para su emisión» espera a la revisión, a la lista larga y al borrador.
Las esperas fijas
«Enviar la RFP a los proveedores» dura 1 día. «Preguntas y respuestas de proveedores» (10 días) y «Los proveedores redactan sus respuestas» (20 días) empiezan ambas después. «Fecha límite de respuesta» es un hito que espera a la redacción y está enlazado de fin a fin con las preguntas, de modo que las respuestas no pueden pasarse de ella.
Evaluación en paralelo
Tras «Comprobar el cumplimiento de las respuestas» (2 días), «Evaluación técnica» (8 días) y «Evaluación económica» (6 días) empiezan a la vez. «Lista corta acordada» es un hito que espera a ambas, y «Demostraciones de la lista corta» duran 5 días.
Adjudicación, contrato y traspaso
«Negociación y ofertas finales» dura 8 días y lleva al hito «Decisión de adjudicación». «Redacción y firma del contrato» dura 10 días, y «Traspaso a la incorporación» empieza 6 días después de su inicio.
Cómo funciona
Fija la fecha en que necesitas un contrato
Decide cuándo debe poder empezar el proveedor. Puedes usarla como comprobación al final: si el fin del diagrama es posterior, algo anterior tiene que acortarse, solaparse o recortarse.
Enumera las tareas del comprador y las esperas
Introduce una fila por cada trabajo y una fila aparte por cada espera: el plazo de preguntas, el plazo de respuesta y cualquier aprobación que no controles. Da a cada una una duración en días laborables.
Añade dependencias
En Depende de (Depends on), introduce el número de la tarea que espera cada una. Usa un enlace de inicio a inicio con retardo donde el trabajo se solape, por ejemplo 4SS+4, y un enlace de fin a fin donde algo no deba terminar después de otra cosa.
Marca las decisiones como hitos
Da a la aprobación para emitir, a la fecha límite de respuesta, a la lista corta y a la adjudicación una Duración (Duration) de 0, para que cada una sea un rombo que esperen las tareas posteriores.
Agrupa por fase y nombra responsables
Usa Grupo (Group) para preparación, plazo de respuesta, evaluación y adjudicación, y añade a la persona responsable de cada tarea en Personas (People).
Prueba las fechas y comparte
Cambia el plazo de respuesta o la duración de la evaluación y observa cómo se mueve la fecha de adjudicación. Activa la ruta crítica en el menú Ver para ver qué tareas marcan el final, y después comparte el diagrama o expórtalo.
Errores que debes evitar
Tratar el plazo de respuesta como algo que se puede acortar
Si los proveedores necesitan un tiempo, acortarlo en el plan solo traslada el problema. Acorta lo que controla el comprador: la redacción, la revisión y la evaluación.
Olvidar que los evaluadores tienen otros trabajos
Ocho días laborables de evaluación en un diagrama no dicen que los evaluadores estén libres. QueryChart registra quién es responsable de una tarea, pero no comprueba la carga de trabajo ni la disponibilidad.
Suponer que el plan cubre las normas
Los plazos mínimos, los umbrales de aprobación y los periodos de espera obligatorios difieren entre organizaciones. El diagrama programará las duraciones que escribas, así que fíjalas según tus propias normas.
Ignorar los festivos
Los días laborables son de lunes a viernes y los festivos no se modelan. Para un plazo de respuesta que abarque un festivo, suma los días extra a la duración.
Crea un cronograma de RFP
Abre el plan de proyecto de RFP como diagrama propio, fija el plazo de respuesta y la duración de la evaluación, y lee la fecha de adjudicación en el plan.
Guías relacionadas
Preguntas frecuentes
¿Cuánto debe durar una RFP?
Depende del alcance, del número de proveedores y de las normas que te apliquen. Construye el plan con tus propias estimaciones y compara la fecha de fin con la fecha que necesitas. Las duraciones del ejemplo son ilustrativas.
¿Cómo programo una espera fija como el plazo de respuesta?
Dale una tarea con una Duración en días laborables y haz que la fecha límite sea un hito que dependa de ella. Todo lo posterior a la fecha límite se deriva entonces de esa duración.
¿Puede el diagrama decirme el plazo mínimo legal?
No. QueryChart no conoce las normas de contratación y no comprueba plazos. Tómalos de tus propios procedimientos o asesores e introdúcelos como duraciones.
¿Cómo muestro en paralelo la evaluación técnica y la económica?
Haz que ambas tareas dependan de la misma tarea anterior, por ejemplo la comprobación de cumplimiento, y que el hito de lista corta dependa de las dos. La más larga marca la fecha.
¿Hay una plantilla de la que partir?
Sí. La plantilla de proyecto de RFP en /es/templates/diagrama-de-gantt-rfp contiene el plan usado en el ejemplo, y /es/templates/diagrama-de-gantt-proyecto-de-compras cubre la etapa anterior.
