Gantt-diagram til QMS-implementering i stil med et ISO 9001-projekt
Redigerbart Gantt-diagram til at indføre et kvalitetsledelsessystem: gap-analyse, politik, procesbeskrivelse, procedurer, oplæring, intern audit, ledelsens gennemgang og den eksterne audit som ventetider.
Hvad er gantt-diagram til QMS-implementering i stil med et ISO 9001-projekt?
En tidsplan planlægger arbejde. Den får ikke et ledelsessystem til at leve op til en standard, og den kan ikke love, at en ekstern audit bliver bestået. Det, den kan, er at vise, om forberedelsen passer til den tid, du har, hvilke opgaver der holder resten tilbage, og hvor planen afhænger af nogen uden for virksomheden. En tidsplan, der når frem til „Certificeringsbeslutning (deres afgørelse)“ på en bestemt dag, er en plan og ikke et resultat.
Skabelonen har fire grupper: Forberedelse, Opbyg systemet, Drift og gennemgang samt Certificeringsorgan. „Gap-analyse mod standarden“ tager 8 arbejdsdage og „Udarbejd omfang og kvalitetspolitik“ 5 mere og ender i milepælen „Omfang og politik godkendt“. Derefter starter „Workshops om procesbeskrivelse“ (10 dage) og „Opsætning af dokumentstyring“ (5 dage) sammen. „Risici og kvalitetsmål“ starter 3 dage inde i procesbeskrivelsen, og „Skriv procedurer og SOP'er“ starter 5 dage inde i den, men venter også på dokumentstyringen, så procedurerne har et sted at ligge.
„Oplæring af medarbejdere i procedurer“ starter 8 dage inde i skrivningen frem for efter den, så folk undervises, efterhånden som procedurerne falder på plads. „Kør systemet og før optegnelser“ (20 dage) venter på procedurerne og risikoarbejdet, fordi en intern audit har brug for optegnelser at se på. „Intern audit“ starter 12 dage inde i den periode, og derefter følger „Korrigerende handlinger efter audit“ (10 dage) og „Ledelsens gennemgang“ (2 dage) i rækkefølge. „Klar til ekstern audit“ er en milepæl, der venter på gennemgangen og oplæringen.
Den sidste gruppe er certificeringsorganet. „Trin 1-audit (certificeringsorgan)“ starter 5 arbejdsdage efter parathed, „Svar på fund fra trin 1“ følger, og „Trin 2-audit (certificeringsorgan)“ starter 10 dage efter det svar. Forskydningerne er pladsholdere for ventetid på organets kalender. Erstat dem med de datoer, organet giver dig, og betragt alle varigheder i planen som eksempler.
Til en mere detaljeret planlægning af selve auditten, se /da/templates/iso-9001-intern-audit-proces og /da/templates/intern-audit-proces. Til procedureændringer, se /da/templates/dokumentaendringsstyring-workflow, og til at rette det, auditten finder, /da/templates/capa-proces.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Fire grupper, Forberedelse, Opbyg systemet, Drift og gennemgang samt Certificeringsorgan, med 18 opgaver og tre milepæle: „Omfang og politik godkendt“, „Klar til ekstern audit“ og „Certificeringsbeslutning (deres afgørelse)“.
- En forberedende kæde: „Gap-analyse mod standarden“ (8 dage), „Udarbejd omfang og kvalitetspolitik“ (5 dage) og godkendelsesmilepælen.
- Overlappende opbygningsarbejde: „Workshops om procesbeskrivelse“, „Opsætning af dokumentstyring“ og „Risici og kvalitetsmål“, hvor „Skriv procedurer og SOP'er“ starter 5 dage inde i procesbeskrivelsen og venter på dokumentstyringen.
- Oplæring og optegnelser i takt: „Oplæring af medarbejdere i procedurer“ starter 8 dage inde i skrivningen, og „Intern audit“ starter 12 dage inde i „Kør systemet og før optegnelser“.
- Eksterne audits som ventetider: „Trin 1-audit (certificeringsorgan)“ og „Trin 2-audit (certificeringsorgan)“ har hver en forskydning for organets ledighed.
Hvornår du skal bruge skabelonen
- Du planlægger en første QMS-implementering og skal vise, hvor lang tid forberedelsen kan tage før en ekstern audit.
- Du vil se, hvordan den interne audit, de korrigerende handlinger og ledelsens gennemgang passer ind, før certificeringsorganet kommer.
