كيف تخطط الجدول الزمني لتطبيق نظام إدارة الجودة بمخطط جانت
خطط لتطبيق نظام إدارة الجودة أو ISO 9001 بمخطط جانت: رتب تحليل الفجوات والإجراءات والتدريب والتدقيق، وأظهر تدقيقات جهة منح الشهادة كفترات انتظار لا تتحكم فيها.
خطة تطبيق نظام إدارة الجودة هي في معظمها عمل داخلي بترتيب معقول، تليه تدقيقات مواعيدها لغيرك. يبيّن هذا الدليل كيف ترتب ذلك في مخطط جانت دون أن تعد بنتيجة لا يستطيع المخطط إعطاءها.
باختصار
- الجدول الزمني يجدول العمل؛ ولا يجعل النظام مطابقاً ولا يضمن نتيجة التدقيق.
- رتّب العمل الداخلي بحسب ما تحتاجه كل خطوة: الوثائق قبل الإجراءات، والسجلات قبل التدقيق الداخلي، ونتائج التدقيق قبل مراجعة الإدارة.
- استخدم ارتباطات بداية ببداية مع فاصل زمني حيث يتداخل التدريب وكتابة الإجراءات فعلاً.
- أظهر تدقيقات جهة منح الشهادة كفواصل أو انتظار، وثبّت التواريخ فقط بعد تأكيدها.
- أبقِ المدد معلّمة كتقديرات وراجعها بعد تحليل الفجوات.
ما يستطيع جدول نظام الجودة قوله وما لا يستطيع
يجيب مخطط جانت لنظام إدارة الجودة عن أسئلة الجدولة: ما الذي يجب أن يحدث قبل ماذا، وأي المهام يمكن أن تتداخل، وكم قد يستغرق التحضير إذا كانت المدد صحيحة. ولا يجيب عن سؤال هل يطابق النظام معياراً مثل ISO 9001. فهذا يعتمد على كيفية عمل المؤسسة وعلى التدقيق، وقد تنتهي خطة تسير في موعدها بملاحظات.
شكل العمل مستقر نسبياً. تقيّم أين أنت، وتتفق على النطاق والسياسة، وترسم العمليات، وتُعدّ ضبط الوثائق، وتكتب الإجراءات، وتدرّب الناس، وتشغّل النظام وقتاً كافياً لإنتاج سجلات، وتدقق على نفسك، وتصلح ما تجده، وتعقد مراجعة للإدارة. وحينها فقط تدخل جهة خارجية لمنح الشهادة. وكل خطوة تحتاج إلى شيء من التي قبلها: تحتاج الإجراءات إلى مكان تُضبط فيه، ويحتاج التدقيق الداخلي إلى سجلات، وتحتاج مراجعة الإدارة إلى نتائج التدقيق.
التدقيقات الخارجية مختلفة في طبيعتها. يمكنك أن تطلب مواعيد لكن لا يمكنك تحديدها، والوقت بين جاهزيتك وزيارتهم انتظار. وفي مخطط جانت يظهر ذلك أفضل ما يظهر بفاصل زمني على مهمة التدقيق، يُستبدل ببداية ثابتة متى أكدت الجهة الموعد. علّم كل مدة تدخلها بأنها تقدير، لأن أحداً لا يعرف سلفاً كم يستغرق نظام يُطبَّق لأول مرة في شركة بعينها.
المثال هو قالب تطبيق نظام إدارة الجودة مبنياً في أربع مراحل. افتح لوحة جدول البيانات لترى الصفوف.
خطة تطبيق نظام إدارة الجودة، تُبنى في أربع مراحل
ثماني عشرة مهمة في أربع مجموعات. افتح لوحة جدول البيانات لترى الصفوف خلف كل مرحلة.
قيّم وقرر
تستغرق «تحليل الفجوات مقابل المعيار» 8 أيام عمل، و«صياغة النطاق وسياسة الجودة» 5 أيام أخرى، و«اعتماد النطاق والسياسة» معلم رئيسي طوله 0 ينتظره عمل البناء.
ابنِ ودرّب بتداخل
تبدأ «ورش رسم العمليات» و«إعداد ضبط الوثائق» معاً بعد الاعتماد. وتبدأ «كتابة الإجراءات وإجراءات التشغيل» بعد 5 أيام من بدء الرسم وتنتظر أيضاً ضبط الوثائق، وتبدأ «تدريب الموظفين على الإجراءات» بعد 8 أيام من بدء الكتابة.
