قالب مخطط جانت لتطبيق نظام إدارة الجودة على نمط مشروع ISO 9001
مخطط جانت قابل للتعديل لتطبيق نظام إدارة الجودة: تحليل الفجوات والسياسة ورسم العمليات والإجراءات والتدريب والتدقيق الداخلي ومراجعة الإدارة والتدقيق الخارجي كفترات انتظار.
ما هي قالب مخطط جانت لتطبيق نظام إدارة الجودة على نمط مشروع ISO 9001؟
يجدول الجدول الزمني العمل. فهو لا يجعل نظام إدارة مطابقاً لمعيار، ولا يعد بأن يُجتاز تدقيق خارجي. ما يستطيع فعله هو أن يُظهر هل يتسع الوقت المتاح للتحضير، وأي المهام تعطل بقية العمل، وأين تعتمد الخطة على طرف خارج الشركة. وخطة تبلغ «قرار منح الشهادة (بيدها)» في يوم معين هي خطة لا نتيجة.
يضم هذا القالب أربع مجموعات: الإعداد، وبناء النظام، والتشغيل والمراجعة، وجهة منح الشهادة. تستغرق «تحليل الفجوات مقابل المعيار» 8 أيام عمل و«صياغة النطاق وسياسة الجودة» 5 أيام أخرى، وتنتهيان عند المعلم «اعتماد النطاق والسياسة». وبعده تبدأ «ورش رسم العمليات» (10 أيام) و«إعداد ضبط الوثائق» (5 أيام) معاً. وتبدأ «المخاطر وأهداف الجودة» بعد 3 أيام من بدء الرسم، وتبدأ «كتابة الإجراءات وإجراءات التشغيل» بعد 5 أيام منه لكنها تنتظر ضبط الوثائق أيضاً، ليكون للإجراءات مكان تُحفظ فيه.
تبدأ «تدريب الموظفين على الإجراءات» بعد 8 أيام من بدء الكتابة لا بعد انتهائها، فيتعلم الناس مع استقرار الإجراءات. وتنتظر «تشغيل النظام وحفظ السجلات» (20 يوماً) الإجراءات وعمل المخاطر، لأن التدقيق الداخلي يحتاج إلى سجلات ينظر فيها. ويبدأ «التدقيق الداخلي» بعد 12 يوماً من بدء تلك الفترة، ثم تتبعه بالترتيب «إجراءات تصحيحية من التدقيق» (10 أيام) و«مراجعة الإدارة» (يومان). و«الجاهزية للتدقيق الخارجي» معلم رئيسي ينتظر المراجعة والتدريب.
المجموعة الأخيرة هي جهة منح الشهادة. تبدأ «تدقيق المرحلة الأولى (جهة منح الشهادة)» بعد 5 أيام عمل من الجاهزية، وتتبعها «الرد على ملاحظات المرحلة الأولى»، وتبدأ «تدقيق المرحلة الثانية (جهة منح الشهادة)» بعد 10 أيام من ذلك الرد. هذه الفواصل الزمنية بدائل مؤقتة للانتظار حتى يتوفر تقويم الجهة. استبدلها بالمواعيد التي تعطيك إياها الجهة، وتعامل مع كل مدة في هذه الخطة على أنها توضيحية.
لتخطيط التدقيق نفسه بمزيد من التفصيل راجع /ar/templates/iso-9001/عملية-التدقيق-الداخلي و/ar/templates/عملية-التدقيق-الداخلي. ولتغييرات الإجراءات راجع /ar/templates/ضبط-تغيير-الوثيقة، ولمعالجة ما يكشفه التدقيق راجع /ar/templates/عملية-الإجراءات-التصحيحية-والوقائية.
ما الذي يغطيه هذا المخطط
في هذا القالب
- أربع مجموعات هي الإعداد وبناء النظام والتشغيل والمراجعة وجهة منح الشهادة، بـ18 مهمة وثلاثة معالم رئيسية: «اعتماد النطاق والسياسة» و«الجاهزية للتدقيق الخارجي» و«قرار منح الشهادة (بيدها)».
- سلسلة تحضير: «تحليل الفجوات مقابل المعيار» (8 أيام) و«صياغة النطاق وسياسة الجودة» (5 أيام) ومعلم الاعتماد.
- عمل بناء متداخل: «ورش رسم العمليات» و«إعداد ضبط الوثائق» و«المخاطر وأهداف الجودة»، وتبدأ «كتابة الإجراءات وإجراءات التشغيل» بعد 5 أيام من بدء الرسم وتنتظر ضبط الوثائق.
- تدريب وسجلات متزامنة: تبدأ «تدريب الموظفين على الإجراءات» بعد 8 أيام من بدء الكتابة، ويبدأ «التدقيق الداخلي» بعد 12 يوماً من بدء «تشغيل النظام وحفظ السجلات».
- تدقيقات خارجية كفترات انتظار: يحمل كل من «تدقيق المرحلة الأولى (جهة منح الشهادة)» و«تدقيق المرحلة الثانية (جهة منح الشهادة)» فاصلاً زمنياً لتوفر الجهة.
متى تستخدم هذا القالب
- تخطط لتطبيق أول لنظام إدارة جودة وتحتاج إلى إظهار المدة التي قد يستغرقها التحضير قبل التدقيق الخارجي.
