قالب مخطط جانت للتحضير للتدقيق مع تدقيق تجريبي
مخطط جانت قابل للتحرير للتحضير للتدقيق: النطاق، وقائمة طلبات الأدلة، وجمعها، ومراجعة الوثائق، وسدّ الثغرات، وتدقيق تجريبي، وأيام دعم التدقيق، والردود على الملاحظات، مع اعتماديات وأربعة معالم.
ما هي قالب مخطط جانت للتحضير للتدقيق مع تدقيق تجريبي؟
يفشل التحضير للتدقيق في موضع متوقع: تصل الأدلة متأخرة، وتكشف المراجعة ثغرة لا يملكها أحد، ويأتي الإصلاح قبل وصول المدقق بيوم. العمل ليس صعباً، لكنه متسلسل على نحو يسهل إغفاله. لا تستطيع طلب الأدلة قبل تثبيت النطاق، ولا مراجعة الوثائق قبل أن يرسلها أصحابها، ولا إعلان جاهزيتك قبل سدّ الثغرات واختبار الإجابات. يُظهر الجدول الزمني هذه الانتظارات وما زال هناك وقت لتحريكها.
للقالب أربع مجموعات هي النطاق والتخطيط، والأدلة والوثائق، والجاهزية والأشخاص، والتدقيق والرد. «تأكيد نطاق التدقيق ومعاييره» (يومان) هي المهمة الوحيدة التي تبدأ أولاً. تتبعها «الاتفاق مع المدقق على خطة التدقيق ومواعيده» (3) و«إعداد قائمة طلبات الأدلة» (3)، وتجريان جنباً إلى جنب، والمعلم «الاتفاق على النطاق» ينتظرهما معاً. ولا يبدأ شيء في مجموعة الأدلة قبل هذا المعلم، فلا تجمع الفرق مواد لنطاق قد يتغير لاحقاً.
التداخل في الوسط. تقود «تعيين مسؤولي الأدلة» (1) إلى «جمع الأدلة من المسؤولين» (8). وتبدأ «مراجعة الوثائق للتأكد من حداثتها وسدّ الثغرات» (5) بعد 3 أيام من بدء الجمع، فيعمل المراجع على ما وصل بدل انتظار آخر بند. وتتبع «تسجيل الثغرات وإطلاق الإجراءات التصحيحية» (3) المراجعة، وتبدأ «سدّ الثغرات وتحديث الوثائق» (10) بعد يومين من بدء التسجيل، لأن أولى الثغرات تُعرف قبل اكتمال القائمة بزمن. و«جاهزية حزمة الأدلة» معلم رئيسي ينتظر الإصلاحات. وأطول مهمة في المخطط هي الأرجح أن تحدد التاريخ.
تجري الجاهزية بجانب ذلك. تتبع «إعداد إحاطات المستجوَبين» (3) و«حجز القاعات والوصول والمرافقين» (2) خطةَ التدقيق، فتبدآن والأدلة ما زالت تُجمع. وتنتظر «إجراء تدقيق تجريبي» (3) «جاهزية حزمة الأدلة» والإحاطات، وتليها «إصلاح ملاحظات التدقيق التجريبي» (4)، وينتظر «الجاهزية للتدقيق» هذه الإصلاحات والترتيبات اللوجستية. بعد ذلك «عقد اجتماع الافتتاح» (1) و«إجراء أيام دعم التدقيق» (5). وتبدأ «الرد على طلبات الأدلة الإضافية» (3) بعد يومين من بدء أيام الدعم، ثم «عقد اجتماع الإغلاق» (1) و«صياغة الردود على الملاحظات» (5) والمعلم «تقديم الردود». جميع المدد توضيحية.
يجدول الجدول الزمني التحضير ولا يضمن نتيجة التدقيق. وهو لا يجعل نظاماً ممتثلاً أو معتمَداً أو خالياً من الملاحظات، ولا يحل محل برنامج التدقيق لديك أو خطة المدقق نفسه. ولمسار التدقيق ذاته انظر عملية التدقيق وسير عمل قائمة التدقيق، وللإجراءات التصحيحية التي تثيرها معالجة الثغرات انظر قالب مخطط جانت للإجراءات التصحيحية والوقائية.
