CAPA-Gantt-Diagramm: Vorlage für Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen
Bearbeitbares CAPA-Gantt-Diagramm: Eindämmung, Nachweise und Ursache, freigegebener Maßnahmenplan, Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen, Zeitfenster der Wirksamkeitsprüfung und Abschlussprüfung mit Abhängigkeiten.
Was ist CAPA-Gantt-Diagramm: vorlage für korrektur- und vorbeugemaßnahmen?
Ein CAPA-Plan besteht aus Zusagen, und die meisten davon werden nicht vom Qualitätsteam terminiert. Die Eindämmung muss sofort erfolgen, die Untersuchung dauert so lange, wie die Nachweise es erlauben, die Maßnahmen warten auf die Freigabe, und die Wirksamkeitsprüfung kann erst beginnen, wenn die Maßnahmen umgesetzt sind und etwas Produktion, Aufträge oder Audits vergangen sind. Eine Maßnahmenliste mit Fälligkeitsdaten verbirgt, wie diese voneinander abhängen. Ein Zeitplan zeigt, welcher Termin sich verschiebt, wenn ein anderer wandert.
Die Vorlage hat vier Phasen: Eindämmen und untersuchen, Planen und freigeben, Umsetzen sowie Prüfen und abschließen. „CAPA eröffnen und Verantwortlichen zuweisen“ ist die einzige Startaufgabe. „Sofortmaßnahmen zur Eindämmung“ und „Nachweise und Aufzeichnungen sammeln“ laufen dann nebeneinander, die Eindämmung wartet also nicht auf die Untersuchung. „Ursache bestätigt“ ist ein Meilenstein, der auf „Ursachenanalyse“ und „Eindämmung bestätigt“ wartet; so gilt das Problem nicht als verstanden, solange es sich noch ausbreitet.
In der Planungsphase beginnt „Ähnliche Prozesse auf die Ursache prüfen“ einen Arbeitstag nach dem Start von „Korrekturmaßnahmen entwerfen“, denn die Suche nach derselben Ursache an anderer Stelle braucht den fertigen Entwurf nicht. „Vorbeugemaßnahmen festlegen“ folgt darauf, und der Meilenstein „Maßnahmenplan freigegeben“ wartet auf Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen. Die Umsetzung besteht aus zwei parallelen Strängen: „Verfahren und Arbeitsanweisung aktualisieren“ gefolgt von „Betroffene Mitarbeitende schulen“ sowie „Anlagen, Werkzeuge oder Lieferantenmaterial korrigieren“. Der Meilenstein „Maßnahmen umgesetzt“ wartet auf beide.
Das „Zeitfenster der Wirksamkeitsprüfung“ umfasst 20 Arbeitstage und ist eine Wartezeit, keine Arbeit: die Zeit, die Sie den Nachweisen zum Entstehen geben. „Wirksamkeitsdaten auswerten“ ist Ende-zu-Ende mit dem Fenster verknüpft, endet also mit ihm und ist für dessen letzte drei Arbeitstage geplant. „Abschlussprüfung“ und der Meilenstein „CAPA abgeschlossen“ folgen. Alle Dauern sind Beispiele. Bemessen Sie das Fenster nach Ihrem Prozess, nicht nach diesem Beispiel: Ein seltener Fehler braucht ein längeres als ein täglicher.
Ein Zeitplan terminiert die Arbeit. Er macht keine Maßnahme wirksam, er macht die Organisation nicht konform mit einer Norm oder den Erwartungen einer Behörde, und eine abgehakte Aufgabe ist kein Beleg dafür, dass das Problem verschwunden ist. Die Aufzeichnung dessen, was gefunden, entschieden und verifiziert wurde, gehört in Ihr Qualitätssystem; dieses Diagramm zeigt, wann jeder Teil stattfinden soll. Zur Prozesslogik samt Entscheidungen siehe das CAPA-Flussdiagramm unter /de/templates/capa-prozess und den CAPA-Workflow unter /de/templates/capa-prozess-korrekturmassnahmen.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- Vier Phasen, Eindämmen und untersuchen, Planen und freigeben, Umsetzen sowie Prüfen und abschließen, mit 18 Aufgaben und fünf Meilensteinen, darunter „Eindämmung bestätigt“, „Ursache bestätigt“, „Maßnahmenplan freigegeben“, „Maßnahmen umgesetzt“ und „CAPA abgeschlossen“.
