RFP-tidsplan: hvor lang tid hvert trin tager, og hvordan du planlægger ventetid
Sådan bygger du en RFP-tidsplan som Gantt-diagram: estimér hvert trin, behandl leverandørernes svarperiode som en fast ventetid, kør evalueringen parallelt, og sammenlign slutdatoen med den dato, du skal have en kontrakt.
En RFP-tidsplan er mest nogle få lange ventetider med korte opgaver omkring. Guiden viser, hvordan du estimerer hvert trin i arbejdsdage, planlægger de faste ventetider og aflæser slutdatoen i planen.
Kort fortalt
- Giv hver ventetid sin egen opgave, og gør fristen til en milepæl, der venter på den.
- Lad arbejde, der reelt overlapper, overlappe med start-til-start-afhængigheder og forskydninger.
- Kør teknisk og kommerciel evaluering parallelt, og lav kortlisten, når begge er færdige.
- Estimér i hele arbejdsdage (mandag til fredag); helligdage modelleres ikke.
- Diagrammet planlægger; det kender ikke dine udbudsregler eller mindsteperioder.
Hvorfor en RFP-tidsplan er anderledes end en opgaveliste
De fleste projektopgaver tager, så lang tid holdet bruger. I en RFP tilhører den længste blok leverandørerne: når dokumentet er sendt, kører svarperioden i sit eget tempo og kan ikke forkortes ved at arbejde hårdere. Det samme gælder spørgsmålsperioden og i mindre grad den juridiske gennemgang og godkendelserne. En tidsplan, der opfører dem som almindelige opgaver, skjuler, hvilke datoer du styrer, og hvilke du kun fastsætter ved valg.
Måden at håndtere det på i et Gantt-diagram er at give hver ventetid sin egen opgave med en længde i hele arbejdsdage og at markere beslutningerne mellem faserne som milepæle, opgaver med længden nul. Så bliver købers arbejde de korte opgaver omkring ventetiderne: krav, udarbejdelse, gennemgang før udsendelse og efter fristen kontrol af overholdelse, evaluering, forhandling og kontrakt. Diagrammet regner datoerne ud fra de længder, så en ændring af svarperioden flytter alt, hvad der følger efter.
Længderne er dine egne skøn, og dem i eksemplet er eksempler. Nogle organisationer og offentlige myndigheder er bundet af regler, der fastsætter mindsteperioder for spørgsmål eller svar. QueryChart kender ikke de regler og kontrollerer dem ikke, så tag tallene fra dine egne procedurer og rådgivning, og betragt diagrammet som en tidsplan og intet mere. En tidslinje gør ikke et udbud lovligt. Eksemplet nedenfor bygger købers side af en RFP i trin.
Købers side af en RFP, trin for trin
Nitten opgaver i fem grupper, fra krav til overdragelse. Åbn regnearkspanelet for at se rækkerne bag hvert trin.
Forberedelse, der overlapper
„Indsaml krav fra interessenter“ tager 8 arbejdsdage. „Aftal evalueringskriterier og vægte“ starter 4 dage inde i den, og „Juridisk og indkøbsmæssig gennemgang“ starter 4 dage inde i „Udarbejd RFP-dokument“. Milepælen „RFP godkendt til udsendelse“ venter på gennemgangen, den lange liste og udkastet.
De faste ventetider
„Send RFP til leverandører“ tager 1 dag. „Leverandørspørgsmål og svar“ (10 dage) og „Leverandører skriver svar“ (20 dage) starter begge efter den. „Svarfrist“ er en milepæl, der venter på skrivningen og er forbundet slut-til-slut med spørgsmålene, så svar ikke kan løbe længere end den.
Evaluering parallelt
Efter „Kontrol af svarenes overholdelse“ (2 dage) starter „Teknisk evaluering“ (8 dage) og „Kommerciel evaluering“ (6 dage) sammen. „Kortliste aftalt“ er en milepæl, der venter på begge, og „Demonstrationer for kortlisten“ tager 5 dage.
