審核準備甘特圖範本：附模擬審核
可編輯的審核準備甘特圖：範圍、證據索取清單、收集、文件審閱、填補差距、模擬審核、審核支援日及審核發現回應，附依賴和四個里程碑。
甚麼是審核準備甘特圖範本：附模擬審核流程
審核準備往往在可預見的位置出錯：證據遲到、審閱發現沒有人負責的差距，而補救在審核員到達前一日才完成。工作本身不難，但先後次序容易被忽略。範圍未定，就不能索取證據；負責人未交來，就不能審閱文件；差距未填補、答案未經測試，就不能說自己準備好。時間線能在仍有時間調整時，令這些等候現形。
這個範本分四個組別：範圍與規劃、證據與文件、準備與人員、審核與回應。「確認審核範圍及準則」（2 個工作日）是唯一的起始工作。「與審核員議定審核計劃及日期」（3）和「建立證據索取清單」（3）都跟在其後並行，「範圍已議定」里程碑要等兩者。證據組別的工作沒有一項會在這個里程碑之前開始，避免各團隊為日後更改的範圍收集資料。
重疊在中段。「指派證據負責人」（1）通往「向負責人收集證據」（8）。「審閱文件的時效及差距」（5）在收集開始 3 日後開始，令審閱人員處理已到的資料，不必等最後一項。「記錄差距並提出糾正行動」（3）跟在審閱之後，「填補差距並更新文件」（10）在記錄開始 2 日後開始，因為最初的差距早在清單完整之前已經知道。「證據套件已就緒」是里程碑，要等修補完成。圖表上最長的工作，最有可能決定日期。
準備工作並行。「準備受訪者簡報」（3）和「預約會議室、通行及陪同人員」（2）跟在審核計劃之後，所以可以在仍收集證據時開始。「進行模擬審核」（3）要等「證據套件已就緒」和簡報，「修正模擬審核發現」（4）跟在其後，「準備好接受審核」要等這些修正和後勤。之後是「舉行開始會議」（1）和「進行審核支援日」（5）。「回應證據跟進要求」（3）在支援日開始 2 日後開始，然後是「舉行結束會議」（1）、「草擬審核發現回應」（5）和「回應已提交」里程碑。所有工期只是示例。
時間線只為準備工作排程，不保證審核結果。它不會令系統合規、獲認證或沒有發現，也不取代你的審核計劃或審核員自己的計劃。審核本身的流程，請參閱審核流程及審核清單工作流程範本；填補差距所引發的糾正行動，請參閱CAPA甘特圖範本。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 四個組別：範圍與規劃、證據與文件、準備與人員、審核與回應，共 21 項工作和 4 個里程碑：「範圍已議定」、「證據套件已就緒」、「準備好接受審核」和「回應已提交」。
- 由固定範圍建立的索取清單：「建立證據索取清單」和「與審核員議定審核計劃及日期」都跟在「確認審核範圍及準則」之後，並同時通往「範圍已議定」。
- 重疊的審閱和修補：「審閱文件的時效及差距」在「向負責人收集證據」開始 3 日後開始，「填補差距並更新文件」在「記錄差距並提出糾正行動」開始 2 日後開始。
- 模擬審核關卡：「進行模擬審核」要等「證據套件已就緒」和「準備受訪者簡報」，而「準備好接受審核」要等「修正模擬審核發現」和「預約會議室、通行及陪同人員」。
- 審核本身及其後：「進行審核支援日」（5）、2 日後開始的「回應證據跟進要求」、「舉行結束會議」，以及以「回應已提交」作結的「草擬審核發現回應」。
何時使用本範本
- 外部、客戶、財務或監管審核已訂好日期，你需要與擁有證據的人議定日期。
- 你想看如果每個負責人都按計劃交付，準備需時多久，以及哪項工作決定日期。
- 審核主管需要向管理層提交準備就緒日期，並想把完成日期與你需要的日期比較。
- 你想要一個可重複使用的骨架，用於每個週期面對的審核，並可按審核類型調整。
逐項任務嘅計劃
圖表入面每項任務，連同以工作日計嘅工期同佢哋等緊嘅前置任務。依賴用步驟編號表示；SS 係開始到開始，FF 係完成到完成，+n 係以工作日計嘅延遲。
