Gantt-diagram til auditforberedelse med prøveaudit
Redigerbart Gantt-diagram til auditforberedelse: omfang, liste over ønsket dokumentation, indsamling, gennemgang af dokumenter, lukning af mangler, en prøveaudit, auditdage med support og svar på fund med afhængigheder og fire milepæle.
Hvad er gantt-diagram til auditforberedelse med prøveaudit?
Auditforberedelse går galt et forudsigeligt sted: dokumentationen kommer sent, gennemgangen finder en mangel, ingen ejede, og rettelsen lander dagen før auditoren. Arbejdet er ikke svært, men det er seriet på en måde, der er let at overse. Du kan ikke bede om dokumentation, før omfanget er fastlagt, du kan ikke gennemgå dokumenter, før ejerne har sendt dem, og du kan ikke kalde dig klar, før manglerne er lukket, og nogen har testet svarene. En tidslinje gør de ventetider synlige, mens der stadig er tid til at flytte dem.
Skabelonen har fire grupper: Omfang og planlægning, Dokumentation og dokumenter, Parathed og medarbejdere samt Audit og svar. "Bekræft auditomfang og kriterier" (2 arbejdsdage) er den eneste opgave, der starter først. "Aftal auditplan og datoer med auditor" (3) og "Opbyg liste over ønsket dokumentation" (3) følger begge efter og kører side om side, og milepælen "Omfang aftalt" venter på begge. Intet i dokumentationsgruppen starter før den milepæl, hvilket forhindrer teams i at indsamle materiale til et omfang, der senere ændres.
Overlappet ligger i midten. "Udpeg ejere af dokumentation" (1) fører til "Indsaml dokumentation hos ejerne" (8). "Gennemgå dokumenter for aktualitet og mangler" (5) starter 3 dage efter, at indsamlingen er startet, så den, der gennemgår, arbejder med det, der er kommet, i stedet for at vente på det sidste. "Registrer mangler og opret korrigerende handlinger" (3) følger gennemgangen, og "Luk mangler og opdater dokumenter" (10) starter 2 dage efter, at registreringen er startet, fordi de første mangler er kendt længe før listen er komplet. "Dokumentationspakke klar" er en milepæl, der venter på rettelserne. Diagrammets længste opgave er den, der med størst sandsynlighed afgør datoen.
Parathed kører ved siden af. "Forbered briefinger til interviewpersoner" (3) og "Book lokaler, adgang og ledsagere" (2) følger auditplanen, så de kan starte, mens dokumentationen stadig indsamles. "Kør prøveaudit" (3) venter på "Dokumentationspakke klar" og briefingerne, "Ret fund fra prøveauditten" (4) følger efter, og "Klar til audit" venter på de rettelser og på logistikken. Derefter kommer "Hold åbningsmøde" (1) og "Kør auditdage med support" (5). "Besvar opfølgende dokumentationsønsker" (3) starter 2 dage inde i auditdagene, derefter "Hold afslutningsmøde" (1), "Udarbejd svar på fund" (5) og milepælen "Svar indsendt". Alle varigheder er eksempler.
En tidslinje planlægger forberedelsen og garanterer ikke et auditresultat. Den gør ikke et system i overensstemmelse med reglerne, certificeret eller fri for fund og erstatter hverken dit auditprogram eller auditorens egen plan. Selve auditforløbet kan du se i auditprocessen og i arbejdsgangen for auditjekliste. Til de korrigerende handlinger, som lukning af mangler skaber, findes Gantt-skabelonen til CAPA.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Fire grupper, Omfang og planlægning, Dokumentation og dokumenter, Parathed og medarbejdere samt Audit og svar, med 21 opgaver og fire milepæle: "Omfang aftalt", "Dokumentationspakke klar", "Klar til audit" og "Svar indsendt".
- En ønskeliste bygget på et fastlagt omfang: "Opbyg liste over ønsket dokumentation" og "Aftal auditplan og datoer med auditor" følger begge "Bekræft auditomfang og kriterier" og fører begge til "Omfang aftalt".
- Overlappende gennemgang og rettelse: "Gennemgå dokumenter for aktualitet og mangler" starter 3 dage efter, at "Indsaml dokumentation hos ejerne" er startet, og "Luk mangler og opdater dokumenter" starter 2 dage efter, at "Registrer mangler og opret korrigerende handlinger" er startet.
- En prøveauditport: "Kør prøveaudit" venter på "Dokumentationspakke klar" og "Forbered briefinger til interviewpersoner", og "Klar til audit" venter på "Ret fund fra prøveauditten" og "Book lokaler, adgang og ledsagere".
- Selve auditten og det, der følger: "Kør auditdage med support" (5), "Besvar opfølgende dokumentationsønsker", der starter 2 dage inde, "Hold afslutningsmøde" og "Udarbejd svar på fund", som ender i "Svar indsendt".
Hvornår du skal bruge skabelonen
- En ekstern audit, kundeaudit, finansiel audit eller myndighedsaudit er booket, og du skal aftale datoer med dem, der ejer dokumentationen.
- Du vil se, hvor lang tid forberedelsen tager, hvis alle ejere leverer som planlagt, og hvilken opgave der afgør datoen.
- En auditleder skal fremlægge paratheden for ledelsen og vil sammenligne slutdatoen med den dato, du har brug for.
- Du vil have et gentageligt skelet til de audits, du møder hver cyklus, som hver audittype kan tilpasse.
