Gantt-Diagramm Business-Continuity-Programm mit Übungen
Bearbeitbares Gantt-Diagramm für den Aufbau eines Business-Continuity-Programms: Business-Impact-Analyse, Risikobewertung, Wiederanlaufstrategien, Pläne, Schulung, Planspiel und technische Übung, Nachbesserung und Pflegezyklus.
Was ist Gantt-Diagramm Business-Continuity-Programm mit übungen?
Ein Kontinuitätsprogramm sieht aus wie ein großes Dokument, ist aber eine Kette von Entscheidungen, die jeweils von der vorigen abhängen. Sie können nicht festlegen, wie schnell ein Prozess wieder laufen muss, bevor Sie wissen, wie viel Schaden ein Ausfall anrichtet. Sie können keinen Plan testen, den niemand gelesen hat. Teams, die mit dem Schreiben von Plänen beginnen, schreiben sie meist neu, sobald die Auswirkungsanalyse zeigt, dass die Prioritäten falsch waren. Ein Zeitplan macht diese Abhängigkeiten sichtbar, bevor die Arbeit beginnt.
Die Vorlage hat vier Gruppen: Umfang und Auswirkungsanalyse, Risiko und Wiederanlaufstrategie, Pläne und Sensibilisierung sowie Übung, Review und Pflege. „Förderung durch die Geschäftsleitung sichern“ (3 Arbeitstage) und „Programmumfang und Richtlinie vereinbaren“ (4) kommen zuerst, denn jede spätere Aufgabe braucht jemanden mit Befugnis, die Prozessverantwortlichen einzubinden. „Business-Impact-Analyse durchführen“ (10) ist die längste frühe Aufgabe. „Kritische Prozesse und Abhängigkeiten abbilden“ (6) beginnt 4 Tage nach ihr, sodass die Abbildung den Interviews folgt, sobald diese Listen liefern. „Auswirkungsanalyse freigegeben“ ist ein Meilenstein, der auf beide wartet.
Der Plan hat zwei Gates, die sich bei Zeitdruck leicht überspringen lassen. „Wiederanlaufzeit- und Datenverlustziele festlegen“ (3) wartet auf „Auswirkungsanalyse freigegeben“, sodass die Ziele aus der Analyse stammen und nicht aus Vermutungen. „Risikobewertung abschließen“ (6) wartet auf die Abbildung, und „Wiederanlaufstrategien bewerten“ (7) wartet auf Ziele und Risikobewertung. „Wiederanlaufstrategien genehmigt“ ist der Meilenstein, bevor irgendein Plan geschrieben wird. Dann beginnt „Kontinuitätspläne schreiben“ (10), und „Schulungs- und Sensibilisierungsmaterial vorbereiten“ (5) beginnt 5 Tage danach, sodass die Schulung entsteht, während die Pläne Gestalt annehmen.
„Pläne mit den Prozessverantwortlichen prüfen“ (4) führt zum Meilenstein „Pläne genehmigt“. „Schulungs- und Sensibilisierungstermine durchführen“ (6) wartet auf die Genehmigung und das Material. Die Übungen folgen der Reihenfolge der Kosten: zuerst „Planspiel durchführen“ (2), dann „Technischen Wiederanlauftest durchführen“ (4). „Übungsergebnisse festhalten“ (3) speist „Lücken schließen und Pläne aktualisieren“ (8), und „Korrigierte Wiederanlaufschritte erneut testen“ (3) prüft die Korrekturen vor „Management-Review abhalten“ (1). „Pflege- und Übungszyklus terminieren“ (2) führt zu „Pflegezyklus läuft“. Die Nachbesserung ist die Aufgabe, die am häufigsten rutscht, weil sie davon abhängt, was die Übung findet. Alle Dauern sind Beispielwerte.
Ein Zeitplan plant die Arbeit. Er macht eine Organisation nicht widerstandsfähig und weist keine Konformität mit einer Norm nach oder zertifiziert sie. Die Prozessschritte hinter diesem Plan zeigen der Business-Continuity-Prozess und der Notfallwiederherstellungsprozess. Für die Einführung eines Managementsystems mit derselben Gate-Struktur gibt es das Gantt-Diagramm zur QMS-Einführung.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- Vier Gruppen, Umfang und Auswirkungsanalyse, Risiko und Wiederanlaufstrategie, Pläne und Sensibilisierung sowie Übung, Review und Pflege, mit 22 Aufgaben, davon vier Meilensteine: „Auswirkungsanalyse freigegeben“, „Wiederanlaufstrategien genehmigt“, „Pläne genehmigt“ und „Pflegezyklus läuft“.