شغّل ودقق وراجع
تستمر «تشغيل النظام وحفظ السجلات» 20 يوماً، ويبدأ «التدقيق الداخلي» بعد 12 يوماً منها، وتتبعهما «إجراءات تصحيحية من التدقيق» و«مراجعة الإدارة» بالترتيب. ويظل المعلم «الجاهزية للتدقيق الخارجي» ينتظر المراجعة والتدريب.
التدقيقات الخارجية كفترات انتظار
يبدأ «تدقيق المرحلة الأولى (جهة منح الشهادة)» بعد 5 أيام عمل من الجاهزية، ويبدأ «تدقيق المرحلة الثانية (جهة منح الشهادة)» بعد 10 أيام من «الرد على ملاحظات المرحلة الأولى». وتقوم الفواصل مقام تقويم الجهة، و«قرار منح الشهادة (بيدها)» معلم رئيسي لا تتحكم فيه.
كيف تعمل
اذكر العمل الداخلي بترتيب اعتماده
اكتب المهام من تحليل الفجوات إلى مراجعة الإدارة واربط كلاً بما يحتاجه. ضبط الوثائق قبل الإجراءات، والسجلات قبل التدقيق الداخلي.
أضف معلم اعتماد
أعطِ النطاق والسياسة معلماً رئيسياً بطول 0. فلا يبدأ البناء إلا بعد أن يقرر أحد، ويجعل المعلم ذلك ظاهراً.
تداخل حيث يتداخل العمل فعلاً فقط
اربط التدريب بكتابة الإجراءات بتبعية بداية ببداية مع فاصل زمني، تُكتب مثلاً 7SS+8 في عمود «تعتمد على» (Depends on). ولا تُداخل خطوات تحتاج إلى نتيجة السابقة.
اعرض جهة منح الشهادة كانتظار
ضع تدقيقات الجهة في النهاية بفاصل زمني بعد معلم جاهزيتك. وحين تُؤكد المواعيد ثبّت «البداية» (Start) لتلك المهام.
فعّل المسار الحرج واختبر التقديرات
فعّل «عرض» ثم «المسار الحرج»، ثم أطل مهمتي السجلات والإجراءات التصحيحية. فهاتان أكثر المهام احتمالاً لأن تستغرق أطول مما خُطط.
شاركها كتقدير
شارك المخطط مع الإدارة وعلّم المدد بأنها تقديرات. وحدّثها بعد تحليل الفجوات.
أخطاء ينبغي تجنّبها
عرض تاريخ الانتهاء كتاريخ الشهادة
يستطيع المخطط أن يُظهر متى قد ينتهي تحضيرك، لا متى تمنح جهة الشهادة ولا هل تمنحها.
بدء التدقيق الداخلي قبل وجود سجلات
تدقيق نظام لم يعمل إلا قليلاً لا يجد ما يفحصه.
معاملة تدقيق الجهة كمهمة عادية
مهمة بطول ثابت، ومواعيدها لهم لا لك، فأظهر انتظاراً واستبدله حين تتأكد المواعيد.
عدم ترك وقت للإجراءات التصحيحية
التدقيقات تجد أشياء، وينبغي أن يكون في الخطة متسع لإصلاحها قبل مراجعة الإدارة.
افتح قالب جانت لنظام الجودة
افتح القالب، واستبدل المدد بتقديراتك وشارك الخطة.
أدلة ذات صلة
الأسئلة الشائعة
هل يستطيع مخطط جانت أن يُظهر أننا متوافقون؟
لا. هو يُظهر العمل المخطط والتواريخ. والمطابقة يحكم عليها تدقيق مقابل المعيار، ولا يؤثر المخطط في ذلك.
كم يستغرق تطبيق نظام إدارة الجودة؟
يختلف بحسب حجم الشركة والوثائق القائمة والوقت المتاح. مدد القالب توضيحية؛ استخدم تحليل الفجوات لتحدد مددك.
كيف أُظهر جدول جهة منح الشهادة؟
استخدم فاصلاً زمنياً موجباً على مهام التدقيق كانتظار، ثم ثبّت «بداية» لكل منها متى أكدت الجهة الموعد.
ما الخطط ذات الصلة التي ينبغي أن أقرأها؟
لعملية التدقيق نفسها راجع /ar/templates/iso-9001/عملية-التدقيق-الداخلي، وللملاحظات راجع /ar/templates/عملية-الإجراءات-التصحيحية-والوقائية. ولاستخدام الاعتماديات عموماً راجع /ar/guides/اعتماديات-مخطط-جانت.
