Plantilla de diagrama de Gantt para implantar un SGC al estilo ISO 9001
Diagrama de Gantt editable para implantar un sistema de gestión de la calidad: análisis de brechas, política, mapeo de procesos, procedimientos, formación, auditoría interna, revisión por la dirección y auditoría externa como esperas.
¿Qué es plantilla de diagrama de gantt para implantar un SGC al estilo ISO 9001?
Un cronograma programa trabajo. No hace que un sistema de gestión cumpla una norma ni puede prometer que se superará una auditoría externa. Lo que sí puede es mostrar si la preparación cabe en el tiempo disponible, qué tareas retrasan a las demás y en qué puntos el plan depende de alguien ajeno a la empresa. Un cronograma que llega a «Decisión de certificación (la toma el organismo)» un día concreto es un plan, no un resultado.
Esta plantilla tiene cuatro grupos: Preparación, Construir el sistema, Operar y revisar, y Organismo de certificación. «Análisis de brechas frente a la norma» dura 8 días laborables y «Redactar alcance y política de calidad» otros 5, hasta el hito «Alcance y política aprobados». Después empiezan a la vez «Talleres de mapeo de procesos» (10 días) y «Puesta en marcha del control documental» (5 días). «Riesgos y objetivos de calidad» empieza 3 días después del inicio del mapeo, y «Redactar procedimientos y SOP» empieza 5 días después pero espera también al control documental, para que los procedimientos tengan dónde guardarse.
«Formación del personal en procedimientos» empieza 8 días después del inicio de la redacción y no al terminarla, para formar a la gente a medida que los procedimientos se asientan. «Operar el sistema y conservar registros» (20 días) espera a los procedimientos y al trabajo de riesgos, porque una auditoría interna necesita registros que examinar. «Auditoría interna» empieza 12 días después del inicio de ese periodo, y le siguen, por orden, «Acciones correctivas de la auditoría» (10 días) y «Revisión por la dirección» (2 días). «Listo para la auditoría externa» es un hito que espera a la revisión y a la formación.
El último grupo es el organismo de certificación. «Auditoría de etapa 1 (organismo de certificación)» empieza 5 días laborables después de la preparación, «Responder a los hallazgos de la etapa 1» la sigue, y «Auditoría de etapa 2 (organismo de certificación)» empieza 10 días después de esa respuesta. Esos retardos son marcadores de la espera por el calendario del organismo. Sustitúyelos por las fechas que te dé y considera ilustrativas todas las duraciones de este plan.
Para planificar la propia auditoría con más detalle, consulta /es/templates/iso-9001-proceso-de-auditoria-interna y /es/templates/proceso-de-auditoria-interna. Para los cambios de procedimientos, /es/templates/flujo-de-control-de-cambios-de-documentos, y para corregir lo que detecte la auditoría, /es/templates/proceso-de-accion-correctiva-y-preventiva-capa.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Cuatro grupos, Preparación, Construir el sistema, Operar y revisar y Organismo de certificación, con 18 tareas y tres hitos: «Alcance y política aprobados», «Listo para la auditoría externa» y «Decisión de certificación (la toma el organismo)».
- Una cadena de preparación: «Análisis de brechas frente a la norma» (8 días), «Redactar alcance y política de calidad» (5 días) y el hito de aprobación.
- Trabajo de construcción solapado: «Talleres de mapeo de procesos», «Puesta en marcha del control documental» y «Riesgos y objetivos de calidad», con «Redactar procedimientos y SOP» empezando 5 días después del inicio del mapeo y esperando al control documental.
- Formación y registros al mismo ritmo: «Formación del personal en procedimientos» empieza 8 días después del inicio de la redacción, y «Auditoría interna» empieza 12 días después del inicio de «Operar el sistema y conservar registros».
- Auditorías externas como esperas: «Auditoría de etapa 1 (organismo de certificación)» y «Auditoría de etapa 2 (organismo de certificación)» llevan cada una un retardo por la disponibilidad del organismo.
Cuándo usar esta plantilla
- Planificas una primera implantación de un SGC y necesitas mostrar cuánto puede durar la preparación antes de una auditoría externa.
- Quieres ver cómo encajan la auditoría interna, las acciones correctivas y la revisión por la dirección antes de que llegue el organismo de certificación.
