Plantilla de Gantt CAPA para planes de acciones correctivas y preventivas
Diagrama de Gantt CAPA editable: contención, evidencias y causa raíz, un plan de acción aprobado, acciones correctivas y preventivas, una ventana de comprobación de eficacia y revisión de cierre, con dependencias e hitos.
¿Qué es plantilla de gantt CAPA para planes de acciones correctivas y preventivas?
Un plan CAPA es una secuencia de compromisos, y casi todos tienen fechas que no marca el equipo de calidad. La contención debe hacerse ya, la investigación dura lo que permitan las evidencias, las acciones esperan a su aprobación y la comprobación de eficacia no puede empezar hasta que las acciones estén en marcha y haya pasado algo de producción, de pedidos o de auditorías. Una lista de acciones con fechas límite oculta cómo dependen entre sí. Un cronograma muestra qué fecha se mueve cuando se mueve otra.
Esta plantilla tiene cuatro fases: Contener e investigar, Planificar y aprobar, Implantar, y Verificar y cerrar. «Abrir la CAPA y asignar responsable» es la única tarea inicial. Después, «Acciones de contención» y «Reunir evidencias y registros» corren en paralelo, de modo que la contención no espera a la investigación. «Causa raíz confirmada» es un hito que espera a «Análisis de causa raíz» y a «Contención confirmada», lo que evita dar el problema por entendido mientras todavía se extiende.
En la fase de planificación, «Buscar la causa en procesos similares» empieza un día laborable después del inicio de «Redactar acciones correctivas», porque buscar en otros sitios la misma causa no exige tener terminado el borrador. «Definir acciones preventivas» la sigue, y el hito «Plan de acción aprobado» espera a las acciones correctivas y a las preventivas. La implantación son dos flujos paralelos: «Actualizar procedimiento e instrucción de trabajo» seguida de «Formar al personal afectado», y «Reparar equipo, utillaje o insumo del proveedor». El hito «Acciones implantadas» espera a ambos.
La «Ventana de comprobación de eficacia» dura 20 días laborables y es una espera, no trabajo: es el tiempo que das para que se acumulen evidencias. «Revisar datos de eficacia» va de fin a fin con la ventana, de modo que termina cuando termina la ventana y está prevista para sus últimos tres días laborables. Después vienen «Revisión de cierre» y el hito «CAPA cerrada». Todas las duraciones son ilustrativas. Fija la ventana según tu proceso, no según este ejemplo: un defecto raro puede necesitar una más larga que uno diario.
Un cronograma programa el trabajo. No hace que una acción sea eficaz, no hace que la organización cumpla una norma ni las expectativas de un regulador, y una tarea cerrada no es prueba de que el problema haya desaparecido. El registro de lo que se encontró, se decidió y se verificó pertenece a tu sistema de calidad; este diagrama muestra cuándo debe ocurrir cada parte. Para la lógica del proceso, incluidas las decisiones, consulta el diagrama de flujo CAPA en /es/templates/proceso-de-accion-correctiva-y-preventiva-capa y el flujo de trabajo CAPA en /es/templates/proceso-capa-accion-correctiva-y-preventiva.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Cuatro fases, Contener e investigar, Planificar y aprobar, Implantar y Verificar y cerrar, con 18 tareas y cinco hitos, entre ellos «Contención confirmada», «Causa raíz confirmada», «Plan de acción aprobado», «Acciones implantadas» y «CAPA cerrada».
- Contención en paralelo con la investigación: «Acciones de contención» y «Reunir evidencias y registros» siguen ambas a «Abrir la CAPA y asignar responsable», y «Causa raíz confirmada» espera a «Análisis de causa raíz» y a «Contención confirmada».
- Un solape de inicio a inicio en la planificación: «Buscar la causa en procesos similares» empieza un día laborable después del inicio de «Redactar acciones correctivas», y «Definir acciones preventivas» la sigue.
- Dos flujos de implantación que se unen en «Acciones implantadas»: «Reparar equipo, utillaje o insumo del proveedor» (8 días laborables) y «Actualizar procedimiento e instrucción de trabajo» seguida de «Formar al personal afectado».
- Una espera que forma parte del plan: la «Ventana de comprobación de eficacia» de 20 días, «Revisar datos de eficacia» terminando con ella y después «Revisión de cierre».
Cuándo usar esta plantilla
- Tienes una CAPA, un hallazgo de auditoría o una no conformidad y necesitas compromisos con fecha que los responsables y un auditor puedan ver.
- Conviertes un informe de auditoría en un plan de acción y quieres las dependencias entre las acciones, no solo una lista de fechas límite.
- Un proveedor o un cliente espera un cronograma de acciones correctivas y necesitas mostrar cuándo caen la contención, las acciones y la comprobación de eficacia.
