Gantt-diagram til CAPA: plan for korrigerende og forebyggende handlinger
Redigerbart CAPA-Gantt-diagram: inddæmning, belæg og rodårsag, en godkendt handlingsplan, korrigerende og forebyggende handlinger, et vindue for effektivitetskontrol og lukningsgennemgang med afhængigheder og milepæle.
Hvad er gantt-diagram til CAPA: plan for korrigerende og forebyggende handlinger?
En CAPA-plan er en række tilsagn, og de fleste af dem har datoer, som andre end kvalitetsafdelingen bestemmer. Inddæmning skal ske nu, undersøgelsen tager den tid, belægget kræver, handlingerne venter på godkendelse, og effektivitetskontrollen kan ikke starte, før handlingerne er på plads, og noget produktion, nogle ordrer eller audits er gået forbi. En liste af handlinger med frister skjuler, hvordan de afhænger af hinanden. En tidslinje viser, hvilken dato der flytter sig, når en anden gør det.
Skabelonen har fire faser: Inddæm og undersøg, Planlæg og godkend, Gennemfør samt Verificér og luk. „Opret CAPA og udpeg ansvarlig“ er den eneste startopgave. „Inddæmmende handlinger“ og „Indsaml belæg og registreringer“ kører derefter side om side, så inddæmningen ikke venter på undersøgelsen. „Rodårsag bekræftet“ er en milepæl, der venter på både „Rodårsagsanalyse“ og „Inddæmning bekræftet“, så problemet ikke erklæres forstået, mens det stadig spreder sig.
I planfasen starter „Undersøg andre processer for årsagen“ en arbejdsdag efter, at „Udarbejd korrigerende handlinger“ starter, fordi man godt kan lede efter den samme årsag andre steder, uden at udkastet er færdigt. „Definér forebyggende handlinger“ følger, og milepælen „Handlingsplan godkendt“ venter på både de korrigerende og de forebyggende handlinger. Gennemførelsen er to parallelle spor: „Opdatér procedure og arbejdsinstruks“ efterfulgt af „Oplær berørte medarbejdere“ og „Ret udstyr, værktøj eller leverandørinput“. Milepælen „Handlinger gennemført“ venter på begge.
„Vindue for effektivitetskontrol“ er 20 arbejdsdage og er en ventetid, ikke arbejde: det er den tid, du giver belægget til at opbygges. „Gennemgå data for effektivitet“ er slut-til-slut med vinduet, så den slutter, når vinduet slutter, og er planlagt til vinduets sidste tre arbejdsdage. „Lukningsgennemgang“ og milepælen „CAPA lukket“ følger. Alle varigheder er eksempler. Fastsæt vinduet ud fra din proces og ikke ud fra dette eksempel: en sjælden fejl kan kræve et længere vindue end en daglig.
En tidsplan planlægger arbejdet. Den gør ikke en handling effektiv, den gør ikke organisationen i overensstemmelse med en standard eller en myndigheds forventninger, og en lukket opgave er ikke belæg for, at problemet er væk. Registreringen af, hvad der blev fundet, besluttet og verificeret, hører hjemme i dit kvalitetssystem; diagrammet viser, hvornår hver del er tænkt gennemført. Til proceslogikken, inklusive beslutningerne, se CAPA-flowchartet /da/templates/capa-proces og CAPA-forløbet /da/templates/capa-proces-korrigerende-handlinger.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Fire faser, Inddæm og undersøg, Planlæg og godkend, Gennemfør samt Verificér og luk, med 18 opgaver og fem milepæle, bl.a. „Inddæmning bekræftet“, „Rodårsag bekræftet“, „Handlingsplan godkendt“, „Handlinger gennemført“ og „CAPA lukket“.
- Inddæmning parallelt med undersøgelsen: „Inddæmmende handlinger“ og „Indsaml belæg og registreringer“ følger begge „Opret CAPA og udpeg ansvarlig“, og „Rodårsag bekræftet“ venter på „Rodårsagsanalyse“ og „Inddæmning bekræftet“.
- Et start-til-start-overlap i planlægningen: „Undersøg andre processer for årsagen“ starter en arbejdsdag efter, at „Udarbejd korrigerende handlinger“ starter, og „Definér forebyggende handlinger“ følger.
- To gennemførelsesspor, der mødes ved „Handlinger gennemført“: „Ret udstyr, værktøj eller leverandørinput“ (8 arbejdsdage) og „Opdatér procedure og arbejdsinstruks“ efterfulgt af „Oplær berørte medarbejdere“.
- En ventetid, der er en del af planen: det 20-dages „Vindue for effektivitetskontrol“, „Gennemgå data for effektivitet“, der slutter sammen med det, og derefter „Lukningsgennemgang“.
Hvornår du skal bruge skabelonen
- Du har en CAPA, et audit-fund eller en afvigelse og har brug for daterede tilsagn, som ansvarlige og en auditor kan se.
- Du gør en auditrapport til en handlingsplan og vil have afhængighederne mellem handlingerne og ikke kun en liste med frister.
- En leverandør eller kunde venter på en tidsplan for korrigerende handlinger, og du skal vise, hvornår inddæmning, handlinger og effektivitetskontrol falder.