| # | 任務 | 分組 | 工作日 | 依賴於 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 確認審核範圍及準則 | 範圍與規劃 | 2 | |
| 2 | 與審核員議定審核計劃及日期 | 範圍與規劃 | 3 | 1 |
| 3 | 建立證據索取清單 | 範圍與規劃 | 3 | 1 |
| 4 | 範圍已議定 | 範圍與規劃 | 里程碑 | 2, 3 |
| 5 | 指派證據負責人 | 證據與文件 | 1 | 4 |
| 6 | 向負責人收集證據 | 證據與文件 | 8 | 5 |
| 7 | 審閱文件的時效及差距 | 證據與文件 | 5 | 6SS+3 |
| 8 | 記錄差距並提出糾正行動 | 證據與文件 | 3 | 7 |
| 9 | 填補差距並更新文件 | 證據與文件 | 10 | 8SS+2 |
| 10 | 證據套件已就緒 | 證據與文件 | 里程碑 | 9 |
| 11 | 準備受訪者簡報 | 準備與人員 | 3 | 2 |
| 12 | 預約會議室、通行及陪同人員 | 準備與人員 | 2 | 2 |
| 13 | 進行模擬審核 | 準備與人員 | 3 | 10, 11 |
| 14 | 修正模擬審核發現 | 準備與人員 | 4 | 13 |
| 15 | 準備好接受審核 | 準備與人員 | 里程碑 | 12, 14 |
| 16 | 舉行開始會議 | 審核與回應 | 1 | 15 |
| 17 | 進行審核支援日 | 審核與回應 | 5 | 16 |
| 18 | 回應證據跟進要求 | 審核與回應 | 3 | 17SS+2 |
| 19 | 舉行結束會議 | 審核與回應 | 1 | 17, 18 |
| 20 | 草擬審核發現回應 | 審核與回應 | 5 | 19 |
| 21 | 回應已提交 | 審核與回應 | 里程碑 | 20 |
運作方式
先確定範圍
保留「確認審核範圍及準則」為第一項工作，並讓「範圍已議定」同時等候計劃和索取清單。請按你的審核主管和審核員真正所需，更改工期。
把索取清單變成負責人
「範圍已議定」之後，「指派證據負責人」為每個項目指定一個人。如果由單一工作收集令你看不出誰遲交，請為每個大型證據範疇加一項工作。
讓審閱在部分證據上進行
「審閱文件的時效及差距」以 3 日延遲的開始到開始連結到「向負責人收集證據」。如果你的審閱人員需要先看到更多證據，請更改延遲。
及早開始填補差距
「填補差距並更新文件」在「記錄差距並提出糾正行動」開始 2 日後開始。如果修補需要變更批准，請加入該工作，並連結到「證據套件已就緒」之前。
把模擬審核當作真正的關卡
保留「進行模擬審核」和「修正模擬審核發現」在「證據套件已就緒」與「準備好接受審核」之間。只有在你接受不經測試便進場時，才移除它們。
加入負責人、分享及匯出
把負責人加入「人員」，與證據負責人及審核聯絡人分享圖表，需要副本時匯出 PDF 或 CSV 存入審核檔案。
常見問題
審核準備需時多久？
視乎審核類型、文件有多新，以及有多少負責人持有證據。範本以示例工期計算，合共數個星期的工作日。請換成你自己的工期，並從圖表讀取完成日期。
圖表會令我們準備就緒，或保證審核順利嗎？
不會。它只為工作排程。時間線只為準備工作排程，不保證審核結果。證據質素、控制設計和審核員的判斷，仍由你和他們負責。
為何模擬審核是一項工作？
因為它佔用日曆時間，而準備就緒的里程碑要等它的發現。如果發現需要修正，「修正模擬審核發現」會顯示正式審核的開始被推遲多少。
可以用於ISO認證或客戶審核嗎？
可以，但要作出修改。在第一項工作更改準則的名稱，並加入你的標準或客戶要求的證據範疇。品質系統實施請參閱品質管理系統實施甘特圖範本。
如何顯示重疊的工作？
在工作真正重疊的地方，使用帶延遲的開始到開始連結，如範本對審閱和填補差距所做的。方法請參閱甘特圖重疊工作及依賴關係的指南。