Gantt-Diagramm Audit-Vorbereitung mit Probe-Audit
Bearbeitbares Gantt-Diagramm für die Audit-Vorbereitung: Umfang, Nachweisliste, Sammlung, Dokumentenprüfung, Lückenschließung, Probe-Audit, Audit-Begleittage und Antworten auf Feststellungen mit Abhängigkeiten und vier Meilensteinen.
Was ist Gantt-Diagramm Audit-Vorbereitung mit Probe-Audit?
Die Audit-Vorbereitung scheitert an einer vorhersehbaren Stelle: Die Nachweise kommen spät, die Prüfung findet eine Lücke, für die niemand zuständig war, und die Korrektur trifft einen Tag vor dem Auditor ein. Die Arbeit ist nicht schwer, aber sie ist auf eine leicht zu übersehende Weise sequenziell. Nachweise lassen sich erst anfordern, wenn der Umfang feststeht, Dokumente erst prüfen, wenn die Verantwortlichen sie geschickt haben, und bereit sind Sie erst, wenn die Lücken geschlossen sind und jemand die Antworten getestet hat. Ein Zeitplan macht diese Wartezeiten sichtbar, solange noch Zeit bleibt, sie zu verschieben.
Die Vorlage hat vier Gruppen: Umfang und Planung, Nachweise und Dokumente, Bereitschaft und Personen sowie Audit und Antwort. „Auditumfang und Kriterien bestätigen“ (2 Arbeitstage) ist die einzige Startaufgabe. „Auditplan und Termine mit dem Auditor abstimmen“ (3) und „Nachweisliste erstellen“ (3) folgen beide darauf und laufen nebeneinander, und der Meilenstein „Umfang vereinbart“ wartet auf beide. Nichts in der Nachweisgruppe beginnt vor diesem Meilenstein, was verhindert, dass Teams Material für einen Umfang sammeln, der sich später ändert.
Die Überlappung liegt in der Mitte. „Nachweisverantwortliche zuweisen“ (1) führt zu „Nachweise bei den Verantwortlichen einsammeln“ (8). „Dokumente auf Aktualität und Lücken prüfen“ (5) beginnt 3 Tage nach dem Start der Sammlung, sodass die Prüfung mit dem arbeitet, was schon da ist, statt auf das letzte Stück zu warten. „Lücken erfassen und Korrekturmaßnahmen auslösen“ (3) folgt der Prüfung, und „Lücken schließen und Dokumente aktualisieren“ (10) beginnt 2 Tage nach dem Start der Erfassung, weil die ersten Lücken lange vor der vollständigen Liste bekannt sind. „Nachweispaket bereit“ ist ein Meilenstein, der auf die Korrekturen wartet. Die längste Aufgabe im Diagramm ist die, die das Datum am ehesten bestimmt.
Die Bereitschaft läuft daneben. „Briefings für Interviewpartner vorbereiten“ (3) und „Räume, Zugänge und Begleitung buchen“ (2) folgen dem Auditplan und können beginnen, während noch Nachweise gesammelt werden. „Probe-Audit durchführen“ (3) wartet auf „Nachweispaket bereit“ und die Briefings, „Feststellungen aus dem Probe-Audit beheben“ (4) schließt an, und „Bereit für das Audit“ wartet auf diese Korrekturen und auf die Logistik. Danach folgen „Eröffnungsgespräch halten“ (1) und „Audit-Begleittage durchführen“ (5). „Nachfragen zu Nachweisen beantworten“ (3) beginnt 2 Tage nach den Begleittagen, dann folgen „Abschlussgespräch halten“ (1), „Antworten auf Feststellungen entwerfen“ (5) und der Meilenstein „Antworten eingereicht“. Alle Dauern sind Beispielwerte.
Ein Zeitplan plant die Vorbereitung und garantiert kein Auditergebnis. Er macht kein System konform, zertifiziert oder frei von Feststellungen und ersetzt weder Ihr Auditprogramm noch den Plan des Auditors. Den Ablauf des Audits selbst zeigen der Auditprozess und der Workflow für Audit-Checklisten, die Korrekturmaßnahmen aus der Lückenschließung das CAPA-Gantt-Diagramm.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- Vier Gruppen, Umfang und Planung, Nachweise und Dokumente, Bereitschaft und Personen sowie Audit und Antwort, mit 21 Aufgaben und vier Meilensteinen: „Umfang vereinbart“, „Nachweispaket bereit“, „Bereit für das Audit“ und „Antworten eingereicht“.