Planen, opgave for opgave
Alle opgaver i diagrammet med længde i arbejdsdage og det, de venter på. En afhængighed er et trinnummer; SS er start-til-start, FF er slut-til-slut, og +n er en forsinkelse i arbejdsdage.
| # | Opgave | Gruppe | Arbejdsdage | Afhænger af |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Bekræft auditomfang og kriterier | Omfang og planlægning | 2 | |
| 2 | Aftal auditplan og datoer med auditor | Omfang og planlægning | 3 | 1 |
| 3 | Opbyg liste over ønsket dokumentation | Omfang og planlægning | 3 | 1 |
| 4 | Omfang aftalt | Omfang og planlægning | Milepæl | 2, 3 |
| 5 | Udpeg ejere af dokumentation | Dokumentation og dokumenter | 1 | 4 |
| 6 | Indsaml dokumentation hos ejerne | Dokumentation og dokumenter | 8 | 5 |
| 7 | Gennemgå dokumenter for aktualitet og mangler | Dokumentation og dokumenter | 5 | 6SS+3 |
| 8 | Registrer mangler og opret korrigerende handlinger | Dokumentation og dokumenter | 3 | 7 |
| 9 | Luk mangler og opdater dokumenter | Dokumentation og dokumenter | 10 | 8SS+2 |
| 10 | Dokumentationspakke klar | Dokumentation og dokumenter | Milepæl | 9 |
| 11 | Forbered briefinger til interviewpersoner | Parathed og medarbejdere | 3 | 2 |
| 12 | Book lokaler, adgang og ledsagere | Parathed og medarbejdere | 2 | 2 |
| 13 | Kør prøveaudit | Parathed og medarbejdere | 3 | 10, 11 |
| 14 | Ret fund fra prøveauditten | Parathed og medarbejdere | 4 | 13 |
| 15 | Klar til audit | Parathed og medarbejdere | Milepæl | 12, 14 |
| 16 | Hold åbningsmøde | Audit og svar | 1 | 15 |
| 17 | Kør auditdage med support | Audit og svar | 5 | 16 |
| 18 | Besvar opfølgende dokumentationsønsker | Audit og svar | 3 | 17SS+2 |
| 19 | Hold afslutningsmøde | Audit og svar | 1 | 17, 18 |
| 20 | Udarbejd svar på fund | Audit og svar | 5 | 19 |
| 21 | Svar indsendt | Audit og svar | Milepæl | 20 |
Sådan fungerer det
Fastlæg omfanget før alt andet
Behold "Bekræft auditomfang og kriterier" som første opgave, og lad "Omfang aftalt" vente på både planen og ønskelisten. Ændr varighederne til det, din auditleder og auditoren reelt har brug for.
Gør ønskelisten til ejere
Efter "Omfang aftalt" giver "Udpeg ejere af dokumentation" hvert punkt en person. Tilføj én opgave pr. stort dokumentationsområde, hvis indsamling i én opgave skjuler, hvem der er forsinket.
Lad gennemgangen køre på delvis dokumentation
"Gennemgå dokumenter for aktualitet og mangler" er forbundet start-til-start med en forsinkelse på 3 dage til "Indsaml dokumentation hos ejerne". Ændr forsinkelsen, hvis den, der gennemgår, har brug for mere af dokumentationen, før arbejdet starter.
Begynd at lukke mangler tidligt
"Luk mangler og opdater dokumenter" starter 2 dage efter, at "Registrer mangler og opret korrigerende handlinger" er startet. Hvis en rettelse kræver en godkendt ændring, så tilføj den opgave og forbind den før "Dokumentationspakke klar".
Behandl prøveauditten som en rigtig port
Behold "Kør prøveaudit" og "Ret fund fra prøveauditten" mellem "Dokumentationspakke klar" og "Klar til audit". Fjern dem kun, hvis du accepterer at gå ind utestet.
Tilføj ejere, del og eksportér
Sæt den ansvarlige på under Personer, del diagrammet med dokumentationsejerne og kontaktpersonen til auditoren, og eksportér en PDF eller CSV til auditmappen, når du har brug for en kopi.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor lang tid tager auditforberedelse?
Det afhænger af audittypen, hvor aktuelle dine dokumenter er, og hvor mange ejere der har dokumentation. Skabelonen lægger med eksempelvarigheder op til nogle få uger i arbejdsdage. Erstat dem med dine egne, og aflæs slutdatoen i diagrammet.
Gør diagrammet os klar eller garanterer en ren audit?
Nej. Det planlægger arbejdet. En tidslinje planlægger forberedelsen og garanterer ikke et auditresultat. Dokumentationens kvalitet, kontrollernes design og auditorens vurdering ligger hos jer og hos dem.
Hvorfor er en prøveaudit en opgave?
Fordi den tager kalendertid, og parathedsmilepælen venter på det, den finder. Hvis fundene skal rettes, viser "Ret fund fra prøveauditten", hvor meget den rigtige audits start skubbes.
Kan jeg bruge den til en ISO-certificering eller en kundeaudit?
Ja, med ændringer. Omdøb kriterierne i den første opgave, og tilføj de dokumentationsområder, din standard eller kunde beder om. Til implementering af kvalitetsledelsessystemer findes Gantt-skabelonen til QMS-implementering.
Hvordan viser jeg opgaver, der overlapper?
Brug en start-til-start-forbindelse med en forsinkelse, hvor arbejdet reelt overlapper, som skabelonen gør for gennemgangen og lukningen af mangler. Til metoden findes vejledninger om overlappende opgaver og om afhængigheder i Gantt-diagrammer.