審核檢查表流程圖（由草擬到歸檔）
審核檢查表流程圖範本：訂定範圍與準則、按條款編寫問題、檢查表覆核與批准、逐行抽取證據核對、判定符合、不符合或不適用，以及用過的檢查表如何歸檔保存。
甚麼是審核檢查表流程圖（由草擬到歸檔）流程
審核檢查表是一份工作文件，不是一張表格。它為某一次審核、對照某一組準則而寫，在任何人使用之前先經過覆核，填進去的是真正看到的東西，事後還要作為這次審核確實發生過的證據保存下來。觸發它的，是審核方案上一次到期的審核，並帶着自己的範圍和一組準則。下面這張圖由頭到尾跟隨這份檢查表：準則訂定、到檢查表庫查有沒有現成的版本、為範圍內每一條要求寫一條問題、在旁邊指明每條問題必須看到的紀錄、做一次覆蓋性檢查、由主任審核員覆核並批准、隨審核計劃一併發出、逐行對照抽取到的證據處理、每一行標註為符合、不符合或不適用、由不符合的行匯總出審核發現並與受審方達成共識、發出報告，最後把用過的檢查表歸檔。
這裡畫的是檢查表的一生，不是審核方案的一生。圖裡沒有方案規劃，沒有按風險挑選今年審哪些流程，沒有審核員獨立性檢查，也沒有糾正措施和跟進驗證：那些屬於更大的內部審核循環，再畫一遍只會把從業者真正做錯的那部分埋掉。這張圖停在報告與保存，並且只在一個地方向外移交：在「該行符合、不符合還是不適用？」被判為不符合的那一行，會以一份糾正措施要求的形式離開本圖，由流程負責人承擔。讓這條界線保持可見很重要，因為檢查表完全有能力悄悄把整次審核吞掉：一旦每條問題都有了一個方格，人們就會開始把這些方格當成審核本身。檢查表支撐審核員的判斷，而不是取代它；本範本是一個起點，要在你們自己的審核程序、自己的準則和一位稱職審核員的覆核之下加以調整，而不是原樣照用。
圖中八個判斷裡有四個撐起整個流程。「檢查表庫中已有獲批的檢查表嗎？」放在品質經理泳道，因為重用是檢查表庫的決定而不是審核員的決定：掌管這套檢查表的人才知道哪一版現行有效、上一輪審核針對它發現了甚麼。「檢查表切合該範圍與準則嗎？」在主任審核員手上，是批准這道關口，並帶有一條退回編製的修改迴路，因為一份會誘導回答、或漏掉範圍內某個條款的檢查表，等現場審核開始之後就補不回來了。「該行符合、不符合還是不適用？」正是整份文件存在的理由，它特意分成三條分支，因為只有符合與不符合兩條出路的表格，會逼審核員為一件根本不在範圍內的事情記上一個通過。「發現檢查表以外的線索嗎？」是洩壓閥：它繞回執行階段，讓一個意料之外的答案變成新增的一行，而不是因為沒有對應的方格就被留在紀錄之外。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 四條泳道（主任審核員、審核員（檢查表編製人）、受審方／流程負責人與品質經理）橫跨六個階段：範圍與準則、編製檢查表、覆核與發出、執行檢查表、發現與報告，以及保存與改進
- 品質經理泳道中的「檢查表庫中已有獲批的檢查表嗎？」判斷，令重用的檢查表連同它的上一版和以往審核發現一併送到，而不是每一輪都憑記憶重寫一遍
- 大多數審核流程圖略過的那段編製迴路：為每一條要求寫一條問題，在旁邊指明它必須看到的紀錄，再加上「範圍內每條準則都有對應行嗎？」這道檢查，把缺口在覆核之前退回編製
- 把檢查表覆核當成真正的關口：「檢查表切合該範圍與準則嗎？」要麼批准草稿隨審核計劃一併發出，要麼退回去修改問題與抽樣計劃
