Gantt-diagram til forandringsledelse: planlæg arbejdsstrømmene på én tidslinje
Sådan planlægger du organisatorisk forandring som Gantt-diagram: interessent-, kommunikations-, oplærings- og procesarbejde på én tidslinje, samlet i en pilot og en go/no-go, med afhængigheder, der viser samlingerne.
De fleste forandringer på arbejdspladsen er flere planer, der kører side om side: projektholdets, kommunikationsholdets og oplæringsholdets. Et Gantt-diagram til forandringsledelse lægger dem på én tidslinje, så samlingerne mellem dem bliver synlige og kan planlægges.
Kort fortalt
- Giv hver arbejdsstrøm sin egen gruppe, så de ansvarlige kan se deres egen del af planen.
- Saml arbejdsstrømmene i få reelle punkter: en godkendt case, en pilot og en go / no-go.
- Brug start-til-start-afhængigheder med en forskydning, hvor arbejdet reelt overlapper, fx design af oplæring og procesdesign.
- Planlæg de menneskelige opgaver, konsekvensvurdering, briefinger og evaluering af brugen, som opgaver; et Gantt-diagram måler ikke, hvordan folk reagerer.
- Varigheder er skøn. Tjek dem med dem, der skal udføre arbejdet.
Hvorfor lægge forandringens arbejdsstrømme på én tidslinje
En ændring i, hvordan folk arbejder, har en teknisk eller proceduremæssig halvdel og en menneskelig halvdel. Den første er en ny proces, et nyt system eller en ny struktur. Den anden handler om at sikre, at de rette personer kender til den, forstår, hvad den betyder for dem, kan gøre det nye og får støtte, når de prøver. Hver halvdel har sine egne ansvarlige og ofte sin egen tidsplan, og fejlene sidder tit mellem tidsplanerne: oplæring leveret, før processen var på plads, udmeldinger, før lederne var briefet, en go-live-dato sat uden pilot.
Et Gantt-diagram hjælper netop med det problem og kun det. Det viser, hvilke opgaver der afhænger af hvilke, hvilke der kan overlappe, og hvor planen har en fast beslutning. Det fortæller ikke, hvordan folk vil reagere, hvor stor forandringens konsekvens er, eller om forandringen er slået igennem. Det kræver skøn og belæg fra din egen organisation. Det, diagrammet kan, er at give plads til dem som opgaver, fx en konsekvensvurdering i begyndelsen og en evaluering af brugen til sidst, og gøre det klart, hvad der venter på dem.
Den brugbare struktur er en håndfuld arbejdsstrømme, hver sin gruppe, samlet i få punkter. Typiske samlinger er en godkendt forandringscase, som alt andet venter på, en pilot, der kræver oplærte personer, en færdig proces og en første runde briefinger, og en go / no-go-milepæl efter pilotten. Mellem samlingerne overlapper arbejdsstrømmene med start-til-start-afhængigheder og forskydninger, for kommunikation, design af oplæring og procesdesign følger aldrig strengt efter hinanden.
Guiden følger ikke et navngivet framework for forandringsledelse og påstår ikke noget om, hvilken tilgang der virker bedst. Du kan bruge ordforrådet fra det framework, din organisation bruger, til opgavenavnene. Eksemplet er skabelonen til forandringsledelse, bygget op i fire trin. Åbn regnearkspanelet for at se tabellen bag bjælkerne.
En forandringsplan med fem arbejdsstrømme, bygget trin for trin
Atten opgaver i fem grupper. Åbn regnearkspanelet for at se rækkerne bag hvert trin.
Forstå, hvem der er berørt, og godkend så casen
„Interessentanalyse“ tager 5 arbejdsdage, og „Vurdering af forandringens konsekvenser“ starter 3 dage inde i den, så de overlapper. „Workshop om sponsorernes opbakning“ følger vurderingen, og „Forandringscase godkendt“ har længden 0, hvilket gør den til en milepæl.
Spred ud i kommunikation, oplæring og procesarbejde
„Kommunikationsplan“ og „Redesign proces og rollebeskrivelser“ venter begge på „Forandringscase godkendt“. „Konfigurér systemændringer“ starter 5 dage inde i redesignet, og det gør „Udform undervisningsmateriale“ også, når „Analyse af oplæringsbehov“ er færdig. „Opdateringer og FAQ i bølger“ starter 5 dage inde i „Udmelding og ledergennemgange“ og varer 35 dage.
Saml arbejdsstrømmene i en pilot
„Oplæring af pilotgruppen“ venter på undervisningsmaterialet og systemændringerne. „Kør pilot med ét team“ venter på den oplæring, på „Redesign proces og rollebeskrivelser“ og på „Udmelding og ledergennemgange“. „Go / no-go-beslutning“ er en milepæl efter den.
