Proceso de auditoría interna ISO 9001 (apartado 9.2)

¿Qué es proceso de auditoría interna iso 9001 (apartado 9.2)?

La auditoría interna es el punto donde un sistema de gestión de la calidad demuestra que funciona o demuestra que es una colección de documentos. La diferencia rara vez está en la auditoría en sí: está en lo que ocurre después con los hallazgos. ¿Se clasifican? ¿Tienen un responsable y una fecha? ¿Se comprueba que la acción realmente funcionó?

Por eso la versión útil del proceso se dibuja como un bucle cerrado. El programa de auditoría se define a partir del riesgo y de los resultados anteriores, cada auditoría recibe sus criterios y su alcance, los resultados se clasifican en no conformidad, observación u oportunidad de mejora, y solo las no conformidades pasan a la acción correctiva del apartado 10.2. La verificación de la eficacia vuelve al cierre, no al informe.

La independencia es lo segundo que el diagrama tiene que hacer visible. El apartado 9.2 exige que los auditores no auditen su propio trabajo. Es fácil de escribir en un procedimiento e igual de fácil de incumplir en la práctica, así que la designación del auditor debería ser un paso propio con una valoración de independencia, en lugar de una nota dentro de la planificación.

Qué cubre este diagrama de flujo

En esta plantilla

• El programa de auditoría: frecuencia y alcance definidos por el riesgo del proceso, las no conformidades anteriores y los cambios desde la última vez, aprobado por el responsable de calidad
• Planificación de cada auditoría (criterios, alcance y plan) y designación del auditor con una valoración explícita de su independencia
• Ejecución: reunión de apertura, recogida de evidencia objetiva mediante entrevistas, observación y revisión documental, y reunión de cierre con el área auditada
• Clasificación de los resultados en no conformidades, observaciones y oportunidades de mejora: la bifurcación que decide si un hallazgo dispara una acción correctiva
• Informe a la dirección correspondiente y traspaso de las no conformidades al flujo CAPA del apartado 10.2, con responsable, plazo y análisis de causa raíz
• Cierre y seguimiento: verificación de la eficacia, cierre formal de la no conformidad y entrada a la revisión por la dirección del apartado 9.3

Cuándo usar esta plantilla

• Vais a certificaros en ISO 9001 o tenéis una auditoría de seguimiento y hay que mostrar el proceso de auditoría como un documento controlado
• Las auditorías internas se hacen, pero las no conformidades se cierran sin una verificación documentada de que la acción funcionó
• En la práctica los auditores auditan su propio departamento y necesitáis hacer visible el requisito de independencia dentro del proceso
• El programa de auditoría se monta por calendario y no por riesgo, y queréis mostrar la conexión con los resultados anteriores
• Los resultados de las auditorías internas nunca llegan a la revisión por la dirección en un formato aprovechable

Controles documentados

• 9.2
• 9.3
• 10.2

Cómo funciona

1. Describe cómo se define el programa

   Escribe los criterios en los que se basa la frecuencia: riesgo del proceso, no conformidades anteriores, reclamaciones de clientes y cambios desde la última auditoría. "Una vez al año por proceso" es un calendario, no un programa de auditoría.

2. Convierte la independencia en un paso

   La designación del auditor merece su propio nodo, con una valoración de si audita su propio trabajo. Si sois pocos y no hay forma de evitarlo, dibuja la solución compensatoria: auditoría cruzada o auditor externo.

3. Separa los resultados por clase

   No conformidad, observación y oportunidad de mejora deben seguir caminos distintos. Solo las no conformidades deberían abrir un CAPA formal; si no, el sistema se llena de menudencias y los casos reales desaparecen.

4. Conecta las no conformidades con el flujo CAPA

   Haz que el diagrama termine en el proceso CAPA y no en el informe de auditoría, e indica qué campo traslada el caso. Esa es la cadena que un auditor de certificación sigue desde el hallazgo hasta el cierre.

5. Termina en la revisión por la dirección

   Añade el paso en el que los resultados agregados entran en el apartado 9.3. Sin él, al ciclo le falta el último eslabón y la revisión por la dirección se queda sin su entrada más valiosa.

Preguntas frecuentes

¿Qué exige el apartado 9.2 de ISO 9001?

El apartado 9.2 exige auditorías internas planificadas a intervalos definidos, con un programa documentado que incluya criterios y alcance, el informe de los resultados a la dirección correspondiente, corrección y acción correctiva, y la conservación de información documentada como evidencia.

¿Cómo se conecta la auditoría interna con la acción correctiva (CAPA)?

Las no conformidades de una auditoría pasan al apartado 10.2, sobre no conformidad y acción correctiva. QueryChart enlaza el paso del hallazgo dentro del mapa del proceso de auditoría con la plantilla del flujo CAPA, de modo que la cadena de evidencia va del hallazgo a la causa raíz, de ahí a la acción correctiva y a su verificación.

¿Con qué frecuencia hay que hacer auditorías internas?

La norma no fija un intervalo, pero exige que el programa tenga en cuenta la importancia de los procesos, los cambios en la organización y los resultados de auditorías anteriores. En la práctica eso significa auditar los procesos críticos más de una vez al año y espaciar los procesos de apoyo estables. Lo decisivo es que la justificación de la frecuencia figure en el propio programa.

¿Puede una persona auditar su propio departamento?

Un auditor no puede auditar su propio trabajo. En una organización pequeña suele ser imposible encontrar a alguien totalmente ajeno, y la salida es la auditoría cruzada entre departamentos, un auditor externo para los procesos críticos o un segundo responsable que revise y apruebe el informe. Elijas lo que elijas, la valoración de la independencia debe quedar documentada en cada auditoría.