ما الذي يغطيه هذا المخطط
في هذا القالب
- أربع مجموعات هي النطاق والتخطيط، والأدلة والوثائق، والجاهزية والأشخاص، والتدقيق والرد، مع 21 مهمة وأربعة معالم رئيسية: «الاتفاق على النطاق» و«جاهزية حزمة الأدلة» و«الجاهزية للتدقيق» و«تقديم الردود».
- قائمة طلبات مبنية على نطاق ثابت: «إعداد قائمة طلبات الأدلة» و«الاتفاق مع المدقق على خطة التدقيق ومواعيده» تتبعان «تأكيد نطاق التدقيق ومعاييره» وتغذيان معاً «الاتفاق على النطاق».
- مراجعة وإصلاح متداخلان: تبدأ «مراجعة الوثائق للتأكد من حداثتها وسدّ الثغرات» بعد 3 أيام من بدء «جمع الأدلة من المسؤولين»، وتبدأ «سدّ الثغرات وتحديث الوثائق» بعد يومين من بدء «تسجيل الثغرات وإطلاق الإجراءات التصحيحية».
- بوابة تدقيق تجريبي: «إجراء تدقيق تجريبي» ينتظر «جاهزية حزمة الأدلة» و«إعداد إحاطات المستجوَبين»، وينتظر «الجاهزية للتدقيق» «إصلاح ملاحظات التدقيق التجريبي» و«حجز القاعات والوصول والمرافقين».
- التدقيق نفسه وما بعده: «إجراء أيام دعم التدقيق» (5)، و«الرد على طلبات الأدلة الإضافية» بعد يومين من بدئها، و«عقد اجتماع الإغلاق» و«صياغة الردود على الملاحظات» وتنتهي عند «تقديم الردود».
متى تستخدم هذا القالب
- حُدد موعد تدقيق خارجي أو لعميل أو مالي أو تنظيمي وتحتاج إلى الاتفاق على المواعيد مع أصحاب الأدلة.
- تريد أن ترى كم يستغرق التحضير إن سلّم كل مسؤول في موعده، وأي مهمة تحدد التاريخ.
- يحتاج قائد التدقيق إلى عرض تاريخ الجاهزية على الإدارة ويريد مقارنة تاريخ الانتهاء بالتاريخ الذي تحتاجه.
- تريد هيكلاً متكرراً للتدقيقات التي تواجهها كل دورة، يكيّفه كل نوع من التدقيق.
الخطة، مهمة بمهمة
جميع مهام المخطط مع مدتها بأيام العمل وما تنتظره. الاعتمادية هي رقم خطوة؛ SS تعني بداية إلى بداية، وFF نهاية إلى نهاية، و+n تأخير بأيام العمل.
| # | المهمة | المجموعة | أيام العمل | تعتمد على |
|---|---|---|---|---|
| 1 | تأكيد نطاق التدقيق ومعاييره | النطاق والتخطيط | 2 | |
| 2 | الاتفاق مع المدقق على خطة التدقيق ومواعيده | النطاق والتخطيط | 3 | 1 |
| 3 | إعداد قائمة طلبات الأدلة | النطاق والتخطيط | 3 | 1 |
| 4 | الاتفاق على النطاق | النطاق والتخطيط | معلم رئيسي | 2, 3 |
| 5 | تعيين مسؤولي الأدلة | الأدلة والوثائق | 1 | 4 |
| 6 | جمع الأدلة من المسؤولين | الأدلة والوثائق | 8 | 5 |
| 7 | مراجعة الوثائق للتأكد من حداثتها وسدّ الثغرات | الأدلة والوثائق | 5 | 6SS+3 |
| 8 | تسجيل الثغرات وإطلاق الإجراءات التصحيحية | الأدلة والوثائق | 3 | 7 |
| 9 | سدّ الثغرات وتحديث الوثائق | الأدلة والوثائق | 10 | 8SS+2 |
| 10 | جاهزية حزمة الأدلة | الأدلة والوثائق | معلم رئيسي | 9 |
| 11 | إعداد إحاطات المستجوَبين | الجاهزية والأشخاص | 3 | 2 |
| 12 | حجز القاعات والوصول والمرافقين | الجاهزية والأشخاص | 2 | 2 |
| 13 | إجراء تدقيق تجريبي | الجاهزية والأشخاص | 3 | 10, 11 |
| 14 | إصلاح ملاحظات التدقيق التجريبي | الجاهزية والأشخاص | 4 | 13 |
| 15 | الجاهزية للتدقيق | الجاهزية والأشخاص | معلم رئيسي | 12, 14 |
| 16 | عقد اجتماع الافتتاح | التدقيق والرد | 1 | 15 |
| 17 | إجراء أيام دعم التدقيق | التدقيق والرد | 5 | 16 |
| 18 | الرد على طلبات الأدلة الإضافية | التدقيق والرد | 3 | 17SS+2 |
| 19 | عقد اجتماع الإغلاق | التدقيق والرد | 1 | 17, 18 |
| 20 | صياغة الردود على الملاحظات | التدقيق والرد | 5 | 19 |
| 21 | تقديم الردود | التدقيق والرد | معلم رئيسي | 20 |
كيف تعمل
ثبّت النطاق قبل أي شيء
أبقِ «تأكيد نطاق التدقيق ومعاييره» أول مهمة ودع «الاتفاق على النطاق» ينتظر الخطة وقائمة الطلبات. وغيّر المدد بحسب ما يحتاجه قائد التدقيق والمدقق فعلاً.
