QMS-Einführung als Gantt-Diagramm: Vorlage für ein Projekt nach ISO 9001
Bearbeitbares Gantt-Diagramm zur Einführung eines Qualitätsmanagementsystems: Lückenanalyse, Politik, Prozesslandkarte, Verfahren, Schulung, internes Audit, Managementbewertung und externe Audits als Wartezeiten.
Was ist QMS-Einführung als Gantt-Diagramm: vorlage für ein projekt nach ISO 9001?
Ein Zeitplan terminiert Arbeit. Er macht ein Managementsystem nicht normkonform und kann nicht versprechen, dass ein externes Audit bestanden wird. Er kann aber zeigen, ob die Vorbereitung in die verfügbare Zeit passt, welche Aufgaben den Rest aufhalten und wo der Plan von jemandem außerhalb des Unternehmens abhängt. Ein Terminplan, der an einem bestimmten Tag bei „Zertifizierungsentscheidung (deren Sache)“ ankommt, ist ein Plan, kein Ergebnis.
Die Vorlage hat vier Gruppen: Vorbereiten, System aufbauen, Betreiben und bewerten sowie Zertifizierungsstelle. „Lückenanalyse zur Norm“ dauert 8 Arbeitstage und „Geltungsbereich und Qualitätspolitik entwerfen“ weitere 5, bis zum Meilenstein „Geltungsbereich und Politik freigegeben“. Danach starten „Workshops zur Prozesslandkarte“ (10 Tage) und „Dokumentenlenkung einrichten“ (5 Tage) gemeinsam. „Risiken und Qualitätsziele“ beginnt 3 Tage nach Start der Workshops, und „Verfahren und SOPs schreiben“ beginnt 5 Tage danach, wartet aber auch auf die Dokumentenlenkung, damit die Verfahren einen Ablageort haben.
„Schulung zu den Verfahren“ beginnt 8 Tage nach Beginn des Schreibens statt danach, sodass die Menschen geschult werden, während sich die Verfahren festigen. „System betreiben und Aufzeichnungen führen“ (20 Tage) wartet auf die Verfahren und die Risikoarbeit, denn ein internes Audit braucht Aufzeichnungen zum Prüfen. „Internes Audit“ beginnt 12 Tage nach Start dieser Phase, danach folgen nacheinander „Korrekturmaßnahmen aus dem Audit“ (10 Tage) und „Managementbewertung“ (2 Tage). „Bereit für das externe Audit“ ist ein Meilenstein, der auf Bewertung und Schulung wartet.
Die letzte Gruppe ist die Zertifizierungsstelle. „Audit Stufe 1 (Zertifizierungsstelle)“ beginnt 5 Arbeitstage nach der Bereitschaft, „Befunde aus Stufe 1 bearbeiten“ folgt darauf, und „Audit Stufe 2 (Zertifizierungsstelle)“ startet 10 Tage nach dieser Antwort. Diese Versätze sind Platzhalter für das Warten auf den Kalender der Stelle. Ersetzen Sie sie durch die Termine, die Ihnen die Stelle nennt, und betrachten Sie jede Dauer in diesem Plan als Beispiel.
Zur genaueren Planung des Audits selbst siehe /de/templates/iso-9001-internes-audit-prozess und /de/templates/internes-audit-prozess. Für Verfahrensänderungen siehe /de/templates/dokumenten-change-control-workflow, und zur Behebung der Auditbefunde /de/templates/capa-prozess.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- Vier Gruppen, Vorbereiten, System aufbauen, Betreiben und bewerten sowie Zertifizierungsstelle, mit 18 Aufgaben und drei Meilensteinen: „Geltungsbereich und Politik freigegeben“, „Bereit für das externe Audit“ und „Zertifizierungsentscheidung (deren Sache)“.
- Eine Vorbereitungskette: „Lückenanalyse zur Norm“ (8 Tage), „Geltungsbereich und Qualitätspolitik entwerfen“ (5 Tage) und der Freigabe-Meilenstein.
- Überlappende Aufbauarbeit: „Workshops zur Prozesslandkarte“, „Dokumentenlenkung einrichten“ und „Risiken und Qualitätsziele“, wobei „Verfahren und SOPs schreiben“ 5 Tage nach Beginn der Workshops startet und auf die Dokumentenlenkung wartet.
- Schulung und Aufzeichnungen im Gleichschritt: „Schulung zu den Verfahren“ beginnt 8 Tage nach Beginn des Schreibens, und „Internes Audit“ startet 12 Tage nach „System betreiben und Aufzeichnungen führen“.
- Externe Audits als Wartezeiten: „Audit Stufe 1 (Zertifizierungsstelle)“ und „Audit Stufe 2 (Zertifizierungsstelle)“ tragen jeweils einen Versatz für die Verfügbarkeit der Stelle.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Sie planen die erstmalige Einführung eines QMS und müssen zeigen, wie lange die Vorbereitung bis zum externen Audit dauern könnte.
- Sie wollen sehen, wie internes Audit, Korrekturmaßnahmen und Managementbewertung vor dem Eintreffen der Zertifizierungsstelle zusammenpassen.