- Ein Gate vor der Strategie: „Wiederanlaufzeit- und Datenverlustziele festlegen“ wartet auf „Auswirkungsanalyse freigegeben“, und „Wiederanlaufstrategien bewerten“ wartet zusätzlich auf „Risikobewertung abschließen“.
- Überlappende frühe Arbeit: „Kritische Prozesse und Abhängigkeiten abbilden“ beginnt 4 Tage nach dem Start von „Business-Impact-Analyse durchführen“, und „Schulungs- und Sensibilisierungsmaterial vorbereiten“ beginnt 5 Tage nach dem Start von „Kontinuitätspläne schreiben“.
- Übungen der Reihe nach: „Planspiel durchführen“ vor „Technischen Wiederanlauftest durchführen“, beide nach „Schulungs- und Sensibilisierungstermine durchführen“.
- Eine Nachbesserungsschleife: „Übungsergebnisse festhalten“ führt zu „Lücken schließen und Pläne aktualisieren“, dann zu „Korrigierte Wiederanlaufschritte erneut testen“, „Management-Review abhalten“ und „Pflege- und Übungszyklus terminieren“.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Sie starten ein Kontinuitätsprogramm und müssen mit Betrieb, IT, Facility Management und dem Sponsor aus der Geschäftsleitung abstimmen, wer was in welcher Reihenfolge tut.
- Sie wollen sehen, welches Gate das Datum bestimmt, etwa die Freigabe der Auswirkungsanalyse oder die Korrekturen nach dem technischen Test.
- Die Leitung braucht bis zu einem Termin eine Kontinuitätsfähigkeit, und Sie wollen das Enddatum mit dem benötigten Termin vergleichen.
- Sie wollen ein wiederholbares Gerüst, das Sie für jeden Standort oder Geschäftsbereich anpassen.
Der Plan, Aufgabe für Aufgabe
Alle Aufgaben des Diagramms mit ihrer Dauer in Arbeitstagen und dem, worauf sie warten. Eine Abhängigkeit ist eine Schrittnummer; SS bedeutet Start-zu-Start, FF Ende-zu-Ende, +n eine Verzögerung in Arbeitstagen.
| # | Aufgabe | Gruppe | Arbeitstage | Abhängig von |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Förderung durch die Geschäftsleitung sichern | Umfang und Auswirkungsanalyse | 3 | |
| 2 | Programmumfang und Richtlinie vereinbaren | Umfang und Auswirkungsanalyse | 4 | 1 |
| 3 | Business-Impact-Analyse durchführen | Umfang und Auswirkungsanalyse | 10 | 2 |
| 4 | Kritische Prozesse und Abhängigkeiten abbilden | Umfang und Auswirkungsanalyse | 6 | 3SS+4 |
| 5 | Auswirkungsanalyse freigegeben | Umfang und Auswirkungsanalyse | Meilenstein | 3, 4 |
| 6 | Risikobewertung abschließen | Risiko und Wiederanlaufstrategie | 6 | 4 |
| 7 | Wiederanlaufzeit- und Datenverlustziele festlegen | Risiko und Wiederanlaufstrategie | 3 | 5 |
| 8 | Wiederanlaufstrategien bewerten | Risiko und Wiederanlaufstrategie | 7 | 6, 7 |
| 9 | Wiederanlaufstrategien genehmigt | Risiko und Wiederanlaufstrategie | Meilenstein | 8 |
| 10 | Kontinuitätspläne schreiben | Pläne und Sensibilisierung | 10 | 9 |
| 11 | Pläne mit den Prozessverantwortlichen prüfen | Pläne und Sensibilisierung | 4 | 10 |
| 12 | Pläne genehmigt | Pläne und Sensibilisierung | Meilenstein | 11 |
| 13 | Schulungs- und Sensibilisierungsmaterial vorbereiten | Pläne und Sensibilisierung | 5 | 10SS+5 |
| 14 | Schulungs- und Sensibilisierungstermine durchführen | Pläne und Sensibilisierung | 6 | 12, 13 |
| 15 | Planspiel durchführen | Übung, Review und Pflege | 2 | 14 |
| 16 | Technischen Wiederanlauftest durchführen | Übung, Review und Pflege | 4 | 15 |
| 17 | Übungsergebnisse festhalten | Übung, Review und Pflege | 3 | 16 |
| 18 | Lücken schließen und Pläne aktualisieren | Übung, Review und Pflege | 8 | 17 |
| 19 | Korrigierte Wiederanlaufschritte erneut testen | Übung, Review und Pflege | 3 | 18 |
| 20 | Management-Review abhalten | Übung, Review und Pflege | 1 | 19 |
| 21 | Pflege- und Übungszyklus terminieren | Übung, Review und Pflege | 2 | 20 |
| 22 | Pflegezyklus läuft | Übung, Review und Pflege | Meilenstein | 21 |
So funktioniert es
Sponsor und Umfang zuerst festlegen
Behalten Sie „Förderung durch die Geschäftsleitung sichern“ und „Programmumfang und Richtlinie vereinbaren“ vor allem anderen und ersetzen Sie die Dauern durch das, was Ihre eigenen Freigaben dauern.
