QMS-Einführung als Gantt-Diagramm planen: Zeitplan Schritt für Schritt
Planen Sie die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems oder nach ISO 9001 als Gantt-Diagramm: Lückenanalyse, Verfahren, Schulung und Audits ordnen und die Audits der Zertifizierungsstelle als Wartezeiten zeigen.
Ein Plan zur QMS-Einführung besteht überwiegend aus interner Arbeit in sinnvoller Reihenfolge, gefolgt von Audits, deren Termine jemand anderem gehören. Diese Anleitung zeigt, wie Sie das als Gantt-Diagramm anlegen, ohne ein Ergebnis zu versprechen, das das Diagramm nicht liefern kann.
Kurz gesagt
- Ein Zeitplan terminiert Arbeit; er macht ein System nicht konform und garantiert kein Auditergebnis.
- Ordnen Sie die interne Arbeit danach, was jeder Schritt braucht: Dokumentenlenkung vor Verfahren, Aufzeichnungen vor dem internen Audit, Auditergebnisse vor der Managementbewertung.
- Nutzen Sie Start-zu-Start-Verknüpfungen mit Versatz, wo sich Schulung und Verfahrensschreiben wirklich überlappen.
- Zeigen Sie die Audits der Zertifizierungsstelle als Versatz oder Wartezeit und legen Sie Termine erst fest, wenn sie bestätigt sind.
- Kennzeichnen Sie Dauern als Schätzungen und überprüfen Sie sie nach der Lückenanalyse.
Was ein QMS-Zeitplan sagen kann und was nicht
Ein Gantt-Diagramm für ein Qualitätsmanagementsystem beantwortet Terminierungsfragen: was vor was geschehen muss, welche Aufgaben sich überlappen können und wie lange die Vorbereitung dauern könnte, wenn die Dauern stimmen. Es beantwortet nicht, ob das System eine Norm wie ISO 9001 erfüllt. Das hängt davon ab, wie die Organisation arbeitet, und vom Audit, und ein Plan, der termingerecht endet, kann trotzdem mit Befunden enden.
Die Form der Arbeit ist ziemlich stabil. Sie bewerten den Stand, vereinbaren Geltungsbereich und Politik, kartieren die Prozesse, richten die Dokumentenlenkung ein, schreiben Verfahren, schulen die Menschen, betreiben das System lange genug, um Aufzeichnungen zu erzeugen, auditieren sich selbst, beheben die Befunde und halten eine Managementbewertung ab. Erst dann kommt eine externe Zertifizierungsstelle. Jeder Schritt braucht etwas vom vorherigen: Verfahren brauchen einen Ort, an dem sie gelenkt werden, ein internes Audit braucht Aufzeichnungen, und eine Managementbewertung braucht die Auditergebnisse.
Die externen Audits sind anderer Art. Sie können Termine erfragen, aber nicht festlegen, und die Zeit zwischen Ihrer Bereitschaft und deren Besuch ist eine Wartezeit. Im Gantt-Diagramm zeigen Sie sie am besten als Versatz an der Auditaufgabe, den Sie durch einen festen Start ersetzen, sobald die Stelle den Termin bestätigt. Kennzeichnen Sie jede eingegebene Dauer als Schätzung, denn niemand weiß vorab, wie lange ein erstmaliges System in einem bestimmten Unternehmen braucht.
Das Beispiel ist die Vorlage für die QMS-Einführung, in vier Stufen aufgebaut. Öffnen Sie das Tabellenfenster, um die Zeilen zu sehen.
Ein Plan zur QMS-Einführung, in vier Stufen aufgebaut
Achtzehn Aufgaben in vier Gruppen. Öffnen Sie das Tabellenfenster, um die Zeilen hinter jeder Stufe zu sehen.
Bewerten und entscheiden
„Lückenanalyse zur Norm“ dauert 8 Arbeitstage, „Geltungsbereich und Qualitätspolitik entwerfen“ weitere 5, und „Geltungsbereich und Politik freigegeben“ ist ein Meilenstein der Länge 0, auf den die Aufbauarbeit wartet.
Aufbauen und schulen, überlappend
„Workshops zur Prozesslandkarte“ und „Dokumentenlenkung einrichten“ beginnen nach der Freigabe gemeinsam. „Verfahren und SOPs schreiben“ startet 5 Tage nach Beginn der Workshops und wartet auch auf die Dokumentenlenkung, und „Schulung zu den Verfahren“ beginnt 8 Tage nach Beginn des Schreibens.