- Eine Zertifizierungsstelle hat noch keine Termine genannt, und Sie wollen die Abhängigkeit zeigen, ohne Termine zu erfinden.
- Sie prüfen einen bestehenden Plan und wollen sicherstellen, dass Schulung, Aufzeichnungen und internes Audit nicht zusammengequetscht sind.
Der Plan, Aufgabe für Aufgabe
Alle Aufgaben des Diagramms mit ihrer Dauer in Arbeitstagen und dem, worauf sie warten. Eine Abhängigkeit ist eine Schrittnummer; SS bedeutet Start-zu-Start, FF Ende-zu-Ende, +n eine Verzögerung in Arbeitstagen.
| # | Aufgabe | Gruppe | Arbeitstage | Abhängig von |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Lückenanalyse zur Norm | Vorbereiten | 8 | |
| 2 | Geltungsbereich und Qualitätspolitik entwerfen | Vorbereiten | 5 | 1 |
| 3 | Geltungsbereich und Politik freigegeben | Vorbereiten | Meilenstein | 2 |
| 4 | Workshops zur Prozesslandkarte | System aufbauen | 10 | 3 |
| 5 | Dokumentenlenkung einrichten | System aufbauen | 5 | 3 |
| 6 | Risiken und Qualitätsziele | System aufbauen | 5 | 4SS+3 |
| 7 | Verfahren und SOPs schreiben | System aufbauen | 15 | 4SS+5, 5 |
| 8 | Schulung zu den Verfahren | System aufbauen | 8 | 7SS+8 |
| 9 | System betreiben und Aufzeichnungen führen | Betreiben und bewerten | 20 | 6, 7 |
| 10 | Internes Audit | Betreiben und bewerten | 5 | 9SS+12 |
| 11 | Korrekturmaßnahmen aus dem Audit | Betreiben und bewerten | 10 | 10 |
| 12 | Managementbewertung | Betreiben und bewerten | 2 | 11 |
| 13 | Bereit für das externe Audit | Betreiben und bewerten | Meilenstein | 8, 12 |
| 14 | Audit Stufe 1 (Zertifizierungsstelle) | Zertifizierungsstelle | 3 | 13+5 |
| 15 | Befunde aus Stufe 1 bearbeiten | Zertifizierungsstelle | 5 | 14 |
| 16 | Audit Stufe 2 (Zertifizierungsstelle) | Zertifizierungsstelle | 4 | 15+10 |
| 17 | Festgestellte Abweichungen schließen | Zertifizierungsstelle | 10 | 16 |
| 18 | Zertifizierungsentscheidung (deren Sache) | Zertifizierungsstelle | Meilenstein | 17 |
So funktioniert es
Mit der Lückenanalyse beginnen
Behalten Sie „Lückenanalyse zur Norm“ als erste Aufgabe. Ihre Ergebnisse sollten die Länge der folgenden Aufbauaufgaben verändern.
Geltungsbereich und Politik vor dem Aufbau freigeben
Behalten Sie den Meilenstein „Geltungsbereich und Politik freigegeben“, damit Prozesslandkarte und Dokumentenlenkung auf eine Entscheidung warten.
Die Aufbauarbeit überlappen lassen
Nutzen Sie Start-zu-Start-Verknüpfungen mit Versatz in Arbeitstagen, damit Risiken, Verfahren und Schulung beginnen, bevor die vorherige Aufgabe endet.
Zeit für Aufzeichnungen lassen
Prüfen Sie, ob „System betreiben und Aufzeichnungen führen“ lang genug ist, damit das interne Audit Nachweise vorfindet. Verlängern Sie die Aufgabe, wenn Prozesse selten laufen.
Die Zertifizierungsstelle als Wartezeiten zeigen
Ersetzen Sie die Versätze der beiden Auditaufgaben durch die Termine, die die Stelle bestätigt. Legen Sie erst dann einen Start für diese Aufgaben fest, wenn die Termine feststehen.
Verantwortliche ergänzen und teilen
Ergänzen Sie Personen bei jeder Aufgabe und teilen Sie das Diagramm, damit die Leitung sieht, worauf Bewertung und der Bereitschafts-Meilenstein warten.
Häufig gestellte Fragen
Garantiert dieser Plan die Zertifizierung?
Nein. Ein Gantt-Diagramm terminiert Aufgaben. Ob das System die Norm erfüllt, entscheiden die geleistete Arbeit und die Zertifizierungsstelle, nicht der Zeitplan.
Sind die Dauern für mein Unternehmen realistisch?
Sie sind Beispiele. Unternehmensgröße, der Stand der Dokumentation und die Zahl der Standorte verändern sie stark; tragen Sie daher Ihre eigenen ein.
Wie zeige ich die Termine der Zertifizierungsstelle?
Die Vorlage nutzt Versätze an den Auditaufgaben als Platzhalter. Sobald die Stelle Termine nennt, legen Sie den Start dieser Aufgaben fest, und der Rest folgt.
Kann ich es für eine andere Norm als ISO 9001 nutzen?
Ja. Die Abfolge aus Lückenanalyse, Aufbau, Betrieb, Bewertung und externem Audit passt auch zu anderen Managementsystemnormen. Benennen Sie die Aufgaben entsprechend um.
