Diagrama de Gantt de un programa de continuidad del negocio con ejercicios
Diagrama de Gantt editable para implantar un programa de continuidad del negocio: análisis de impacto, evaluación de riesgos, estrategias de recuperación, planes, formación, ejercicios de mesa y técnicos, correcciones y mantenimiento.
¿Qué es diagrama de gantt de un programa de continuidad del negocio con ejercicios?
Un programa de continuidad parece un gran documento, pero es una cadena de decisiones que dependen cada una de la anterior. No puedes decidir con qué rapidez debe recuperarse un proceso hasta saber cuánto daño causa una interrupción. No puedes probar un plan que nadie ha leído. Los equipos que empiezan escribiendo planes suelen reescribirlos cuando el análisis de impacto dice que las prioridades eran erróneas. Un cronograma hace visibles esas dependencias antes de empezar el trabajo.
Esta plantilla tiene cuatro grupos: Alcance y análisis de impacto, Riesgos y estrategia de recuperación, Planes y concienciación, y Ejercicios, revisión y mantenimiento. «Obtener el patrocinio de la dirección» (3 días laborables) y «Acordar el alcance y la política del programa» (4) van primero, porque toda tarea posterior necesita a alguien con autoridad para implicar a los responsables de proceso. «Realizar el análisis de impacto en el negocio» (10) es la tarea inicial más larga. «Mapear procesos críticos y dependencias» (6) empieza 4 días después, de modo que el mapeo sigue a las entrevistas a medida que producen listas. «Análisis de impacto aprobado» es un hito que espera a ambas.
El plan tiene dos puertas fáciles de saltarse cuando falta tiempo. «Fijar objetivos de tiempo y punto de recuperación» (3) espera a «Análisis de impacto aprobado», de modo que los objetivos salen del análisis y no de conjeturas. «Completar la evaluación de riesgos» (6) espera al mapeo, y «Evaluar las estrategias de recuperación» (7) espera tanto a los objetivos como a la evaluación de riesgos. «Estrategias de recuperación aprobadas» es el hito previo a escribir ningún plan. Entonces empieza «Redactar los planes de continuidad» (10), y «Preparar el material de formación y concienciación» (5) empieza 5 días después, de modo que la formación se redacta mientras los planes toman forma.
«Revisar los planes con los responsables de proceso» (4) lleva al hito «Planes aprobados». «Impartir sesiones de formación y concienciación» (6) espera a la aprobación y al material. Los ejercicios van por orden de coste: primero «Realizar el ejercicio de mesa» (2), después «Realizar la prueba técnica de recuperación» (4). «Registrar los hallazgos de los ejercicios» (3) alimenta «Corregir lagunas y actualizar los planes» (8), y «Repetir la prueba de los pasos de recuperación corregidos» (3) comprueba las correcciones antes de «Celebrar la revisión por la dirección» (1). «Programar el ciclo de mantenimiento y ejercicios» (2) lleva a «Ciclo de mantenimiento en marcha». La corrección es la tarea que más se retrasa, porque depende de lo que encuentren los ejercicios. Todas las duraciones son ilustrativas.
Un cronograma programa el trabajo. No hace resiliente a una organización ni certifica ni demuestra la conformidad con ninguna norma. Para los pasos de proceso que hay detrás de este plan, consulta el proceso de continuidad del negocio y el proceso de recuperación ante desastres. Para el despliegue de un sistema de gestión con la misma estructura de puertas, la plantilla de diagrama de Gantt de implantación de un SGC.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Cuatro grupos, Alcance y análisis de impacto, Riesgos y estrategia de recuperación, Planes y concienciación, y Ejercicios, revisión y mantenimiento, con 22 tareas, cuatro de ellas hitos: «Análisis de impacto aprobado», «Estrategias de recuperación aprobadas», «Planes aprobados» y «Ciclo de mantenimiento en marcha».
- Una puerta ante la estrategia: «Fijar objetivos de tiempo y punto de recuperación» espera a «Análisis de impacto aprobado», y «Evaluar las estrategias de recuperación» espera además a «Completar la evaluación de riesgos».
- Trabajo inicial solapado: «Mapear procesos críticos y dependencias» empieza 4 días después de que empiece «Realizar el análisis de impacto en el negocio», y «Preparar el material de formación y concienciación» empieza 5 días después de que empiece «Redactar los planes de continuidad».
- Ejercicios en orden: «Realizar el ejercicio de mesa» antes de «Realizar la prueba técnica de recuperación», ambos después de «Impartir sesiones de formación y concienciación».
- Un ciclo de corrección: «Registrar los hallazgos de los ejercicios» lleva a «Corregir lagunas y actualizar los planes», después «Repetir la prueba de los pasos de recuperación corregidos», «Celebrar la revisión por la dirección» y «Programar el ciclo de mantenimiento y ejercicios».
Cuándo usar esta plantilla
- Empiezas un programa de continuidad y necesitas acordar quién hace qué, y en qué orden, con operaciones, TI, instalaciones y el patrocinador de la dirección.
- Quieres ver qué puerta decide la fecha, por ejemplo la aprobación del análisis de impacto o las correcciones tras la prueba técnica.
- La dirección necesita una capacidad de continuidad para una fecha y quieres comparar la fecha de fin con la que necesitas.
- Quieres un esqueleto repetible que adaptar a cada sede o unidad de negocio.