- Et certificeringsorgan har endnu ikke givet datoer, og du vil vise afhængigheden uden at opfinde dem.
- Du gennemgår en eksisterende plan og vil kontrollere, at oplæring, optegnelser og intern audit ikke er klemt sammen.
Planen, opgave for opgave
Alle opgaver i diagrammet med længde i arbejdsdage og det, de venter på. En afhængighed er et trinnummer; SS er start-til-start, FF er slut-til-slut, og +n er en forsinkelse i arbejdsdage.
| # | Opgave | Gruppe | Arbejdsdage | Afhænger af |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Gap-analyse mod standarden | Forberedelse | 8 | |
| 2 | Udarbejd omfang og kvalitetspolitik | Forberedelse | 5 | 1 |
| 3 | Omfang og politik godkendt | Forberedelse | Milepæl | 2 |
| 4 | Workshops om procesbeskrivelse | Opbyg systemet | 10 | 3 |
| 5 | Opsætning af dokumentstyring | Opbyg systemet | 5 | 3 |
| 6 | Risici og kvalitetsmål | Opbyg systemet | 5 | 4SS+3 |
| 7 | Skriv procedurer og SOP'er | Opbyg systemet | 15 | 4SS+5, 5 |
| 8 | Oplæring af medarbejdere i procedurer | Opbyg systemet | 8 | 7SS+8 |
| 9 | Kør systemet og før optegnelser | Drift og gennemgang | 20 | 6, 7 |
| 10 | Intern audit | Drift og gennemgang | 5 | 9SS+12 |
| 11 | Korrigerende handlinger efter audit | Drift og gennemgang | 10 | 10 |
| 12 | Ledelsens gennemgang | Drift og gennemgang | 2 | 11 |
| 13 | Klar til ekstern audit | Drift og gennemgang | Milepæl | 8, 12 |
| 14 | Trin 1-audit (certificeringsorgan) | Certificeringsorgan | 3 | 13+5 |
| 15 | Svar på fund fra trin 1 | Certificeringsorgan | 5 | 14 |
| 16 | Trin 2-audit (certificeringsorgan) | Certificeringsorgan | 4 | 15+10 |
| 17 | Luk afvigelser fra auditten | Certificeringsorgan | 10 | 16 |
| 18 | Certificeringsbeslutning (deres afgørelse) | Certificeringsorgan | Milepæl | 17 |
Sådan fungerer det
Start med gap-analysen
Behold „Gap-analyse mod standarden“ som den første opgave. Dens fund bør ændre længden på de opbygningsopgaver, der følger.
Godkend omfang og politik før opbygning
Behold milepælen „Omfang og politik godkendt“, så procesbeskrivelse og dokumentstyring venter på en beslutning.
Lad opbygningsarbejdet overlappe
Brug start-til-start-afhængigheder med en forskydning i arbejdsdage, så risici, procedurer og oplæring begynder, før den forrige opgave er færdig.
Afsæt tid til optegnelser
Kontrollér, at „Kør systemet og før optegnelser“ er lang nok til, at den interne audit har belæg. Forlæng den, hvis processerne sjældent kører.
Vis certificeringsorganet som ventetider
Erstat forskydningerne på de to audit-opgaver med de datoer, organet bekræfter. Fastlæg først en start på disse opgaver, når datoerne er faste.
Tilføj ansvarlige og del
Tilføj personer til hver opgave, og del diagrammet, så ledelsen kan se, hvad gennemgangen og paratheds-milepælen venter på.
Ofte stillede spørgsmål
Garanterer planen certificering?
Nej. Et Gantt-diagram planlægger opgaver. Om systemet lever op til standarden, afgøres af arbejdet og af certificeringsorganet og ikke af tidsplanen.
Er varighederne realistiske for min virksomhed?
De er eksempler. Virksomhedens størrelse, hvor meget der allerede er dokumenteret, og hvor mange lokationer der er, ændrer dem meget, så indtast dine egne.
Hvordan viser jeg certificeringsorganets datoer?
Skabelonen bruger forskydninger på audit-opgaverne som pladsholdere. Når organet giver dig datoer, fastlæg starten på de opgaver og lad resten følge med.
Kan jeg bruge den til en anden standard end ISO 9001?
Ja. Strukturen med gap-analyse, opbygning, drift, gennemgang og ekstern audit passer til andre standarder for ledelsessystemer. Omdøb opgaverne, så de passer.