- Du vil se, hvordan en sen rodårsag eller en sen godkendelse flytter den tidligst mulige lukningsdato.
Planen, opgave for opgave
Alle opgaver i diagrammet med længde i arbejdsdage og det, de venter på. En afhængighed er et trinnummer; SS er start-til-start, FF er slut-til-slut, og +n er en forsinkelse i arbejdsdage.
| # | Opgave | Gruppe | Arbejdsdage | Afhænger af |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Opret CAPA og udpeg ansvarlig | Inddæm og undersøg | 1 | |
| 2 | Inddæmmende handlinger | Inddæm og undersøg | 2 | 1 |
| 3 | Inddæmning bekræftet | Inddæm og undersøg | Milepæl | 2 |
| 4 | Indsaml belæg og registreringer | Inddæm og undersøg | 3 | 1 |
| 5 | Rodårsagsanalyse | Inddæm og undersøg | 5 | 4 |
| 6 | Rodårsag bekræftet | Inddæm og undersøg | Milepæl | 3, 5 |
| 7 | Udarbejd korrigerende handlinger | Planlæg og godkend | 3 | 6 |
| 8 | Undersøg andre processer for årsagen | Planlæg og godkend | 4 | 7SS+1 |
| 9 | Definér forebyggende handlinger | Planlæg og godkend | 2 | 8 |
| 10 | Handlingsplan godkendt | Planlæg og godkend | Milepæl | 7, 9 |
| 11 | Opdatér procedure og arbejdsinstruks | Gennemfør | 5 | 10 |
| 12 | Ret udstyr, værktøj eller leverandørinput | Gennemfør | 8 | 10 |
| 13 | Oplær berørte medarbejdere | Gennemfør | 3 | 11 |
| 14 | Handlinger gennemført | Gennemfør | Milepæl | 12, 13 |
| 15 | Vindue for effektivitetskontrol | Verificér og luk | 20 | 14 |
| 16 | Gennemgå data for effektivitet | Verificér og luk | 3 | 15FF |
| 17 | Lukningsgennemgang | Verificér og luk | 2 | 16 |
| 18 | CAPA lukket | Verificér og luk | Milepæl | 17 |
Sådan fungerer det
Start inddæmning og belæg sammen
Behold „Inddæmmende handlinger“ og „Indsaml belæg og registreringer“ som separate opgaver, der begge følger oprettelsen af CAPA'en. Inddæmning bør ikke vente på undersøgelsen.
Gør rodårsagen til en milepæl med en betingelse
„Rodårsag bekræftet“ venter på analysen og på inddæmningen. Ret varighederne til dine egne, og se, hvornår den tidligste godkendelse er mulig.
Lad handlingerne afhænge af godkendelsen
Begge gennemførelsesspor afhænger af „Handlingsplan godkendt“. Erstat 0-dages-milepælen med en godkendelsesopgave, hvis dine godkendere skal bruge tid på at gennemgå.
Dimensionér effektivitetsvinduet bevidst
Sæt varigheden af „Vindue for effektivitetskontrol“ ud fra, hvor ofte problemet kan opstå igen, og skriv kriterierne for effektivitet i opgavenoterne, før vinduet åbner.
Tilføj ansvarlige og noter
Skriv den ansvarlige person under Personer og belægget eller referencenummeret i opgavenoterne. Diagrammet viser så, hvem der skal gøre hvad og hvornår.
Del, eksportér og opdatér fremdrift
Del diagrammet, så de ansvarlige kan se det, registrér fremdrift undervejs, og eksportér en PDF til CAPA-mappen, når du skal bruge et øjebliksbillede.
Ofte stillede spørgsmål
Gør en CAPA-tidsplan os i overensstemmelse med kravene?
Nej. En tidsplan planlægger arbejdet. Overensstemmelse og effektivitet afhænger af, hvad der gøres, hvordan det verificeres, og hvad der registreres i dit kvalitetssystem, ikke af at en plan har datoer.
Hvor langt bør vinduet for effektivitetskontrol være?
Det afhænger af, hvor ofte problemet kan opstå, og hvordan du vil vide, at det ikke har gjort det. De 20 arbejdsdage i skabelonen er et eksempel. Fastsæt dit eget ud fra din proces og din standard eller dit kundekrav.
Kan jeg bruge den til en handlingsplan efter audit?
Ja. Læg hvert funds handlinger ind som opgaver, gruppér dem efter fund eller ansvarlig, og knyt dem til godkendelsen og verificeringen. Omdøb faserne, så de passer. Til selve auditprocessen, se /da/templates/intern-audit-proces og /da/templates/audit-tjekliste-proces.
Hvad hvis den korrigerende handling ejes af en leverandør?
Tilføj leverandørens handlinger som opgaver med leverandøren som person, og lad din gennemgang af deres belæg afhænge af dem. Se /da/templates/korrigerende-handling-hos-leverandoer-scar for procesdelen.
Kan jeg ændre datoerne, når planen skrider?
Ret en varighed eller en afhængighed, så flytter datoerne sig. QueryChart gemmer ikke en baseline til sammenligning, så eksportér en PDF, hvis du vil beholde den tidligere version.