Tildeling, kontrakt og overdragelse
„Forhandling og endelige tilbud“ tager 8 dage og fører til milepælen „Tildelingsbeslutning“. „Kontraktudkast og underskrift“ tager 10 dage, og „Overdragelse til onboarding“ starter 6 dage inde i den.
Sådan fungerer det
Fastlæg den dato, du skal have en kontrakt
Beslut, hvornår leverandøren skal kunne starte. Du kan bruge den som kontrol til sidst: hvis diagrammets slutning ligger senere, skal noget tidligere gøres kortere, overlappe eller udgå.
List købers opgaver og ventetiderne
Indtast én række for hvert stykke arbejde og en separat række for hver ventetid: spørgsmålsperioden, svarperioden og enhver godkendelse, du ikke styrer. Giv hver en længde i arbejdsdage.
Tilføj afhængigheder
Skriv i Afhænger af (Depends on) nummeret på den opgave, hver enkelt venter på. Brug en start-til-start-afhængighed med en forskydning, hvor arbejdet overlapper, fx 4SS+4, og en slut-til-slut-afhængighed, hvor noget ikke må slutte efter noget andet.
Markér beslutningerne som milepæle
Giv godkendelse til udsendelse, svarfristen, kortlisten og tildelingen en varighed (Duration) på 0, så hver er en rude, som senere opgaver venter på.
Gruppér efter fase, og angiv ansvarlige
Brug Gruppe (Group) til forberedelse, svarperiode, evaluering og tildeling, og tilføj den ansvarlige for hver opgave under Personer (People).
Afprøv datoerne, og del
Ret svarperioden eller evalueringens længde, og se tildelingsdatoen flytte sig. Slå den kritiske vej til i menuen Vis for at se, hvilke opgaver der bestemmer slutningen, og del derefter diagrammet eller eksportér det.
Faldgruber du skal undgå
At behandle svarperioden som noget, der kan skrumpe
Hvis leverandørerne har brug for en vis tid, flytter det kun problemet at forkorte den i planen. Forkort det, køberen styrer: udarbejdelse, gennemgang og evaluering.
At glemme, at evaluatorerne har andre opgaver
Otte arbejdsdages evaluering i et diagram siger ikke, at evaluatorerne er ledige. QueryChart registrerer, hvem der ejer en opgave, men kontrollerer ikke arbejdsbyrde eller tilgængelighed.
At antage, at planen dækker reglerne
Mindsteperioder, godkendelsesgrænser og standstill-krav er forskellige fra organisation til organisation. Diagrammet planlægger de længder, du skriver, så fastsæt dem ud fra dine egne regler.
At ignorere helligdage
Arbejdsdage er mandag til fredag, og helligdage modelleres ikke. Ligger en svarperiode hen over en helligdag, så læg de ekstra dage til varigheden.
Byg en RFP-tidsplan
Åbn planen for RFP-projekt som dit eget diagram, sæt længderne for svarperioden og evalueringen, og aflæs tildelingsdatoen i planen.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Hvor lang tid bør en RFP tage?
Det afhænger af omfanget, antallet af leverandører og de regler, der gælder for dig. Byg planen ud fra dine egne skøn, og sammenlign slutdatoen med den dato, du har brug for. Varighederne i eksemplet er eksempler.
Hvordan planlægger jeg en fast ventetid som svarperioden?
Giv den en opgave med en varighed i arbejdsdage, og gør fristen til en milepæl, der afhænger af den. Alt efter fristen følger så af den længde.
Kan diagrammet fortælle mig den lovbestemte mindsteperiode?
Nej. QueryChart kender ikke udbudsregler og kontrollerer ikke perioder. Tag dem fra dine egne procedurer eller rådgivere, og indtast dem som varigheder.
Hvordan viser jeg teknisk og kommerciel evaluering parallelt?
Lad begge opgaver afhænge af den samme tidligere opgave, fx kontrollen af overholdelse, og lad kortlistemilepælen afhænge af begge. Den længste af de to sætter datoen.
Findes der en skabelon at starte fra?
Ja. Skabelonen til RFP-projekt på /da/templates/gantt-diagram-til-rfp-projekt indeholder planen fra eksemplet, og /da/templates/gantt-diagram-til-indkoebsprojekt dækker fasen før.
