Sådan planlægger du en tidsplan for QMS-implementering som Gantt-diagram
Planlæg indførelsen af et kvalitetsledelsessystem eller ISO 9001 som Gantt-diagram: rækkefølgesæt gap-analyse, procedurer, oplæring og audits, og vis certificeringsorganets audits som ventetider, du ikke styrer.
En plan for QMS-implementering er mest internt arbejde i en fornuftig rækkefølge, efterfulgt af audits, hvis datoer tilhører andre. Guiden viser, hvordan du lægger det ud som Gantt-diagram uden at love et resultat, som diagrammet ikke kan give.
Kort fortalt
- En tidsplan planlægger arbejde; den får ikke et system til at leve op til noget og garanterer ikke et auditresultat.
- Rækkefølgesæt det interne arbejde efter, hvad hvert trin har brug for: dokumenter før procedurer, optegnelser før en intern audit, auditresultater før ledelsens gennemgang.
- Brug start-til-start-afhængigheder med en forskydning, hvor oplæring og skrivning af procedurer reelt overlapper.
- Vis certificeringsorganets audits som forskydninger eller ventetider, og fastlæg først datoer, når de er bekræftet.
- Mærk varigheder som skøn, og gennemgå dem efter gap-analysen.
Hvad en QMS-tidsplan kan og ikke kan fortælle dig
Et Gantt-diagram til et kvalitetsledelsessystem besvarer planlægningsspørgsmål: hvad skal ske før hvad, hvilke opgaver kan overlappe, og hvor lang tid forberedelsen kan tage, hvis varighederne er rigtige. Det besvarer ikke, om systemet lever op til en standard som ISO 9001. Det afhænger af, hvordan organisationen arbejder, og af auditten, og en plan, der slutter til tiden, kan stadig ende med fund.
Arbejdets form er ret stabil. Du vurderer, hvor du er, aftaler omfang og politik, beskriver processerne, sætter dokumentstyring op, skriver procedurer, oplærer folk, kører systemet længe nok til at skabe optegnelser, auditerer dig selv, retter det, du finder, og afholder en ledelsens gennemgang. Først derefter kommer et eksternt certificeringsorgan ind. Hvert trin har brug for noget fra det forrige: procedurer har brug for et sted at blive styret, en intern audit har brug for optegnelser, og en ledelsens gennemgang har brug for auditresultaterne.
De eksterne audits er af en anden art. Du kan bede om datoer, men du kan ikke fastsætte dem, og tiden mellem din parathed og deres besøg er en ventetid. I et Gantt-diagram vises den bedst som en forskydning på audit-opgaven, erstattet af en fast start, når organet bekræfter. Betragt hver varighed, du indtaster, som et skøn, for ingen ved på forhånd, hvor lang tid et førstegangssystem tager i en given virksomhed.
Eksemplet er skabelonen til QMS-implementering, bygget op i fire trin. Åbn regnearkspanelet for at se rækkerne.
En plan for QMS-implementering, bygget i fire trin
Atten opgaver i fire grupper. Åbn regnearkspanelet for at se rækkerne bag hvert trin.
Vurdér og beslut
„Gap-analyse mod standarden“ tager 8 arbejdsdage, „Udarbejd omfang og kvalitetspolitik“ 5 mere, og „Omfang og politik godkendt“ er en milepæl med længden 0, som opbygningsarbejdet vil vente på.
Opbyg og oplær i overlap
„Workshops om procesbeskrivelse“ og „Opsætning af dokumentstyring“ starter sammen efter godkendelsen. „Skriv procedurer og SOP'er“ starter 5 dage inde i procesbeskrivelsen og venter også på dokumentstyringen, og „Oplæring af medarbejdere i procedurer“ starter 8 dage inde i skrivningen.
Kør, auditér og gennemgå
„Kør systemet og før optegnelser“ varer 20 dage, „Intern audit“ starter 12 dage inde i den, og „Korrigerende handlinger efter audit“ og „Ledelsens gennemgang“ følger i rækkefølge. Milepælen „Klar til ekstern audit“ venter på gennemgangen og oplæringen.
Eksterne audits som ventetider
„Trin 1-audit (certificeringsorgan)“ starter 5 arbejdsdage efter parathed og „Trin 2-audit (certificeringsorgan)“ 10 dage efter „Svar på fund fra trin 1“. Forskydningerne står for organets kalender, og „Certificeringsbeslutning (deres afgørelse)“ er en milepæl, du ikke styrer.
Sådan fungerer det
List det interne arbejde i den rækkefølge, det afhænger
Skriv opgaverne fra gap-analyse til ledelsens gennemgang, og knyt hver til det, den har brug for. Dokumentstyring kommer før procedurer, og optegnelser kommer før den interne audit.
Tilføj en godkendelsesmilepæl
Giv omfang og politik en milepæl med længden 0. Opbygningen starter først efter, at nogen har besluttet, og milepælen gør det synligt.
Lad kun opgaver overlappe, hvor arbejdet reelt overlapper
Forbind oplæring med skrivning af procedurer med en start-til-start-afhængighed og en forskydning, skrevet fx som 7SS+8 i kolonnen Afhænger af (Depends on). Lad ikke trin overlappe, hvis de har brug for det forrige resultat.
Modellér certificeringsorganet som en ventetid
Læg organets audits til sidst med en forskydning efter din paratheds-milepæl. Når datoer er bekræftet, så fastlæg starten på de opgaver.
Slå den kritiske vej til, og afprøv skønnene
Slå Vis ▸ Kritisk vej til, og forlæng derefter opgaverne om optegnelser og korrigerende handlinger. Det er de opgaver, der mest sandsynligt tager længere tid end planlagt.
Del den som et skøn
Del diagrammet med ledelsen, og mærk varighederne som skøn. Opdatér dem efter gap-analysen.
Faldgruber du skal undgå
At præsentere slutdatoen som en certificeringsdato
Diagrammet kan vise, hvornår din forberedelse kunne være færdig, ikke hvornår eller om et organ certificerer.
At starte den interne audit, før der er optegnelser
En audit af et system, der knap nok har kørt, har næsten intet at undersøge.
At behandle organets audit som en almindelig opgave
Organets datoer er ikke dine at fastsætte, så vis en ventetid, og erstat den, når datoen er bekræftet.
At lade være med at afsætte tid til korrigerende handlinger
Audits finder ting, og planen bør have plads til at rette dem før ledelsens gennemgang.
Åbn QMS-Gantt-skabelonen
Åbn skabelonen, erstat varighederne med dine egne skøn, og del planen.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Kan et Gantt-diagram vise, at vi er i overensstemmelse med kravene?
Nej. Det viser planlagt arbejde og datoer. Overensstemmelse bedømmes mod standarden ved en audit, og diagrammet påvirker ikke det.
Hvor lang tid tager en QMS-implementering?
Det varierer med virksomhedens størrelse, eksisterende dokumentation og den tid, der er til rådighed. Skabelonens varigheder er eksempler; brug din gap-analyse til at sætte dine egne.
Hvordan viser jeg certificeringsorganets tidsplan?
Brug en positiv forskydning på audit-opgaverne som ventetid, og fastlæg derefter en fast start på hver, når organet bekræfter datoen.
Hvilke relaterede planer bør jeg læse?
Til selve auditten se /da/templates/iso-9001-intern-audit-proces, og til fund /da/templates/capa-proces. Til generel brug af afhængigheder se /da/guides/gantt-diagram-afhaengigheder-typer-og-forsinkelse.