- El organismo de certificación aún no ha dado fechas y quieres mostrar la dependencia sin inventarlas.
- Revisas un plan existente y quieres comprobar que la formación, los registros y la auditoría interna no están apretados entre sí.
El plan, tarea por tarea
Todas las tareas del diagrama con su duración en días laborables y aquello de lo que dependen. Una dependencia es un número de paso; SS es inicio a inicio, FF es fin a fin y +n es un retraso en días laborables.
| # | Tarea | Grupo | Días laborables | Depende de |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Análisis de brechas frente a la norma | Preparación | 8 | |
| 2 | Redactar alcance y política de calidad | Preparación | 5 | 1 |
| 3 | Alcance y política aprobados | Preparación | Hito | 2 |
| 4 | Talleres de mapeo de procesos | Construir el sistema | 10 | 3 |
| 5 | Puesta en marcha del control documental | Construir el sistema | 5 | 3 |
| 6 | Riesgos y objetivos de calidad | Construir el sistema | 5 | 4SS+3 |
| 7 | Redactar procedimientos y SOP | Construir el sistema | 15 | 4SS+5, 5 |
| 8 | Formación del personal en procedimientos | Construir el sistema | 8 | 7SS+8 |
| 9 | Operar el sistema y conservar registros | Operar y revisar | 20 | 6, 7 |
| 10 | Auditoría interna | Operar y revisar | 5 | 9SS+12 |
| 11 | Acciones correctivas de la auditoría | Operar y revisar | 10 | 10 |
| 12 | Revisión por la dirección | Operar y revisar | 2 | 11 |
| 13 | Listo para la auditoría externa | Operar y revisar | Hito | 8, 12 |
| 14 | Auditoría de etapa 1 (organismo de certificación) | Organismo de certificación | 3 | 13+5 |
| 15 | Responder a los hallazgos de la etapa 1 | Organismo de certificación | 5 | 14 |
| 16 | Auditoría de etapa 2 (organismo de certificación) | Organismo de certificación | 4 | 15+10 |
| 17 | Cerrar las no conformidades detectadas | Organismo de certificación | 10 | 16 |
| 18 | Decisión de certificación (la toma el organismo) | Organismo de certificación | Hito | 17 |
Cómo funciona
Empieza con el análisis de brechas
Mantén «Análisis de brechas frente a la norma» como primera tarea. Sus resultados deberían modificar la duración de las tareas de construcción que le siguen.
Aprueba alcance y política antes de construir
Mantén el hito «Alcance y política aprobados» para que el mapeo de procesos y el control documental esperen a una decisión.
Deja que el trabajo de construcción se solape
Usa enlaces de inicio a inicio con un retardo en días laborables para que los riesgos, los procedimientos y la formación empiecen antes de que termine la tarea anterior.
Deja tiempo para los registros
Comprueba que «Operar el sistema y conservar registros» dura lo bastante para que la auditoría interna tenga evidencias. Alárgala si los procesos se ejecutan pocas veces.
Muestra el organismo de certificación como esperas
Sustituye los retardos de las dos tareas de auditoría por las fechas que confirme el organismo. Fija un inicio en esas tareas solo cuando las fechas sean firmes.
Añade responsables y comparte
Añade personas a cada tarea y comparte el diagrama para que la dirección vea de qué dependen la revisión y el hito de preparación.
Preguntas frecuentes
¿Este plan garantiza la certificación?
No. Un diagrama de Gantt programa tareas. Que el sistema cumpla la norma lo deciden el trabajo realizado y el organismo de certificación, no el cronograma.
¿Son realistas las duraciones para mi empresa?
Son ilustrativas. El tamaño de la empresa, lo que ya está documentado y el número de sedes las cambian mucho, así que introduce las tuyas.
¿Cómo muestro las fechas del organismo de certificación?
La plantilla usa retardos en las tareas de auditoría como marcadores. Cuando el organismo te dé fechas, fija el inicio de esas tareas y deja que el resto siga.
¿Puedo usarla para una norma distinta de ISO 9001?
Sí. La estructura de análisis de brechas, construcción, operación, revisión y auditoría externa sirve para otras normas de sistemas de gestión. Renombra las tareas para que coincidan.