- 三分支判斷「該行符合、不符合還是不適用？」在「檢查表上還有餘下的行嗎？」這條迴路下逐行處理，其中不符合分支對照條款寫出發現，第三條分支則記錄這一行為何在此處不適用
- 憑議定的證據收尾：「發現檢查表以外的線索嗎？」這個洩壓閥在現場審核期間增加行，「受審方接受這些證據嗎？」這道檢查配一次複查，要麼化解分歧，要麼把它作為未化解的事項帶進報告，而用過的檢查表則作為紀錄歸檔
何時使用本範本
- 你們正在為某個流程編寫第一份審核檢查表，希望在有人開始打剔之前，先把圍繞它的編製、覆核與保存都議定下來
- 你們的檢查表年復一年地重用，卻沒有人說得清當時用的是哪一版，也說不清上一輪的發現在它上面改動了甚麼
- 審核員交回來的是打滿剔號卻沒有文件編號的表格，以致半年之後一項發現無法重新查核
- 受審方開始只準備發出的檢查表所問到的內容，你們需要一條規則來訂明甚麼提早發出、甚麼不發
- 認證機構或客戶的審核員要求查看你們內部審核報告背後用過的檢查表，你們需要說明它們存放在哪裡
運作方式
把泳道改成你們的角色
用你們實際使用的職銜替換主任審核員、審核員（檢查表編製人）、受審方／流程負責人與品質經理。在小型機構裡，主任審核員與品質經理通常是同一個人，那就把這兩條泳道合併，而不要畫一次從不發生的覆核交接。即使如此，也要把受審方單獨留一條泳道，因為紀錄與確認都是從那裡來的。
把你們的準則寫在第一個步驟上
寫明這份檢查表是對照甚麼來比對的：標準的條款、現行有效的程序及其版本、客戶或合約要求，或者三者都算。在同一個步驟上寫明抽樣數量以及樣本是怎樣選的。問題寫完之後才補上的準則，只會做出一份審核作者習慣、而不是審核要求的檢查表。
定下提問方式與證據欄
決定每一行都要帶一條開放式問題和它期望看到的紀錄，然後把這一條寫到編製步驟上。排除那些一個「是」就答得完的封閉式問題，並為證據欄定好格式：文件編號、日期、批號或工作單編號，以及是誰出具的。這是令一份用過的檢查表在一年之後仍然讀得懂的唯一一處修改。
設定覆核關口和批准人
指名由誰覆核草稿，以及他們要看甚麼：範圍內每一條款是否被覆蓋、問題有沒有誘導答案、抽樣計劃在審核當日是不是真的扛得住。再決定批准是記錄在檢查表本身，還是記在審核計劃裡，以及重用的版本是需要重新批准，還是只做一次覆蓋性檢查。
寫下你們的「不適用」規則
議定哪些可以標為不適用、誰有權標註、旁邊必須寫些甚麼。常見的規則是：理由要指明範圍排除項或該活動確實不存在，並且在報告發出之前，由主任審核員覆核每一條標為不適用的行。沒有這條規則，這條分支就會變成所有難堪問題的靜靜出口。
定下保存期限和用過的檢查表放在哪裡
在歸檔步驟上註明用過的檢查表、抽樣紀錄與報告的實際存放位置、命名規則和保存期限。再補上寫在某一行上的機密資料或個人資料如何保護。「在審核員的筆記簿裡」不是保存規則，而這恰恰是認證審核員會追問下去的地方。
拿一次已完成的審核對照走一遍
取兩次已經結束的審核，一次進行得很順利，一次產生了有爭議的發現，把它們的檢查表放到圖上走一遍。凡是大家口中描述卻沒有畫出來的步驟，以及圖上畫了卻根本沒有人執行過的方格，都是在把它發布成你們自己的程序之前值得做的修改。
常見問題
審核檢查表流程包含哪些步驟？