حوّل قائمة الطلبات إلى مسؤولين
بعد «الاتفاق على النطاق» تمنح «تعيين مسؤولي الأدلة» كل بند شخصاً. وأضف مهمة لكل مجال أدلة كبير إن كان الجمع في مهمة واحدة يخفي من تأخر.
دع المراجعة تجري على أدلة جزئية
«مراجعة الوثائق للتأكد من حداثتها وسدّ الثغرات» مرتبطة ببداية ببداية بفارق 3 أيام مع «جمع الأدلة من المسؤولين». غيّر الفارق إن احتاج مراجعك إلى مزيد من الأدلة قبل أن يبدأ.
ابدأ سدّ الثغرات مبكراً
تبدأ «سدّ الثغرات وتحديث الوثائق» بعد يومين من بدء «تسجيل الثغرات وإطلاق الإجراءات التصحيحية». وإن احتاج إصلاح إلى موافقة تغيير فأضف هذه المهمة واربطها قبل «جاهزية حزمة الأدلة».
اعتمد التدقيق التجريبي بوابة حقيقية
أبقِ «إجراء تدقيق تجريبي» و«إصلاح ملاحظات التدقيق التجريبي» بين «جاهزية حزمة الأدلة» و«الجاهزية للتدقيق». ولا تزِلهما إلا إن قبلتَ الدخول دون اختبار.
أضف المسؤولين وشارك وصدّر
ضع الشخص المسؤول في عمود الأشخاص، وشارك المخطط مع مسؤولي الأدلة ومنسق المدقق، وصدّر ملف PDF أو CSV لملف التدقيق حين تحتاج إلى نسخة.
الأسئلة الشائعة
كم يستغرق التحضير للتدقيق؟
يتوقف على نوع التدقيق ومدى حداثة وثائقك وعدد من يملكون الأدلة. يبلغ مجموع القالب بضعة أسابيع من أيام العمل بمدد توضيحية. استبدل بها مددك واقرأ تاريخ الانتهاء من المخطط.
هل يجعلنا المخطط جاهزين أو يضمن تدقيقاً نظيفاً؟
لا. هو يجدول العمل. يجدول الجدول الزمني التحضير ولا يضمن نتيجة التدقيق. وجودة الأدلة وتصميم الضوابط وحكم المدقق تبقى لك وله.
لماذا التدقيق التجريبي مهمة؟
لأنه يستغرق زمناً تقويمياً وينتظر معلم الجاهزية ما يكشفه. فإن احتاجت الملاحظات إلى إصلاح، أظهرت «إصلاح ملاحظات التدقيق التجريبي» مقدار ما يتأخر به بدء التدقيق الفعلي.
هل أستطيع استخدامه لشهادة ISO أو لتدقيق عميل؟
نعم، مع تعديلات. أعد تسمية المعايير في المهمة الأولى وأضف مجالات الأدلة التي يطلبها معيارك أو عميلك. ولتطبيق نظام الجودة انظر قالب مخطط جانت لتطبيق نظام إدارة الجودة.
كيف أُظهر المهام المتداخلة؟
استخدم رابطة من بدء إلى بدء مع فارق حيث يتداخل العمل فعلاً، كما يفعل القالب للمراجعة وسدّ الثغرات. وللطريقة انظر الدليلين عن المهام المتداخلة في مخطط جانت وعن الاعتماديات.