- Eine Anforderungsliste aus festem Umfang: „Nachweisliste erstellen“ und „Auditplan und Termine mit dem Auditor abstimmen“ folgen beide auf „Auditumfang und Kriterien bestätigen“ und speisen beide „Umfang vereinbart“.
- Überlappende Prüfung und Korrektur: „Dokumente auf Aktualität und Lücken prüfen“ beginnt 3 Tage nach dem Start von „Nachweise bei den Verantwortlichen einsammeln“, und „Lücken schließen und Dokumente aktualisieren“ beginnt 2 Tage nach dem Start von „Lücken erfassen und Korrekturmaßnahmen auslösen“.
- Ein Probe-Audit-Gate: „Probe-Audit durchführen“ wartet auf „Nachweispaket bereit“ und „Briefings für Interviewpartner vorbereiten“, und „Bereit für das Audit“ wartet auf „Feststellungen aus dem Probe-Audit beheben“ und „Räume, Zugänge und Begleitung buchen“.
- Das Audit selbst und was folgt: „Audit-Begleittage durchführen“ (5), „Nachfragen zu Nachweisen beantworten“ mit Beginn nach 2 Tagen, „Abschlussgespräch halten“ und „Antworten auf Feststellungen entwerfen“ bis „Antworten eingereicht“.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Ein externes, Kunden-, Finanz- oder behördliches Audit ist gebucht, und Sie müssen Termine mit den Verantwortlichen für die Nachweise abstimmen.
- Sie wollen sehen, wie lange die Vorbereitung dauert, wenn alle Verantwortlichen wie geplant liefern, und welche Aufgabe das Datum bestimmt.
- Eine Audit-Leitung braucht den Bereitschaftstermin für die Geschäftsführung und will das Enddatum mit dem benötigten Termin vergleichen.
- Sie wollen ein wiederholbares Gerüst für die Audits, denen Sie in jedem Zyklus begegnen, das jede Auditart anpassen kann.
Der Plan, Aufgabe für Aufgabe
Alle Aufgaben des Diagramms mit ihrer Dauer in Arbeitstagen und dem, worauf sie warten. Eine Abhängigkeit ist eine Schrittnummer; SS bedeutet Start-zu-Start, FF Ende-zu-Ende, +n eine Verzögerung in Arbeitstagen.
| # | Aufgabe | Gruppe | Arbeitstage | Abhängig von |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Auditumfang und Kriterien bestätigen | Umfang und Planung | 2 | |
| 2 | Auditplan und Termine mit dem Auditor abstimmen | Umfang und Planung | 3 | 1 |
| 3 | Nachweisliste erstellen | Umfang und Planung | 3 | 1 |
| 4 | Umfang vereinbart | Umfang und Planung | Meilenstein | 2, 3 |
| 5 | Nachweisverantwortliche zuweisen | Nachweise und Dokumente | 1 | 4 |
| 6 | Nachweise bei den Verantwortlichen einsammeln | Nachweise und Dokumente | 8 | 5 |
| 7 | Dokumente auf Aktualität und Lücken prüfen | Nachweise und Dokumente | 5 | 6SS+3 |
| 8 | Lücken erfassen und Korrekturmaßnahmen auslösen | Nachweise und Dokumente | 3 | 7 |
| 9 | Lücken schließen und Dokumente aktualisieren | Nachweise und Dokumente | 10 | 8SS+2 |
| 10 | Nachweispaket bereit | Nachweise und Dokumente | Meilenstein | 9 |
| 11 | Briefings für Interviewpartner vorbereiten | Bereitschaft und Personen | 3 | 2 |
| 12 | Räume, Zugänge und Begleitung buchen | Bereitschaft und Personen | 2 | 2 |
| 13 | Probe-Audit durchführen | Bereitschaft und Personen | 3 | 10, 11 |
| 14 | Feststellungen aus dem Probe-Audit beheben | Bereitschaft und Personen | 4 | 13 |
| 15 | Bereit für das Audit | Bereitschaft und Personen | Meilenstein | 12, 14 |
| 16 | Eröffnungsgespräch halten | Audit und Antwort | 1 | 15 |
| 17 | Audit-Begleittage durchführen | Audit und Antwort | 5 | 16 |
| 18 | Nachfragen zu Nachweisen beantworten | Audit und Antwort | 3 | 17SS+2 |
| 19 | Abschlussgespräch halten | Audit und Antwort | 1 | 17, 18 |
| 20 | Antworten auf Feststellungen entwerfen | Audit und Antwort | 5 | 19 |
| 21 | Antworten eingereicht | Audit und Antwort | Meilenstein | 20 |
So funktioniert es
Den Umfang vor allem anderen festlegen
Behalten Sie „Auditumfang und Kriterien bestätigen“ als erste Aufgabe und lassen Sie „Umfang vereinbart“ auf Plan und Nachweisliste warten. Ändern Sie die Dauern auf das, was Ihre Audit-Leitung und der Auditor wirklich brauchen.