Die Abbildung der Analyse folgen lassen
„Kritische Prozesse und Abhängigkeiten abbilden“ ist mit 4 Tagen Verzögerung Start-zu-Start mit „Business-Impact-Analyse durchführen“ verknüpft. Ändern Sie die Verzögerung, wenn Ihre Interviews früher oder später brauchbare Listen liefern.
Das Strategie-Gate behalten
„Wiederanlaufzeit- und Datenverlustziele festlegen“ wartet auf „Auswirkungsanalyse freigegeben“. Ergänzen Sie Aufgaben für die Standorte, Lieferanten oder Systeme, die Ihr Umfang einschließt.
Die Schulung neben den Plänen entwerfen
„Schulungs- und Sensibilisierungsmaterial vorbereiten“ beginnt 5 Tage nach „Kontinuitätspläne schreiben“. Verschieben Sie die Verzögerung, wenn sich Ihre Pläne zu stark ändern, als dass sich ein früher Entwurf lohnt.
Übungen und Korrekturen bemessen
Legen Sie die Länge von „Planspiel durchführen“ und „Technischen Wiederanlauftest durchführen“ nach den Szenarien fest, die Sie nutzen wollen, und lassen Sie für „Lücken schließen und Pläne aktualisieren“ echten Spielraum, denn seine Größe lässt sich vorher nicht kennen.
Verantwortliche eintragen, teilen und exportieren
Tragen Sie die verantwortliche Person unter „Personen“ ein, teilen Sie das Diagramm mit den beteiligten Teams und exportieren Sie ein PDF oder eine CSV-Datei für die Programmakte, wenn Sie eine Kopie brauchen.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange dauert ein Business-Continuity-Programm?
Das hängt vom Umfang, der Zahl der Standorte und der Reaktionsgeschwindigkeit der Prozessverantwortlichen ab. Die Vorlage nutzt Beispiel-Arbeitstage. Ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen und lesen Sie das Enddatum im Diagramm ab.
Macht das Diagramm uns widerstandsfähig oder zertifiziert?
Nein. Es plant die Arbeit. Ob Ihre Pläne funktionieren, zeigen Ihre Übungen, und eine Zertifizierung oder Normkonformität entscheidet Ihre eigene Bewertung, nicht ein Zeitplan.
Warum wartet die Strategie auf die Auswirkungsanalyse?
Weil Wiederanlaufziele und das Geld dahinter sich daraus ergeben sollten, was ein Ausfall jeden Prozess kostet. Früher mit Strategien zu beginnen heißt, Lösungen zu wählen, bevor man weiß, was sie leisten müssen.
Warum gibt es zwei Übungen?
Ein Planspiel ist günstig und findet Lücken in Entscheidungen und Kontakten. Ein technischer Test ist teurer und findet Lücken in Systemen und Wiederanlaufschritten. In dieser Reihenfolge kommen die günstigen Erkenntnisse zuerst.
Was passiert nach dem ersten Zyklus?
Die letzten Aufgaben legen einen wiederkehrenden Zyklus an. Kopieren Sie die Übungs- und Review-Aufgaben für jede Runde. Die Prozesslogik hinter dem Plan zeigt der Notfallwiederherstellungsprozess, zur Methode gibt es die Anleitung zu Abhängigkeiten im Gantt-Diagramm.