- Eindämmung parallel zur Untersuchung: „Sofortmaßnahmen zur Eindämmung“ und „Nachweise und Aufzeichnungen sammeln“ folgen beide auf „CAPA eröffnen und Verantwortlichen zuweisen“, und „Ursache bestätigt“ wartet auf „Ursachenanalyse“ und „Eindämmung bestätigt“.
- Eine Start-zu-Start-Überlappung in der Planung: „Ähnliche Prozesse auf die Ursache prüfen“ beginnt einen Arbeitstag nach dem Start von „Korrekturmaßnahmen entwerfen“, und „Vorbeugemaßnahmen festlegen“ folgt darauf.
- Zwei Umsetzungsstränge, die bei „Maßnahmen umgesetzt“ zusammenlaufen: „Anlagen, Werkzeuge oder Lieferantenmaterial korrigieren“ (8 Arbeitstage) sowie „Verfahren und Arbeitsanweisung aktualisieren“ gefolgt von „Betroffene Mitarbeitende schulen“.
- Eine Wartezeit als Teil des Plans: das 20-tägige „Zeitfenster der Wirksamkeitsprüfung“, „Wirksamkeitsdaten auswerten“ mit gleichem Ende, danach „Abschlussprüfung“.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Sie haben eine CAPA, ein Auditergebnis oder eine Abweichung und brauchen terminierte Zusagen, die Verantwortliche und Auditor sehen können.
- Sie machen aus einem Auditbericht einen Maßnahmenplan und wollen die Abhängigkeiten zwischen den Maßnahmen sehen, nicht nur eine Liste mit Fälligkeitsdaten.
- Ein Lieferant oder Kunde wartet auf einen Zeitplan der Korrekturmaßnahmen, und Sie müssen zeigen, wann Eindämmung, Maßnahmen und Wirksamkeitsprüfung liegen.
- Sie wollen sehen, wie eine späte Ursachenfeststellung oder eine späte Freigabe den frühestmöglichen Abschluss verschiebt.
Der Plan, Aufgabe für Aufgabe
Alle Aufgaben des Diagramms mit ihrer Dauer in Arbeitstagen und dem, worauf sie warten. Eine Abhängigkeit ist eine Schrittnummer; SS bedeutet Start-zu-Start, FF Ende-zu-Ende, +n eine Verzögerung in Arbeitstagen.
| # | Aufgabe | Gruppe | Arbeitstage | Abhängig von |
|---|---|---|---|---|
| 1 | CAPA eröffnen und Verantwortlichen zuweisen | Eindämmen und untersuchen | 1 | |
| 2 | Sofortmaßnahmen zur Eindämmung | Eindämmen und untersuchen | 2 | 1 |
| 3 | Eindämmung bestätigt | Eindämmen und untersuchen | Meilenstein | 2 |
| 4 | Nachweise und Aufzeichnungen sammeln | Eindämmen und untersuchen | 3 | 1 |
| 5 | Ursachenanalyse | Eindämmen und untersuchen | 5 | 4 |
| 6 | Ursache bestätigt | Eindämmen und untersuchen | Meilenstein | 3, 5 |
| 7 | Korrekturmaßnahmen entwerfen | Planen und freigeben | 3 | 6 |
| 8 | Ähnliche Prozesse auf die Ursache prüfen | Planen und freigeben | 4 | 7SS+1 |
| 9 | Vorbeugemaßnahmen festlegen | Planen und freigeben | 2 | 8 |
| 10 | Maßnahmenplan freigegeben | Planen und freigeben | Meilenstein | 7, 9 |
| 11 | Verfahren und Arbeitsanweisung aktualisieren | Umsetzen | 5 | 10 |
| 12 | Anlagen, Werkzeuge oder Lieferantenmaterial korrigieren | Umsetzen | 8 | 10 |
| 13 | Betroffene Mitarbeitende schulen | Umsetzen | 3 | 11 |
| 14 | Maßnahmen umgesetzt | Umsetzen | Meilenstein | 12, 13 |
| 15 | Zeitfenster der Wirksamkeitsprüfung | Prüfen und abschließen | 20 | 14 |
| 16 | Wirksamkeitsdaten auswerten | Prüfen und abschließen | 3 | 15FF |
| 17 | Abschlussprüfung | Prüfen und abschließen | 2 | 16 |
| 18 | CAPA abgeschlossen | Prüfen und abschließen | Meilenstein | 17 |
So funktioniert es
Eindämmung und Nachweise gemeinsam starten
Behalten Sie „Sofortmaßnahmen zur Eindämmung“ und „Nachweise und Aufzeichnungen sammeln“ als getrennte Aufgaben, die beide auf das Eröffnen der CAPA folgen. Die Eindämmung sollte nicht auf die Untersuchung warten.