Die Nachweisliste in Verantwortliche übersetzen
Nach „Umfang vereinbart“ gibt „Nachweisverantwortliche zuweisen“ jedem Punkt eine Person. Ergänzen Sie eine Aufgabe je großem Nachweisbereich, wenn die Sammlung in einer Aufgabe verbirgt, wer im Verzug ist.
Die Prüfung mit Teilnachweisen laufen lassen
„Dokumente auf Aktualität und Lücken prüfen“ ist mit 3 Tagen Verzögerung Start-zu-Start mit „Nachweise bei den Verantwortlichen einsammeln“ verknüpft. Ändern Sie die Verzögerung, wenn Ihre Prüfung mehr Nachweise braucht, bevor sie beginnt.
Früh mit dem Schließen der Lücken beginnen
„Lücken schließen und Dokumente aktualisieren“ beginnt 2 Tage nach dem Start von „Lücken erfassen und Korrekturmaßnahmen auslösen“. Braucht eine Korrektur eine Änderungsfreigabe, ergänzen Sie diese Aufgabe und verknüpfen Sie sie vor „Nachweispaket bereit“.
Das Probe-Audit als echtes Gate halten
Behalten Sie „Probe-Audit durchführen“ und „Feststellungen aus dem Probe-Audit beheben“ zwischen „Nachweispaket bereit“ und „Bereit für das Audit“. Entfernen Sie sie nur, wenn Sie ungetestet ins Audit gehen wollen.
Verantwortliche eintragen, teilen und exportieren
Tragen Sie die verantwortliche Person unter „Personen“ ein, teilen Sie das Diagramm mit den Nachweisverantwortlichen und der Ansprechperson für den Auditor und exportieren Sie ein PDF oder eine CSV-Datei für die Auditakte, wenn Sie eine Kopie brauchen.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange dauert die Audit-Vorbereitung?
Das hängt von der Auditart, der Aktualität Ihrer Dokumente und der Zahl der Verantwortlichen für Nachweise ab. Die Vorlage summiert sich mit Beispieldauern auf einige Wochen Arbeitstage. Ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen und lesen Sie das Enddatum im Diagramm ab.
Macht das Diagramm uns bereit oder garantiert es ein sauberes Audit?
Nein. Es plant die Arbeit. Ein Zeitplan plant die Vorbereitung und garantiert kein Auditergebnis. Qualität der Nachweise, Gestaltung der Kontrollen und das Urteil des Auditors bleiben bei Ihnen und bei ihm.
Warum ist ein Probe-Audit eine Aufgabe?
Weil es Kalenderzeit braucht und der Bereitschafts-Meilenstein auf seine Ergebnisse wartet. Müssen die Feststellungen behoben werden, zeigt „Feststellungen aus dem Probe-Audit beheben“, wie weit sich der echte Auditbeginn verschiebt.
Kann ich es für eine ISO-Zertifizierung oder ein Kundenaudit nutzen?
Ja, mit Änderungen. Benennen Sie die Kriterien in der ersten Aufgabe um und ergänzen Sie die Nachweisbereiche, die Ihre Norm oder Ihr Kunde verlangt. Für die Einführung eines Qualitätssystems gibt es das Gantt-Diagramm zur QMS-Einführung.
Wie zeige ich Aufgaben, die sich überlappen?
Nutzen Sie eine Start-zu-Start-Verknüpfung mit Verzögerung, wo sich Arbeit tatsächlich überlappt, wie es die Vorlage bei Prüfung und Lückenschließung tut. Zur Methode gibt es die Anleitungen zu überlappenden Aufgaben und zu Abhängigkeiten im Gantt-Diagramm.