審核方案上的一次審核到期，範圍、準則與抽樣數量隨之訂定。品質經理到檢查表庫查有沒有已獲批的檢查表，並把它的上一版及其發現調出來。審核員列出範圍內的條款，為每一條要求寫一條開放式問題並指明對應紀錄，再核對每條準則都有一行。主任審核員批准草稿，或者退回修改。檢查表隨審核計劃一併發出，受審方把紀錄備齊，然後逐行處理：提問、記錄證據、把該行標註為符合、不符合或不適用，如果現場審核查出新情況就增加一行。審核發現由不符合的行匯總而來，與受審方達成共識後寫進報告。用過的檢查表作為審核紀錄歸檔，審核結束，而這一輪的所得會回到檢查表庫，供下一輪使用。
審核檢查表與審核計劃有甚麼分別？
審核計劃是關於這次審核的安排：甚麼在範圍內、對照哪些準則、在哪些日期、在哪些範疇、由哪些審核員對哪些受審方進行。檢查表則是把這份計劃逐行執行下去的工作文件，證據就寫在它上面。前者在審核之前與受審方議定；後者在審核當中填寫。用 ISO 19011 的說法，檢查表是審核組為審核所準備的成文資訊的一種形式，與抽樣細節並列，而且是在計劃之後準備的，不是用來代替計劃的。把兩者分開在實務上很要緊，因為計劃才是受審方點過頭的東西：審核員若悄悄把檢查表延伸到議定範圍以外，就等於沒有聲張地改了計劃。
使用檢查表會不會限制審核所看的範圍？
不應該。ISO 19011 把紙本或電子形式的檢查表列在審核組為審核所準備的成文資訊之中，並指出使用這些媒介不宜限制審核活動的範圍，而該範圍可以因審核過程中收集到的資訊而改變。這正是本圖在處理完最後一行之後仍然帶着「發現檢查表以外的線索嗎？」這個判斷的原因。檢查表是被檢查內容的下限，不是上限。風險是雙向的。嚴格照着方格做的審核員，會與某個回答剛剛揭示出來的東西擦身而過；而完全不用檢查表的審核員，會一路跟着有趣的線索走，把範圍內的某個條款丟在一邊沒有碰過。可行的做法是：用一份能保證覆蓋的檢查表，再加上一條明示的加行許可，凡是加進去的都寫到表上，令紀錄與真正檢查過的內容對得上。
檢查表的每一行應該包含甚麼？
最少要有：這一行所依據的要求、一條不能用「是」答完的開放式問題、這條問題期望看到的紀錄或活動、實際抽到的證據，以及結論。證據正是大家最常漏掉的一項。ISO 9000 把審核證據定義為與審核準則有關並且能夠證實的紀錄、事實陳述或其他資訊，並把審核準則定義為用來與證據作比較的一組方針、程序或要求。「能夠證實」是關鍵：文件編號、批號、日期、工作單編號或一位具名人員，別人可以再核一次，而一個剔號不行。寫明證據亦正是令一項發現撐得過總結會議的原因，因為討論會由審核員的感覺轉到紀錄所顯示的事實。
審核檢查表由誰批准，要保存多久？
批准通常在主任審核員手上；對於重用的檢查表，實際的關口是對照現行準則做一次覆蓋性檢查，而不是整份重寫。維持檢查表庫的機構，常常把主版本交給品質經理，把針對某次審核的裁剪交給主任審核員；只要有一位具名人員簽字確認這份檢查表覆蓋了範圍，兩種安排都行得通。保存期限由你們自己的審核方案訂明。ISO 19011 指出，為審核所準備以及審核所產生的成文資訊，至少應保存到審核完成，或按審核方案的規定保存；ISO 9001 則要求保留成文資訊，作為審核方案實施情況與審核結果的證據。實務上，用過的檢查表與報告一併保存相同的期限。