Betreiben, auditieren und bewerten
„System betreiben und Aufzeichnungen führen“ dauert 20 Tage, „Internes Audit“ beginnt 12 Tage danach, und „Korrekturmaßnahmen aus dem Audit“ sowie „Managementbewertung“ folgen der Reihe nach. Der Meilenstein „Bereit für das externe Audit“ wartet auf die Bewertung und die Schulung.
Externe Audits als Wartezeiten
„Audit Stufe 1 (Zertifizierungsstelle)“ beginnt 5 Arbeitstage nach der Bereitschaft und „Audit Stufe 2 (Zertifizierungsstelle)“ 10 Tage nach „Befunde aus Stufe 1 bearbeiten“. Die Versätze stehen für den Kalender der Stelle, und „Zertifizierungsentscheidung (deren Sache)“ ist ein Meilenstein, den Sie nicht kontrollieren.
So funktioniert es
Die interne Arbeit in der Reihenfolge ihrer Abhängigkeit auflisten
Schreiben Sie die Aufgaben von der Lückenanalyse bis zur Managementbewertung auf und verknüpfen Sie jede mit dem, was sie braucht. Die Dokumentenlenkung kommt vor den Verfahren, Aufzeichnungen kommen vor dem internen Audit.
Einen Freigabe-Meilenstein ergänzen
Geben Sie Geltungsbereich und Politik einen Meilenstein der Länge 0. Der Aufbau beginnt erst, nachdem jemand entschieden hat, und der Meilenstein macht das sichtbar.
Nur überlappen, wo sich Arbeit wirklich überlappt
Verknüpfen Sie die Schulung mit dem Schreiben der Verfahren per Start-zu-Start-Abhängigkeit mit Versatz, in der Spalte „Hängt ab von“ (englisch Depends on) zum Beispiel als 7SS+8 geschrieben. Überlappen Sie keine Schritte, die das Ergebnis des vorherigen brauchen.
Die Zertifizierungsstelle als Wartezeit abbilden
Setzen Sie die Audits der Stelle ans Ende, mit einem Versatz nach Ihrem Bereitschafts-Meilenstein. Sobald Termine bestätigt sind, legen Sie den Start dieser Aufgaben fest.
Den kritischen Pfad einschalten und die Schätzungen testen
Schalten Sie Ansicht, Kritischer Pfad ein und verlängern Sie dann die Aufgaben für Aufzeichnungen und Korrekturmaßnahmen. Sie dauern am ehesten länger als geplant.
Als Schätzung teilen
Teilen Sie das Diagramm mit der Leitung und kennzeichnen Sie die Dauern als Schätzungen. Aktualisieren Sie sie nach der Lückenanalyse.
Häufige Fehler
Das Enddatum als Zertifizierungsdatum darstellen
Das Diagramm kann zeigen, wann Ihre Vorbereitung enden könnte, nicht wann oder ob eine Stelle zertifiziert.
Das interne Audit beginnen, bevor es Aufzeichnungen gibt
Ein Audit eines Systems, das kaum gelaufen ist, hat wenig zu prüfen.
Das Audit der Stelle als normale Aufgabe behandeln
Eine normale Aufgabe mit fester Länge passt nicht, denn die Termine gehören der Stelle. Zeigen Sie eine Wartezeit und ersetzen Sie sie, sobald bestätigt.
Keine Zeit für Korrekturmaßnahmen lassen
Audits finden etwas, und der Plan sollte Raum haben, es vor der Managementbewertung zu beheben.
QMS-Gantt-Vorlage öffnen
Öffnen Sie die Vorlage, ersetzen Sie die Dauern durch Ihre eigenen Schätzungen und teilen Sie den Plan.
Verwandte Anleitungen
Häufig gestellte Fragen
Kann ein Gantt-Diagramm zeigen, dass wir konform sind?
Nein. Es zeigt geplante Arbeit und Termine. Die Konformität wird in einem Audit an der Norm beurteilt, und das Diagramm ändert daran nichts.
Wie lange dauert eine QMS-Einführung?
Das hängt von Unternehmensgröße, vorhandener Dokumentation und verfügbarer Zeit ab. Die Dauern der Vorlage sind Beispiele; legen Sie Ihre eigenen anhand Ihrer Lückenanalyse fest.
Wie zeige ich den Zeitplan der Zertifizierungsstelle?
Nutzen Sie einen positiven Versatz an den Auditaufgaben als Wartezeit und legen Sie bei jeder einen festen Start fest, sobald die Stelle den Termin bestätigt.
Welche verwandten Pläne sollte ich lesen?
Zum Audit selbst siehe /de/templates/iso-9001-internes-audit-prozess, zu den Befunden /de/templates/capa-prozess. Zur Nutzung von Abhängigkeiten allgemein siehe /de/guides/gantt-diagramm-abhaengigkeiten.