- تريد أن ترى كيف تتسع المهام التالية لها: التدقيق الداخلي والإجراءات التصحيحية ومراجعة الإدارة، قبل وصول جهة منح الشهادة.
- لم تعطِ جهة منح الشهادة مواعيد بعد وتريد إظهار الاعتمادية دون اختلاقها.
- تراجع خطة قائمة وتريد التأكد من أن التدريب والسجلات والتدقيق الداخلي ليست مضغوطة معاً.
الخطة، مهمة بمهمة
جميع مهام المخطط مع مدتها بأيام العمل وما تنتظره. الاعتمادية هي رقم خطوة؛ SS تعني بداية إلى بداية، وFF نهاية إلى نهاية، و+n تأخير بأيام العمل.
| # | المهمة | المجموعة | أيام العمل | تعتمد على |
|---|---|---|---|---|
| 1 | تحليل الفجوات مقابل المعيار | الإعداد | 8 | |
| 2 | صياغة النطاق وسياسة الجودة | الإعداد | 5 | 1 |
| 3 | اعتماد النطاق والسياسة | الإعداد | معلم رئيسي | 2 |
| 4 | ورش رسم العمليات | بناء النظام | 10 | 3 |
| 5 | إعداد ضبط الوثائق | بناء النظام | 5 | 3 |
| 6 | المخاطر وأهداف الجودة | بناء النظام | 5 | 4SS+3 |
| 7 | كتابة الإجراءات وإجراءات التشغيل | بناء النظام | 15 | 4SS+5, 5 |
| 8 | تدريب الموظفين على الإجراءات | بناء النظام | 8 | 7SS+8 |
| 9 | تشغيل النظام وحفظ السجلات | التشغيل والمراجعة | 20 | 6, 7 |
| 10 | التدقيق الداخلي | التشغيل والمراجعة | 5 | 9SS+12 |
| 11 | إجراءات تصحيحية من التدقيق | التشغيل والمراجعة | 10 | 10 |
| 12 | مراجعة الإدارة | التشغيل والمراجعة | 2 | 11 |
| 13 | الجاهزية للتدقيق الخارجي | التشغيل والمراجعة | معلم رئيسي | 8, 12 |
| 14 | تدقيق المرحلة الأولى (جهة منح الشهادة) | جهة منح الشهادة | 3 | 13+5 |
| 15 | الرد على ملاحظات المرحلة الأولى | جهة منح الشهادة | 5 | 14 |
| 16 | تدقيق المرحلة الثانية (جهة منح الشهادة) | جهة منح الشهادة | 4 | 15+10 |
| 17 | إغلاق حالات عدم المطابقة المسجلة | جهة منح الشهادة | 10 | 16 |
| 18 | قرار منح الشهادة (بيدها) | جهة منح الشهادة | معلم رئيسي | 17 |
كيف تعمل
ابدأ بتحليل الفجوات
أبقِ «تحليل الفجوات مقابل المعيار» المهمة الأولى. ينبغي أن تغيّر نتائجه طول مهام البناء التي تليه.
اعتمد النطاق والسياسة قبل البناء
أبقِ المعلم «اعتماد النطاق والسياسة» كي تنتظر ورش رسم العمليات وضبط الوثائق قراراً.
دع عمل البناء يتداخل
استخدم ارتباطات بداية ببداية مع فاصل بأيام العمل لتبدأ المخاطر والإجراءات والتدريب قبل انتهاء المهمة السابقة.
أتح وقتاً للسجلات
تأكد من أن «تشغيل النظام وحفظ السجلات» طويلة بما يكفي ليكون لدى التدقيق الداخلي دليل. أطلها إن كانت العمليات تُنفَّذ نادراً.
أظهر جهة منح الشهادة كفترات انتظار
استبدل الفواصل في مهمتي التدقيق بالمواعيد التي تؤكدها الجهة. ولا تثبّت تاريخ بداية لهاتين المهمتين إلا بعد تثبيت المواعيد.
أضف المسؤولين وشارك
أضف أشخاصاً إلى كل مهمة وشارك المخطط ليرى مجلس الإدارة ما تنتظره مراجعة الإدارة ومعلم الجاهزية.
الأسئلة الشائعة
هل تضمن هذه الخطة الحصول على الشهادة؟
لا. يجدول مخطط جانت المهام. أما هل يستوفي النظام المعيار فيقرره العمل وجهة منح الشهادة، لا الجدول الزمني.
هل المدد واقعية لشركتي؟
هي توضيحية. فحجم الشركة وقدر ما هو موثق مسبقاً وعدد المواقع تغيّرها كثيراً، فأدخل مددك.
كيف أُظهر مواعيد جهة منح الشهادة؟
يستخدم القالب فواصل زمنية في مهمتي التدقيق كبدائل مؤقتة. وحين تعطيك الجهة مواعيد، ثبّت تاريخ بداية هاتين المهمتين ودع الباقي يتبعها.
هل يمكنني استخدامه لمعيار غير ISO 9001؟
نعم. يناسب هيكل تحليل الفجوات والبناء والتشغيل والمراجعة والتدقيق الخارجي معايير أنظمة إدارة أخرى. غيّر أسماء المهام لتناسبها.