Oplær, rul ud, og evaluér brugen
Efter go / no-go tager „Oplær de øvrige medarbejdere“ 12 arbejdsdage, og „Rul ud til alle teams“ starter 3 dage inde i den. „Støtte under stabilisering“ varer 15 dage og „Evaluering af brugen“ tager 3, et sted i planen til at se på belæg, du har indsamlet andre steder.
Sådan fungerer det
Skriv forandringen ned og dem, den berører
Start med interessenterne og konsekvenserne. Tilføj opgaver til analysen og konsekvensvurderingen, giv dem ansvarlige under Personer (People), og forbind den anden med den første med en start-til-start-afhængighed, fx 1SS+3, så de overlapper.
Tilføj en milepæl for den godkendte case
Opret en opgave med længden 0 til den beslutning, der frigiver resten af planen, og lad kommunikations- og procesopgaverne afhænge af den. Hvis sponsoren senere ændrer omfanget, vises virkningen på datoerne med det samme.
Giv hver arbejdsstrøm en gruppe
Sæt Gruppe (Group) til Kommunikation, Oplæring, Proces- og systemændringer osv. Diagrammet tegner hver som et fasebånd, og hver ansvarlig kan læse sin egen del.
Forbind arbejdsstrømmene, hvor de reelt afhænger af hinanden
Design af oplæring kan ikke blive færdigt før processen er defineret, men kan starte, mens processen tegnes. Brug start-til-start med en forskydning til det, og slut-til-start, hvor noget reelt skal være færdigt først.
Sæt en pilot og en go / no-go før udrulningen
Lad pilotten afhænge af oplærte pilotmedarbejdere, den nye proces og de første briefinger, og tilføj en milepæl efter den. Udrulningsopgaverne venter på den milepæl, så en forsinkelse i en af samlingerne flytter udrulningen.
Behold støtteperioden i planen
Tilføj opgaver til støtte efter udrulningen og til en gennemgang af, hvordan forandringen bruges. Indtast fremdrift, efterhånden som arbejdet sker. Del diagrammet med sponsoren som et link, eller eksportér det som PDF.
Faldgruber du skal undgå
At behandle kommunikationen som én udmelding
Én opgave, „meddel“, skjuler det reelle arbejde: først at briefe lederne, så at melde ud, så at gentage og besvare spørgsmål over flere uger. Flere opgaver, nogle overlappende, viser, hvad kommunikationsansvarlige faktisk bliver bedt om.
At planlægge oplæring, som om processen var færdig
Hvis processen stadig ændrer sig, vil tidligt skrevet oplæringsindhold være forkert. Lad design af oplæring afhænge af procesarbejdet eller starte midt i det, og behold afhængigheden i diagrammet, hvor alle kan se den.
At udfylde hver varighed med falsk præcision
Varigheder i hele arbejdsdage er skøn, og diagrammet kender ikke til helligdage eller fravær, da det bruger en uge fra mandag til fredag. Tjek skønnene med dem, der udfører arbejdet, og behandl slutdatoen som en prognose.
At forvente, at diagrammet viser, om forandringen er taget i brug
Diagrammet registrerer opgaver og fremdrift i forhold til dem. Det siger ikke, om folk bruger den nye arbejdsform. Indsaml det belæg andre steder, og brug evalueringsopgaven til at handle på det.
Planlæg en forandring
Åbn planen for forandringsledelse som dit eget diagram, omdøb opgaverne til din forandring, og sæt varighederne.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Følger QueryChart en bestemt model for forandringsledelse?
Nej. Skabelonen er en generisk rækkefølge af interessent-, kommunikations-, oplærings-, proces- og udrulningsopgaver. Du kan omdøbe opgaverne, så de passer til det framework, din organisation bruger.
Hvor lægger jeg en kommunikationsplan eller en oplæringsplan?
Som grupper i samme diagram, hver med sine opgaver og afhængigheder til de andre. Til en plan, der mest handler om én af dem, så start fra en mere specifik skabelon og tag de andre med.
Kan jeg følge, om forandringen er taget i brug?
Ikke i diagrammet. Det følger opgaver og fremdrift. Du kan tilføje en evalueringsopgave for brugen og opbevare belægget i de værktøjer, du allerede bruger.
Skal planen have faste datoer?
Kun hvor en dato er reelt fast, fx en go-live-dato eller en begivenhed. Ellers lad starterne være uden dato og lad afhængighederne regne datoerne ud, så en forsinkelse flytter alt, der afhænger af den. En fast start, der er i konflikt med en afhængighed, markeres.
Kan sponsoren se planen uden at redigere den?
Ja. Del diagrammet som et link med visningsadgang, eller eksportér det som vektor-PDF, PNG eller SVG.