- Quieres ver cómo una causa raíz tardía o una aprobación tardía retrasan la fecha más temprana de cierre.
El plan, tarea por tarea
Todas las tareas del diagrama con su duración en días laborables y aquello de lo que dependen. Una dependencia es un número de paso; SS es inicio a inicio, FF es fin a fin y +n es un retraso en días laborables.
| # | Tarea | Grupo | Días laborables | Depende de |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Abrir la CAPA y asignar responsable | Contener e investigar | 1 | |
| 2 | Acciones de contención | Contener e investigar | 2 | 1 |
| 3 | Contención confirmada | Contener e investigar | Hito | 2 |
| 4 | Reunir evidencias y registros | Contener e investigar | 3 | 1 |
| 5 | Análisis de causa raíz | Contener e investigar | 5 | 4 |
| 6 | Causa raíz confirmada | Contener e investigar | Hito | 3, 5 |
| 7 | Redactar acciones correctivas | Planificar y aprobar | 3 | 6 |
| 8 | Buscar la causa en procesos similares | Planificar y aprobar | 4 | 7SS+1 |
| 9 | Definir acciones preventivas | Planificar y aprobar | 2 | 8 |
| 10 | Plan de acción aprobado | Planificar y aprobar | Hito | 7, 9 |
| 11 | Actualizar procedimiento e instrucción de trabajo | Implantar | 5 | 10 |
| 12 | Reparar equipo, utillaje o insumo del proveedor | Implantar | 8 | 10 |
| 13 | Formar al personal afectado | Implantar | 3 | 11 |
| 14 | Acciones implantadas | Implantar | Hito | 12, 13 |
| 15 | Ventana de comprobación de eficacia | Verificar y cerrar | 20 | 14 |
| 16 | Revisar datos de eficacia | Verificar y cerrar | 3 | 15FF |
| 17 | Revisión de cierre | Verificar y cerrar | 2 | 16 |
| 18 | CAPA cerrada | Verificar y cerrar | Hito | 17 |
Cómo funciona
Empieza a la vez la contención y las evidencias
Mantén «Acciones de contención» y «Reunir evidencias y registros» como tareas separadas que siguen ambas a la apertura de la CAPA. La contención no debe esperar a la investigación.
Haz de la causa raíz un hito con condición
«Causa raíz confirmada» espera al análisis y a la contención. Cambia las duraciones por las tuyas y comprueba cuándo es posible la aprobación más temprana.
Condiciona las acciones a la aprobación
Los dos flujos de implantación dependen de «Plan de acción aprobado». Sustituye el hito de 0 días por una tarea de aprobación si tus aprobadores necesitan tiempo para revisar.
Dimensiona la ventana de eficacia con criterio
Fija la duración de «Ventana de comprobación de eficacia» según la frecuencia con que podría repetirse el problema, y escribe los criterios de eficacia en las notas de la tarea antes de que se abra la ventana.
Añade responsables y notas
Pon a la persona responsable en Personas y la evidencia o el número de referencia en las notas de la tarea. El diagrama muestra entonces quién debe hacer qué y cuándo.
Comparte, exporta y actualiza el progreso
Comparte el diagrama para que lo vean los responsables, registra el progreso a medida que se trabaja y exporta un PDF para el expediente de la CAPA cuando necesites una instantánea.
Preguntas frecuentes
¿Un cronograma CAPA nos hace conformes?
No. Un cronograma programa el trabajo. El cumplimiento y la eficacia dependen de lo que se haga, de cómo se verifique y de lo que se registre en tu sistema de calidad, no de que un plan tenga fechas.
¿Cuánto debe durar la ventana de comprobación de eficacia?
Depende de con qué frecuencia podría darse el problema y de cómo sabrás que no se repite. Los 20 días laborables de la plantilla son un ejemplo. Fija el tuyo según tu proceso y el requisito de tu norma o de tu cliente.
¿Puedo usarla para un plan de acción de auditoría?
Sí. Incluye las acciones de cada hallazgo como tareas, agrúpalas por hallazgo o por responsable y enlázalas con la aprobación y la verificación. Renombra las fases a tu gusto. Para el proceso de auditoría en sí, consulta /es/templates/proceso-de-auditoria-interna y /es/templates/lista-de-verificacion-de-auditoria.
¿Y si la acción correctiva es responsabilidad de un proveedor?
Añade las acciones del proveedor como tareas con el proveedor como persona, y haz que tu revisión de sus evidencias dependa de ellas. Consulta /es/templates/proceso-de-accion-correctiva-a-proveedores-scar para la parte del proceso.
¿Puedo cambiar las fechas cuando el plan se retrasa?
Cambia una duración o una dependencia y las fechas se mueven. QueryChart no guarda una línea base con la que comparar, así que exporta un PDF si quieres conservar la versión anterior.