El plan, tarea por tarea
Todas las tareas del diagrama con su duración en días laborables y aquello de lo que dependen. Una dependencia es un número de paso; SS es inicio a inicio, FF es fin a fin y +n es un retraso en días laborables.
| # | Tarea | Grupo | Días laborables | Depende de |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Obtener el patrocinio de la dirección | Alcance y análisis de impacto | 3 | |
| 2 | Acordar el alcance y la política del programa | Alcance y análisis de impacto | 4 | 1 |
| 3 | Realizar el análisis de impacto en el negocio | Alcance y análisis de impacto | 10 | 2 |
| 4 | Mapear procesos críticos y dependencias | Alcance y análisis de impacto | 6 | 3SS+4 |
| 5 | Análisis de impacto aprobado | Alcance y análisis de impacto | Hito | 3, 4 |
| 6 | Completar la evaluación de riesgos | Riesgos y estrategia de recuperación | 6 | 4 |
| 7 | Fijar objetivos de tiempo y punto de recuperación | Riesgos y estrategia de recuperación | 3 | 5 |
| 8 | Evaluar las estrategias de recuperación | Riesgos y estrategia de recuperación | 7 | 6, 7 |
| 9 | Estrategias de recuperación aprobadas | Riesgos y estrategia de recuperación | Hito | 8 |
| 10 | Redactar los planes de continuidad | Planes y concienciación | 10 | 9 |
| 11 | Revisar los planes con los responsables de proceso | Planes y concienciación | 4 | 10 |
| 12 | Planes aprobados | Planes y concienciación | Hito | 11 |
| 13 | Preparar el material de formación y concienciación | Planes y concienciación | 5 | 10SS+5 |
| 14 | Impartir sesiones de formación y concienciación | Planes y concienciación | 6 | 12, 13 |
| 15 | Realizar el ejercicio de mesa | Ejercicios, revisión y mantenimiento | 2 | 14 |
| 16 | Realizar la prueba técnica de recuperación | Ejercicios, revisión y mantenimiento | 4 | 15 |
| 17 | Registrar los hallazgos de los ejercicios | Ejercicios, revisión y mantenimiento | 3 | 16 |
| 18 | Corregir lagunas y actualizar los planes | Ejercicios, revisión y mantenimiento | 8 | 17 |
| 19 | Repetir la prueba de los pasos de recuperación corregidos | Ejercicios, revisión y mantenimiento | 3 | 18 |
| 20 | Celebrar la revisión por la dirección | Ejercicios, revisión y mantenimiento | 1 | 19 |
| 21 | Programar el ciclo de mantenimiento y ejercicios | Ejercicios, revisión y mantenimiento | 2 | 20 |
| 22 | Ciclo de mantenimiento en marcha | Ejercicios, revisión y mantenimiento | Hito | 21 |
Cómo funciona
Fija primero el patrocinador y el alcance
Mantén «Obtener el patrocinio de la dirección» y «Acordar el alcance y la política del programa» antes que todo lo demás, y sustituye las duraciones por lo que tarden tus propias aprobaciones.
Deja que el mapeo siga al análisis
«Mapear procesos críticos y dependencias» está vinculada de inicio a inicio, con un desfase de 4 días, a «Realizar el análisis de impacto en el negocio». Cambia el desfase si tus entrevistas producen listas utilizables antes o después.
Mantén la puerta de estrategia
«Fijar objetivos de tiempo y punto de recuperación» espera a «Análisis de impacto aprobado». Añade tareas para las sedes, proveedores o sistemas que incluya tu alcance.
Redacta la formación junto a los planes
«Preparar el material de formación y concienciación» empieza 5 días después de empezar «Redactar los planes de continuidad». Cambia el desfase si tus planes cambian tanto que redactar pronto no compensa.
Dimensiona los ejercicios y las correcciones
Fija la duración de «Realizar el ejercicio de mesa» y «Realizar la prueba técnica de recuperación» según los escenarios que vayas a usar, y deja margen real para «Corregir lagunas y actualizar los planes», ya que no puedes conocer su tamaño de antemano.
Añade responsables, comparte y exporta
Pon a la persona responsable en Personas, comparte el diagrama con los equipos implicados y exporta un PDF o un CSV para el expediente del programa cuando necesites una copia.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tarda un programa de continuidad del negocio?
Depende del alcance, del número de sedes y de lo rápido que respondan los responsables de proceso. La plantilla usa duraciones ilustrativas en días laborables. Sustitúyelas por las tuyas y lee la fecha de fin en el diagrama.
¿Nos hace resilientes o certificados el diagrama?
No. Programa el trabajo. Que tus planes funcionen lo demuestran tus ejercicios, y cualquier certificación o conformidad con una norma la decide tu propia evaluación, no un cronograma.
¿Por qué la estrategia espera al análisis de impacto?
Porque los objetivos de recuperación y el dinero que hay detrás deben salir de lo que cuesta una interrupción a cada proceso. Empezar antes por las estrategias significa elegir soluciones sin saber qué deben conseguir.
¿Por qué hay dos ejercicios?
Un ejercicio de mesa es barato y detecta lagunas en decisiones y contactos. Una prueba técnica es más costosa y detecta lagunas en sistemas y pasos de recuperación. Hacerlos en ese orden pone primero los hallazgos baratos.
¿Qué ocurre después del primer ciclo?
Las últimas tareas establecen un ciclo que se repite. Copia las tareas de ejercicio y revisión para cada ronda. Para la lógica de proceso que hay detrás del plan, consulta el proceso de recuperación ante desastres, y para el método, la guía de dependencias del diagrama de Gantt.