Die Ursache zu einem Meilenstein mit Bedingung machen
„Ursache bestätigt“ wartet auf die Analyse und auf die Eindämmung. Setzen Sie Ihre eigenen Dauern ein und sehen Sie, wann die früheste Freigabe möglich ist.
Die Maßnahmen an die Freigabe binden
Beide Umsetzungsstränge hängen von „Maßnahmenplan freigegeben“ ab. Ersetzen Sie den Meilenstein mit 0 Tagen durch eine Freigabeaufgabe, wenn Ihre Freigebenden Zeit zum Prüfen brauchen.
Das Wirksamkeitsfenster bewusst bemessen
Legen Sie die Dauer von „Zeitfenster der Wirksamkeitsprüfung“ danach fest, wie oft das Problem wieder auftreten könnte, und schreiben Sie die Wirksamkeitskriterien in die Aufgabennotizen, bevor das Fenster beginnt.
Verantwortliche und Notizen ergänzen
Tragen Sie die verantwortliche Person unter Personen ein und den Nachweis oder die Referenznummer in die Aufgabennotizen. Das Diagramm zeigt dann, wer was bis wann zu tun hat.
Teilen, exportieren und Fortschritt pflegen
Teilen Sie das Diagramm, damit die Verantwortlichen es sehen, tragen Sie den Fortschritt während der Arbeit ein und exportieren Sie ein PDF für die CAPA-Akte, wenn Sie einen Stand festhalten wollen.
Häufig gestellte Fragen
Macht uns ein CAPA-Zeitplan konform?
Nein. Ein Zeitplan terminiert die Arbeit. Konformität und Wirksamkeit hängen davon ab, was getan, wie es verifiziert und was in Ihrem Qualitätssystem aufgezeichnet wird, nicht davon, dass ein Plan Termine hat.
Wie lang sollte das Zeitfenster der Wirksamkeitsprüfung sein?
Das hängt davon ab, wie oft das Problem auftreten könnte und woran Sie merken, dass es ausbleibt. Die 20 Arbeitstage der Vorlage sind ein Beispiel. Legen Sie Ihr eigenes Fenster nach Ihrem Prozess und Ihrer Norm- oder Kundenanforderung fest.
Kann ich das für einen Auditmaßnahmenplan nutzen?
Ja. Tragen Sie die Maßnahmen jedes Befunds als Aufgaben ein, gruppieren Sie nach Befund oder Verantwortlichem und verknüpfen Sie sie mit Freigabe und Verifizierung. Benennen Sie die Phasen nach Bedarf um. Zum Auditprozess selbst siehe /de/templates/internes-audit-prozess und /de/templates/audit-checkliste-prozess.
Was, wenn die Korrekturmaßnahme beim Lieferanten liegt?
Fügen Sie die Maßnahmen des Lieferanten als Aufgaben mit dem Lieferanten als Person hinzu und machen Sie Ihre Prüfung seiner Nachweise von ihnen abhängig. Zur Prozessseite siehe /de/templates/lieferantenreklamation-scar.
Kann ich die Termine ändern, wenn der Plan rutscht?
Ändern Sie eine Dauer oder eine Abhängigkeit, und die Termine verschieben sich. QueryChart führt keine Baseline zum Vergleich; exportieren Sie ein PDF, wenn Sie den früheren Stand aufbewahren wollen.
